Déclaration de conformité et documentation technique : quelles différences ?
La documentation technique PPWR et la déclaration UE de conformité sont deux éléments distincts d’un même processus. La documentation technique contient les preuves, calculs, spécifications et évaluations démontrant pourquoi un emballage donné satisfait aux exigences applicables. La déclaration UE de conformité est, quant à elle, une déclaration formelle du fabricant établie uniquement après que la conformité a été démontrée. En termes simples : l’annexe VII répond à la question « sur quelle base avons-nous considéré l’emballage comme conforme ? », tandis que l’annexe VIII répond à la question « que déclarons-nous formellement après l’achèvement de l’évaluation ? ».
Ces documents ne doivent pas être considérés comme interchangeables. Une déclaration d’une page ne remplace pas les rapports et évaluations figurant dans la documentation technique. À l’inverse, un dossier rempli d’essais ne remplace pas la déclaration UE de conformité lorsque le PPWR exige son établissement pour un type d’emballage donné.
Déclaration de conformité et documentation technique PPWR – principales différences
| Élément | Documentation technique | Déclaration UE de conformité |
|---|---|---|
| Base | Annexe VII | Art. 39 et annexe VIII |
| Fonction principale | Montre pourquoi l’emballage satisfait aux exigences | Confirme formellement la conformité démontrée |
| Moment de préparation | Avant la déclaration finale, dans le cadre de l’évaluation de la conformité | Après démonstration de la conformité |
| Portée | Données détaillées, analyses, calculs et preuves | Document formel concis |
| Rapports d’essais | Peuvent figurer dans la documentation | Il n’est pas nécessaire de reprendre les rapports complets |
| Données des fournisseurs | Peuvent faire partie des preuves | Ne constituent pas automatiquement une annexe |
| Signature | Le PPWR ne prévoit pas un formulaire unique de signature pour l’ensemble du dossier | L’annexe VIII prévoit une signature |
| Responsabilité | Constitue la base technique de l’évaluation | En établissant la déclaration, le fabricant assume la responsabilité de la conformité |
| Destinataire type | Fabricant et autorités compétentes ; accès également selon le rôle de l’importateur | Document confirmant formellement la conformité, également utilisé dans les relations commerciales |
D’abord la documentation technique, puis la déclaration de conformité
La principale différence réside dans la place des deux documents dans la procédure d’évaluation de la conformité.
L’art. 15 du PPWR exige qu’avant la mise sur le marché d’un emballage, le fabricant réalise ou fasse réaliser la procédure d’évaluation de la conformité appropriée et établisse la documentation technique.
Si ce processus démontre le respect des exigences pertinentes, le fabricant établit la déclaration UE de conformité.
Le processus correct est donc le suivant :
identification de l’emballage → exigences → données → preuves → documentation technique → évaluation de la conformité → déclaration UE de conformité.
Il ne convient pas d’établir la déclaration « par anticipation », puis de rechercher ultérieurement des rapports justifiant son contenu.
Qu’est-ce que la documentation technique PPWR ?
La documentation technique est un ensemble d’informations permettant d’évaluer la conformité d’un type spécifique d’emballage aux exigences du PPWR.
Elle ne doit pas nécessairement prendre la forme d’un seul grand fichier PDF.
Elle peut constituer un système de documents liés comprenant :
- des spécifications,
- des dessins,
- des rapports d’essais,
- des calculs,
- des documents de fournisseurs,
- des évaluations des exigences individuelles,
- des informations sur les normes et les spécifications techniques.
L’essentiel est que, pour un emballage spécifique, il soit possible de retracer le fondement de l’évaluation.
Annexe VII du PPWR – que doit contenir la documentation technique ?
L’annexe VII définit la procédure de contrôle interne de la production ainsi que le contenu de la documentation technique.
La documentation doit permettre l’évaluation de la conformité de l’emballage aux exigences applicables et comprendre une analyse et une évaluation adéquates du risque de non-conformité.
Selon l’emballage, elle peut comprendre notamment :
- une description générale de l’emballage et de sa destination,
- la conception,
- des dessins de fabrication,
- des schémas des composants,
- les matériaux des différentes parties,
- les descriptions nécessaires à la compréhension de la conception,
- une liste des normes harmonisées, des spécifications communes ou des autres spécifications techniques appliquées,
- une description des solutions adoptées pour satisfaire aux exigences,
- les résultats des calculs de conception,
- les résultats des essais effectués,
- les rapports d’essais.
La documentation technique comprend également une analyse du risque de non-conformité
L’annexe VII ne réduit pas la documentation à un dépôt de certificats.
Le fabricant doit analyser quelles exigences sont applicables et quel risque de non-respect existe.
Pour un emballage spécifique, il convient donc d’indiquer :
- l’exigence PPWR,
- si elle est applicable,
- à partir de quand elle est applicable,
- le risque de non-conformité,
- la méthode d’évaluation appliquée,
- la preuve,
- le résultat,
- la conclusion de conformité.
Il ne faut pas tenter d’intégrer une telle analyse dans la seule déclaration de conformité.
Les rapports d’essais et les calculs font partie de la documentation technique
Si la démonstration d’une exigence spécifique nécessite un essai ou un calcul, le résultat doit être reflété dans la documentation technique.
Il peut s’agir, par exemple, de :
- un rapport sur la teneur en certaines substances,
- une analyse des PFAS,
- un calcul de la teneur en matières recyclées,
- une évaluation de la recyclabilité, lorsque la méthodologie pertinente est applicable,
- un essai mécanique justifiant la réduction au minimum,
- une évaluation d’un emballage réemployable.
Il n’est pas nécessaire de copier plusieurs dizaines de pages de chaque rapport dans la déclaration. La déclaration porte sur le résultat de l’ensemble du processus.
Les documents des fournisseurs alimentent la documentation technique
L’article 16 impose aux fournisseurs d’emballages et de matériaux d’emballage de transmettre au fabricant les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité.
Il peut s’agir notamment de :
- spécifications des matériaux,
- informations sur la composition,
- données sur les couches et les composants,
- rapports d’essais,
- données sur les matières recyclées,
- informations relatives aux substances,
- dessins,
- autres éléments de preuve techniques.
Le document du fournisseur ne doit pas être automatiquement retranscrit dans la déclaration de conformité. Il faut d’abord évaluer ce qu’il démontre et à quelle exigence il se rapporte.
Qu’est-ce qu’une déclaration UE de conformité au titre du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ?
La déclaration UE de conformité est une déclaration formelle du fabricant attestant que le respect des exigences applicables du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages a été démontré.
L’article 39 prévoit que la déclaration doit comporter une mention indiquant que le respect des exigences établies aux articles 5 à 12, ou sur la base de ces articles, a été démontré.
La structure du document est définie à l’annexe VIII.
La déclaration n’est donc ni un rapport d’essai ni une description de l’ensemble du processus de conception.
Elle constitue la confirmation formelle finale du résultat de l’évaluation.
Annexe VIII du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – que doit contenir la déclaration de conformité ?
L’annexe VIII prévoit une structure harmonisée de la déclaration UE de conformité.
Le document doit notamment contenir :
- le numéro de la déclaration,
- l’identification de l’emballage permettant sa traçabilité,
- le nom et l’adresse du fabricant,
- une déclaration attestant la responsabilité exclusive du fabricant,
- l’objet de la déclaration,
- les références aux actes législatifs applicables,
- les références aux normes pertinentes ou à d’autres spécifications, le cas échéant,
- des informations supplémentaires, si elles sont nécessaires,
- les coordonnées du signataire,
- le lieu et la date,
- la signature.
C’est pourquoi la déclaration est bien plus courte que la documentation technique.
Que ne faut-il pas retranscrire dans la déclaration de conformité au titre du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ?
La déclaration ne doit pas être une copie de l’ensemble de la documentation technique.
En règle générale, il n’est pas nécessaire d’y inclure le contenu intégral :
- des rapports de laboratoire,
- des dessins techniques,
- des formulations complètes des matériaux,
- des spécifications complètes des fournisseurs,
- des calculs détaillés,
- de l’analyse complète des risques,
- de l’historique de tous les essais de conception.
Ces informations doivent être disponibles dans la documentation servant de base à la déclaration.
La seule déclaration de conformité suffit-elle pour le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ?
Non, pas pour le fabricant responsable de démontrer la conformité.
L’article 15 et l’annexe VII exigent l’établissement d’une documentation technique dans le cadre du processus d’évaluation.
Une déclaration sans documentation signifierait en pratique l’affirmation :
« l’emballage est conforme »
sans élément permettant de répondre :
« comment le sait-on ? ».
Lors d’un contrôle, il peut donc être exigé de présenter les éléments techniques sur lesquels repose la déclaration.
La seule documentation technique remplace-t-elle la déclaration UE de conformité ?
Non.
La documentation peut parfaitement démontrer la conformité, mais après l’achèvement positif de la procédure, le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages prévoit l’établissement d’une déclaration UE de conformité.
Vous pouvez donc disposer :
- de tous les essais,
- d’une spécification complète,
- de calculs corrects,
- d’une bonne analyse des risques,
tout en ne disposant toujours pas du document formel final exigé par l’article 39.
Qui établit la documentation technique et qui établit la déclaration PPWR ?
Le fabricant concerné est responsable des deux éléments du processus.
Cela ne signifie pas qu’il doit générer lui-même toutes les données.
Peuvent être impliqués dans le processus :
- les fournisseurs de matériaux,
- les fabricants de composants,
- les laboratoires,
- les concepteurs,
- le service qualité,
- la R&D,
- des experts externes.
Toutefois, c’est en définitive le fabricant qui évalue l’ensemble du type d’emballage et établit la déclaration après avoir démontré la conformité.
La documentation technique et la déclaration sont-elles signées de la même manière ?
Elles ne doivent pas être considérées comme deux formulaires identiques.
L’annexe VIII prévoit la signature formelle d’une personne agissant au nom du fabricant sur la déclaration de conformité.
La documentation technique peut en revanche comprendre de nombreux éléments distincts :
- des spécifications approuvées,
- des rapports signés par le laboratoire,
- des évaluations internes,
- des dessins ayant leur propre circuit d’approbation,
- des documents du fournisseur.
L’entreprise doit contrôler leurs versions et leurs approbations, mais le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ne prévoit pas, pour l’ensemble du dossier, un formulaire de signature unique analogue à celui de l’annexe VIII.
Que transmettre au client : la déclaration ou la documentation technique complète ?
Le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages n’établit pas de règle générale selon laquelle, lors de chaque vente, le fabricant doit automatiquement transmettre à chaque partenaire contractuel l’intégralité de la documentation technique visée à l’annexe VII.
La documentation doit avant tout permettre de démontrer la conformité et être disponible dans le cadre des obligations envers les autorités compétentes ainsi qu’envers les acteurs concernés de la chaîne, lorsque la réglementation l’exige.
Dans une relation B2B, le partenaire contractuel peut toutefois avoir besoin :
- de la déclaration UE de conformité,
- de la spécification du produit,
- de certaines données sur les matériaux,
- d’un rapport relatif à une propriété spécifique,
- d’informations nécessaires à sa propre documentation technique.
L’étendue peut également découler du contrat commercial.
Il ne faut donc pas envoyer automatiquement l’ensemble du dossier technique à chaque client, en particulier s’il contient des informations confidentielles dont le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages n’exige pas la transmission dans une telle relation.
Quand le partenaire contractuel a-t-il une base plus solide pour demander la documentation ?
L’article 16 revêt une importance particulière.
Le fournisseur d’emballages ou de matériaux d’emballage doit transmettre au fabricant les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité.
Si tu vends donc un composant à une autre entité qui sera responsable de l’évaluation de l’emballage final, elle peut avoir besoin de bien plus de ta part qu’une simple déclaration générale :
« le produit est conforme au PPWR ».
Elle peut avoir besoin de données précises qui seront ensuite intégrées à sa propre documentation technique.
Déclaration et documentation technique du point de vue de l’importateur
L’importateur a une relation différente avec les deux documents que le fabricant.
Avant de mettre l’emballage sur le marché, l’importateur doit notamment vérifier si le fabricant a appliqué la procédure d’évaluation de la conformité appropriée et établi la documentation technique.
L’importateur doit également conserver une copie de la déclaration UE de conformité pendant la période requise et veiller à ce que la documentation technique puisse être mise à la disposition des autorités compétentes.
| Document | Rôle de l’importateur |
|---|---|
| Déclaration UE de conformité | Conserve une copie pendant la période appropriée |
| Documentation technique | Veille à pouvoir la mettre à la disposition des autorités compétentes |
L’importateur ne devrait donc pas limiter le processus à l’obtention d’un « PPWR certificate » d’une usine située hors de l’UE.
Combien de temps conserver la déclaration et la documentation technique PPWR ?
PPWR applique la même période de conservation de base aux deux documents, selon le type d’emballage.
| Type d’emballage | Documentation technique | Déclaration UE de conformité |
|---|---|---|
| À usage unique | 5 ans | 5 ans |
| Réutilisable | 10 ans | 10 ans |
La période doit être calculée selon les règles relatives à la mise sur le marché de l’emballage.
Une nouvelle version de la documentation ne devrait pas supprimer l’historique d’une ancienne variante précédemment présente sur le marché.
Une modification de l’emballage peut exiger une mise à jour de la documentation et de la déclaration
La documentation technique n’est pas une archive statique constituée une fois pour toutes.
Si une modification peut affecter la conformité, les exigences pertinentes doivent être réévaluées.
Cela peut notamment concerner une modification :
- du matériau,
- du grammage,
- de la couche barrière,
- de l’étiquette,
- de l’adhésif,
- de la fermeture,
- du fournisseur,
- de la teneur en matières recyclées,
- de la conception.
Si le résultat de l’évaluation ou l’identification de l’objet de la déclaration change, il convient également d’évaluer la nécessité de mettre à jour la déclaration de conformité.
La documentation et la déclaration doivent être versionnées ensemble
Le système le plus sûr associe :
version de l’emballage → version de la documentation technique → version de la déclaration.
Par exemple :
| Emballage | Documentation | Déclaration | Statut |
|---|---|---|---|
| BX-01 V1 | TD-01 rev. 1 | DoC-01 rev. 1 | Archivée |
| BX-01 V2 | TD-01 rev. 2 | DoC-01 rev. 2 | Archivée |
| BX-01 V3 | TD-01 rev. 3 | DoC-01 rev. 3 | Actuelle |
Cela permet de déterminer, lors d’un contrôle, quelle base technique correspondait à la déclaration applicable à une date donnée.
Un même rapport peut-il faire partie de la documentation de plusieurs emballages ?
Oui, s’il est possible de démontrer sa représentativité pour toutes les variantes concernées.
Par exemple, un rapport relatif à un matériau peut être utilisé pour plusieurs emballages fabriqués selon exactement la même spécification.
Il n’est pas nécessaire de copier le rapport dans chaque dossier si le système peut établir correctement la relation :
rapport → matériau → version → emballages utilisant le matériau.
Les déclarations restent toutefois liées au périmètre de l’objet pour lequel le fabricant a effectivement réalisé l’évaluation.
Déclaration et documentation PPWR par rapport au SKU – le nombre de fichiers ne doit pas correspondre au nombre de produits
Un SKU commercial n’est pas automatiquement une unité de documentation PPWR.
Plusieurs dizaines de produits peuvent utiliser le même type d’emballage.
À l’inverse, un SKU peut comprendre plusieurs éléments d’emballage :
- une bouteille,
- un bouchon,
- une étiquette,
- un étui en carton,
- un carton de regroupement.
Le système doit donc distinguer :
produit / SKU → types d’emballages → versions → documentation → déclarations.
Que vérifiera l’autorité : la déclaration ou la documentation technique ?
Les deux éléments peuvent être importants, mais ils répondent à des questions différentes.
La déclaration présente le résultat formel de l’évaluation.
La documentation technique permet en revanche de vérifier le fondement de ce résultat.
Exemple :
la déclaration indique que la conformité à l’exigence applicable concernant les substances a été démontrée.
L’autorité peut ensuite demander un document indiquant :
- quelle spécification a été évaluée,
- quelle méthode a été appliquée,
- quel rapport a été utilisé,
- si l’échantillon correspondait à la version actuelle de l’emballage.
C’est précisément ce qui relève de la documentation technique.
Une déclaration peut-elle couvrir le PPWR et d’autres dispositions de l’UE ?
Oui, l’article 39 prévoit la possibilité d’une déclaration UE de conformité unique lorsqu’un emballage est soumis à plusieurs actes de l’Union exigeant une telle déclaration.
Le document doit alors faire référence aux actes pertinents du droit de l’Union.
Cela ne signifie toutefois pas automatiquement qu’une même documentation technique sera identique pour toutes les réglementations.
L’entreprise doit toujours disposer des preuves appropriées pour chaque obligation qu’elle déclare.
Erreurs les plus fréquentes : déclaration de conformité et documentation technique
- établir une déclaration sans documentation technique ;
- traiter la déclaration du fournisseur comme sa propre documentation complète ;
- tenter d’inscrire tous les rapports de laboratoire dans la déclaration ;
- absence de lien entre la déclaration et une version précise de l’emballage ;
- dossier d’essais sans indication des exigences auxquelles ils se rapportent ;
- écrasement de l’ancienne documentation après un changement de matériau ;
- absence d’analyse du risque de non-conformité ;
- absence de contrôle des versions de la spécification du fournisseur ;
- considérer un « certificat PPWR » comme un substitut aux deux documents ;
- envoyer automatiquement le dossier technique complet à chaque client ;
- conserver les déclarations et la documentation dans des dossiers indépendants sans lien entre eux ;
- supposer qu’une nouvelle déclaration supprime l’obligation d’archiver l’ancienne version.
Déclaration et documentation PPWR – liste de contrôle
- Identifiez le type d’emballage approprié.
- Déterminez sa version.
- Identifiez le fabricant.
- Déterminez les exigences applicables.
- Collectez les données et documents auprès des fournisseurs.
- Effectuez une analyse du risque de non-conformité.
- Associez chaque exigence à la preuve correspondante.
- Consignez les normes et spécifications appliquées.
- Conservez les rapports et les résultats des calculs.
- Établissez la documentation technique conformément à l’annexe VII.
- Effectuez la procédure d’évaluation de la conformité.
- Après avoir démontré la conformité, préparez la déclaration conformément à l’annexe VIII.
- Signez la déclaration au nom du fabricant compétent.
- Associez la déclaration à la version de la documentation technique.
- Consignez la période d’application de la version.
- Surveillez les modifications du matériau et de la conception.
- Conservez les versions historiques pendant la période requise.
Comment gérer les déclarations et la documentation technique pour de nombreux emballages ?
Pour quelques types d’emballages, la relation peut être maintenue manuellement.
Toutefois, avec un portefeuille plus large, le problème est que :
- un document fournisseur concerne plusieurs emballages,
- un rapport peut servir de base à plusieurs évaluations,
- une modification de matériau peut affecter plusieurs déclarations,
- chaque type peut avoir plusieurs versions historiques.
Le système doit donc traiter la déclaration comme un résultat lié à une version précise de la documentation, et non comme un PDF indépendant.
La relation la plus importante est la suivante :
matériau → document fournisseur → exigence → preuve → documentation technique → type d’emballage → déclaration de conformité.
Déclaration de conformité et documentation technique – la différence essentielle
La documentation technique répond à la question « pourquoi l’emballage est-il conforme ? », tandis que la déclaration UE de conformité répond à la question « qui confirme formellement que la conformité a été démontrée ? ».
La documentation de l’annexe VII contient la base technique de l’évaluation : description, matériaux, normes, calculs, résultats d’essais et autres preuves.
La déclaration de l’annexe VIII est un document formel beaucoup plus court, établi après l’achèvement de l’évaluation.
Un document ne remplace pas l’autre.
Le processus le plus important est le suivant :
données → preuves → documentation technique → évaluation de la conformité → déclaration UE de conformité → contrôle des modifications.
FAQ – déclaration de conformité et documentation technique PPWR
Quelle est la différence entre la déclaration de conformité et la documentation technique PPWR ?
La documentation technique contient les preuves et analyses montrant comment le respect des exigences PPWR applicables a été démontré. La déclaration UE de conformité est une déclaration formelle du fabricant établie après l’achèvement positif de l’évaluation de la conformité.
La seule déclaration de conformité PPWR est-elle suffisante ?
Non, pas pour le fabricant responsable de démontrer la conformité. La déclaration doit être fondée sur une documentation technique établie conformément à l’annexe VII.
Les rapports d’essais doivent-ils être joints à la déclaration PPWR ?
Il n’est pas nécessaire de reproduire les rapports de laboratoire complets dans la déclaration elle-même. Les rapports peuvent faire partie de la documentation technique servant de base à l’évaluation de la conformité.
Le client doit-il recevoir l’intégralité de la documentation technique PPWR ?
Le PPWR n’établit pas de règle générale imposant la transmission automatique à chaque client de l’intégralité de la documentation technique figurant à l’annexe VII. L’étendue des informations transmises dans la chaîne dépend du rôle des parties, des obligations PPWR applicables et des éventuels accords contractuels.
Qui établit la documentation technique et la déclaration de conformité PPWR ?
Le fabricant concerné est responsable du processus. Avant de mettre l’emballage sur le marché, il établit la documentation technique et applique la procédure d’évaluation de la conformité appropriée, puis, après avoir démontré la conformité, il établit la déclaration UE de conformité.
Sources
Base juridique : Règlement (UE) 2025/40 du Parlement européen et du Conseil relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – EUR-Lex
L’article utilise notamment :
- art. 15 – obligations des fabricants, documentation technique et établissement de la déclaration UE de conformité,
- art. 16 – informations et documentation fournies par les fournisseurs,
- art. 18 – obligations des importateurs concernant la déclaration et la disponibilité de la documentation technique,
- art. 38 – procédure d’évaluation de la conformité,
- art. 39 – déclaration UE de conformité et responsabilité du fabricant,
- annexe VII – contrôle interne de la production et documentation technique,
- annexe VIII – structure de la déclaration UE de conformité.
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