Konformitätserklärung und technische Dokumentation – worin unterscheiden sie sich?

Konformitätserklärung und technische PPWR-Dokumentation – die wichtigsten Unterschiede

Zuerst technische Dokumentation, dann Konformitätserklärung

Der wichtigste Unterschied liegt in der Stellung beider Dokumente im Konformitätsbewertungsverfahren.

Artikel 15 der PPWR verlangt, dass der Hersteller vor dem Inverkehrbringen der Verpackung das geeignete Konformitätsbewertungsverfahren durchführt oder durchführen lässt und die technische Dokumentation erstellt.

Wird im Ergebnis dieses Verfahrens die Erfüllung der entsprechenden Anforderungen nachgewiesen, stellt der Hersteller die EU-Konformitätserklärung aus.

Der richtige Prozess lautet daher:

Identifizierung der Verpackung → Anforderungen → Daten → Nachweise → technische Dokumentation → Konformitätsbewertung → EU-Konformitätserklärung.

Die Erklärung sollte nicht „auf Vorrat“ erstellt werden, um erst später nach Berichten zu suchen, die ihren Inhalt begründen.

Was ist die technische Dokumentation nach der PPWR?

Die technische Dokumentation ist eine Sammlung von Informationen, anhand derer die Konformität eines bestimmten Verpackungstyps mit den Anforderungen der PPWR bewertet werden kann.

Sie muss nicht aus einer einzigen großen PDF-Datei bestehen.

Sie kann ein System miteinander verknüpfter Dokumente umfassen, darunter:

• Spezifikationen,
• Zeichnungen,
• Prüfberichte,
• Berechnungen,
• Dokumente von Lieferanten,
• Bewertungen einzelner Anforderungen,
• Informationen über Normen und technische Spezifikationen.

Entscheidend ist, dass die Grundlage der Bewertung für eine konkrete Verpackung nachvollzogen werden kann.

Anhang VII der PPWR – was sollte die technische Dokumentation enthalten?

Anhang VII legt das Verfahren der internen Fertigungskontrolle und den Umfang der technischen Dokumentation fest.

Die Dokumentation sollte die Bewertung der Konformität der Verpackung mit den einschlägigen Anforderungen ermöglichen und eine angemessene Analyse und Bewertung des Risikos der Nichtkonformität umfassen.

Je nach Verpackung kann sie unter anderem Folgendes umfassen:

• eine allgemeine Beschreibung der Verpackung und ihres Verwendungszwecks,
• den Entwurf,
• Fertigungszeichnungen,
• Schaltpläne der Komponenten,
• Materialien der einzelnen Teile,
• für das Verständnis der Konstruktion erforderliche Beschreibungen,
• ein Verzeichnis der angewandten harmonisierten Normen, gemeinsamen Spezifikationen oder anderen technischen Spezifikationen,
• eine Beschreibung der zur Erfüllung der Anforderungen angewandten Lösungen,
• Ergebnisse der Konstruktionsberechnungen,
• Ergebnisse durchgeführter Prüfungen,
• Prüfberichte.

Die technische Dokumentation umfasst auch die Analyse des Risikos der Nichtkonformität

Anhang VII reduziert die Dokumentation nicht auf ein Zertifikatsarchiv.

Der Hersteller sollte analysieren, welche Anforderungen gelten und welches Risiko ihrer Nichterfüllung besteht.

Für eine konkrete Verpackung sollten daher folgende Angaben gemacht werden:

• die PPWR-Anforderung,
• ob sie gilt,
• ab wann sie gilt,
• das Risiko der Nichtkonformität,
• die angewandte Bewertungsmethode,
• der Nachweis,
• das Ergebnis,
• die Schlussfolgerung zur Konformität.

Es sollte nicht versucht werden, eine solche Analyse allein in der Konformitätserklärung unterzubringen.

Prüfberichte und Berechnungen gehören zur technischen Dokumentation

Wenn der Nachweis einer konkreten Anforderung eine Prüfung oder Berechnung erfordert, sollte sich das Ergebnis in der technischen Dokumentation widerspiegeln.

Beispiele hierfür sind:

• ein Bericht über den Gehalt bestimmter Stoffe,
• eine PFAS-Analyse,
• eine Berechnung des Rezyklatanteils,
• eine Bewertung der Recyclingfähigkeit, sofern die einschlägige Methodik gilt,
• eine mechanische Prüfung zur Begründung der Minimierung,
• eine Bewertung einer Mehrwegverpackung.

Es ist nicht erforderlich, mehrere Dutzend Seiten jedes Berichts in die Erklärung zu kopieren. Die Erklärung bezieht sich auf das Ergebnis des gesamten Prozesses.

Dokumente von Lieferanten sind Eingangsdaten für die technische Dokumentation

Artikel 16 verpflichtet Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien, dem Hersteller die für den Nachweis der Konformität erforderlichen Informationen und Unterlagen bereitzustellen.

Dazu können unter anderem gehören:

• Materialspezifikationen,
• Informationen zur Zusammensetzung,
• Daten zu Schichten und Komponenten,
• Prüfberichte,
• Daten zu Rezyklat,
• Informationen zu Stoffen,
• Zeichnungen,
• andere technische Nachweise.

Ein Lieferantendokument sollte nicht automatisch in die Konformitätserklärung übertragen werden. Zunächst muss bewertet werden, was es nachweist und auf welche Anforderung es sich bezieht.

Was ist eine EU-Konformitätserklärung gemäß der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle?

Die EU-Konformitätserklärung ist die formelle Erklärung des Herstellers, dass die Erfüllung der einschlägigen Anforderungen der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle nachgewiesen wurde.

Artikel 39 bestimmt, dass die Erklärung die Aussage enthalten muss, dass die Erfüllung der in den Artikeln 5–12 oder aufgrund dieser Artikel festgelegten Anforderungen nachgewiesen wurde.

Die Struktur des Dokuments ist in Anhang VIII festgelegt.

Die Erklärung ist daher weder ein Prüfbericht noch eine Beschreibung des gesamten Konstruktionsprozesses.

Sie ist die abschließende formelle Bestätigung des Bewertungsergebnisses.

Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle – was muss die Konformitätserklärung enthalten?

Anhang VIII sieht eine harmonisierte Struktur der EU-Konformitätserklärung vor.

Das Dokument sollte unter anderem enthalten:

• die Nummer der Erklärung,
• die Identifizierung der Verpackung, die ihre Rückverfolgbarkeit ermöglicht,
• Name und Anschrift des Herstellers,
• eine Erklärung über die alleinige Verantwortung des Herstellers,
• den Gegenstand der Erklärung,
• Verweise auf die einschlägigen Rechtsvorschriften,
• Verweise auf die einschlägigen Normen oder sonstigen Spezifikationen, sofern anwendbar,
• zusätzliche Informationen, sofern erforderlich,
• Angaben zur unterzeichnenden Person,
• Ort und Datum,
• Unterschrift.

Deshalb ist die Erklärung wesentlich kürzer als die technischen Unterlagen.

Was muss nicht in die Konformitätserklärung gemäß der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle übertragen werden?

Die Erklärung soll keine Kopie der gesamten technischen Unterlagen sein.

Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, den vollständigen Inhalt folgender Unterlagen aufzunehmen:

• Laborberichte,
• technische Zeichnungen,
• vollständige Materialrezepturen,
• vollständige Lieferantenspezifikationen,
• detaillierte Berechnungen,
• die vollständige Risikoanalyse,
• die Historie aller Konstruktionsversuche.

Diese Informationen sollten in den Unterlagen verfügbar sein, die der Erklärung zugrunde liegen.

Reicht die Konformitätserklärung allein für die Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle aus?

Nicht für den Hersteller, der für den Nachweis der Konformität verantwortlich ist.

Artikel 15 und Anhang VII verlangen die Erstellung technischer Unterlagen als Teil des Bewertungsverfahrens.

Eine Erklärung ohne Unterlagen würde in der Praxis folgende Aussage bedeuten:

„Die Verpackung ist konform“

ohne Unterlagen, die folgende Frage beantworten lassen:

„Woher weiß man das?“.

Bei einer Kontrolle kann daher die Vorlage der technischen Unterlagen verlangt werden, die der Erklärung zugrunde liegen.

Ersetzen technische Unterlagen allein die EU-Konformitätserklärung?

Nein.

Die Unterlagen können die Konformität hervorragend nachweisen, doch nach positivem Abschluss des Verfahrens sieht die Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle die Erstellung einer EU-Konformitätserklärung vor.

Sie können daher über Folgendes verfügen:

• alle Prüfungen,
• vollständige Spezifikationen,
• korrekte Berechnungen,
• eine gute Risikoanalyse,

und dennoch nicht über das abschließende formelle Dokument verfügen, das nach Artikel 39 erforderlich ist.

Wer erstellt die technische Dokumentation und wer die PPWR-Erklärung?</h2>

Für beide Elemente des Verfahrens ist der betreffende Hersteller verantwortlich.

Das bedeutet nicht, dass er alle Daten selbst erheben muss.

Am Verfahren können beteiligt sein:

• Materiallieferanten,
• Komponentenhersteller,
• Laboratorien,
• Konstrukteure,
• die Qualitätsabteilung,
• F&E,
• externe Experten.

Letztlich nimmt jedoch der Hersteller die Bewertung des gesamten Verpackungstyps vor und erstellt die Erklärung nach dem Nachweis der Konformität.

Werden die technische Dokumentation und die Erklärung auf dieselbe Weise unterzeichnet?

Sie sollten nicht als zwei identische Formulare behandelt werden.

Anhang VIII sieht eine förmliche Unterschrift einer im Namen des Herstellers handelnden Person unter der Konformitätserklärung vor.

Die technische Dokumentation kann hingegen aus vielen getrennten Elementen bestehen:

• freigegebenen Spezifikationen,
• vom Labor unterzeichneten Berichten,
• internen Bewertungen,
• Zeichnungen mit eigenem Freigabeverfahren,
• Lieferantendokumenten.

Das Unternehmen sollte deren Versionen und Freigaben kontrollieren, aber die PPWR schafft für das gesamte Dossier kein einheitliches Unterschriftsformular entsprechend Anhang VIII.

Was ist dem Kunden zu übermitteln: die Erklärung oder die vollständige technische Dokumentation?

Die PPWR legt keine allgemeine Regel fest, wonach der Hersteller bei jedem Verkauf jedem Geschäftspartner automatisch die vollständige technische Dokumentation gemäß Anhang VII übermitteln muss.

Die Dokumentation soll vor allem den Nachweis der Konformität ermöglichen und im Rahmen der Pflichten gegenüber den zuständigen Behörden und einschlägigen Akteuren der Lieferkette verfügbar sein, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Im B2B-Verhältnis kann der Geschäftspartner hingegen Folgendes benötigen:

• die EU-Konformitätserklärung,
• die Produktspezifikation,
• ausgewählte Materialdaten,
• einen Bericht über eine bestimmte Eigenschaft,
• Informationen für seine eigene technische Dokumentation.

Der Umfang kann sich auch aus dem Handelsvertrag ergeben.

Daher sollte nicht automatisch jedem Kunden das gesamte technische Dossier zugesandt werden, insbesondere wenn es vertrauliche Informationen enthält, deren Übermittlung die PPWR in einer solchen Geschäftsbeziehung nicht verlangt.

Wann hat ein Geschäftspartner eine stärkere Grundlage, Dokumentation zu verlangen?

Von besonderer Bedeutung ist Artikel 16.

Der Lieferant einer Verpackung oder eines Verpackungsmaterials hat dem Hersteller die für den Nachweis der Konformität erforderlichen Informationen und Unterlagen zu übermitteln.

Wenn Sie also eine Komponente an ein anderes Unternehmen verkaufen, das für die Bewertung der endgültigen Verpackung verantwortlich sein wird, kann dieses von Ihnen deutlich mehr benötigen als nur eine allgemeine Erklärung:

„Das Produkt entspricht der PPWR“.

Es kann konkrete Daten benötigen, die später in seine eigene technische Dokumentation aufgenommen werden.

Konformitätserklärung und technische Dokumentation aus Sicht des Importeurs

Der Importeur steht zu beiden Dokumenten in einer anderen Beziehung als der Hersteller.

Bevor er eine Verpackung in Verkehr bringt, sollte der Importeur unter anderem prüfen, ob der Hersteller das geeignete Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt und die technische Dokumentation erstellt hat.

Der Importeur sollte außerdem eine Kopie der EU-Konformitätserklärung für den maßgeblichen Zeitraum aufbewahren und sicherstellen, dass die technische Dokumentation den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden kann.

Daher sollte der Importeur den Prozess nicht auf die Beschaffung eines einseitigen „PPWR certificate“ von einer Fabrik außerhalb der EU beschränken.

Wie lange sind die PPWR-Konformitätserklärung und die technischen Unterlagen aufzubewahren?

Die PPWR sieht für beide Dokumente dieselbe grundlegende Aufbewahrungsfrist vor, die von der Art der Verpackung abhängt.

Die Frist ist anhand der Vorschriften für das Inverkehrbringen der Verpackung zu bestimmen.

Eine neue Fassung der Unterlagen sollte die Historie einer älteren Variante, die zuvor auf dem Markt war, nicht löschen.

Eine Änderung der Verpackung kann eine Aktualisierung der Unterlagen und der Erklärung erfordern

Die technischen Unterlagen sind kein statisches Archiv, das ein für alle Mal erstellt wird.

Kann die Änderung die Konformität beeinflussen, müssen die entsprechenden Anforderungen erneut bewertet werden.

Dies kann unter anderem Änderungen betreffen bei:

• Material,
• Grammatur,
• Barrierebeschichtung,
• Etikett,
• Klebstoff,
• Verschluss,
• Lieferant,
• Rezyklatanteil,
• Konstruktion.

Ändern sich das Bewertungsergebnis oder die Identifizierung des Gegenstands der Erklärung, muss auch geprüft werden, ob die Konformitätserklärung aktualisiert werden muss.

Unterlagen und Erklärung sollten gemeinsam versioniert werden

Das sicherste System verknüpft:

Verpackungsversion → Version der technischen Unterlagen → Version der Erklärung.

Beispielsweise:

Dadurch lässt sich bei einer Kontrolle feststellen, welche technische Grundlage der zu einem bestimmten Zeitpunkt geltenden Erklärung entsprach.

Kann ein Bericht Teil der Unterlagen mehrerer Verpackungen sein?

Ja, wenn seine Repräsentativität für alle erfassten Varianten nachgewiesen werden kann.

Beispielsweise kann ein Bericht zu einem Material für viele Verpackungen verwendet werden, die genau nach derselben Spezifikation hergestellt wurden.

Es besteht keine Notwendigkeit, den Bericht in jedes Dossier zu kopieren, wenn das System die Beziehung korrekt abbilden kann:

Bericht → Material → Version → Verpackungen, die das Material verwenden.

Konformitätserklärungen bleiben hingegen mit dem Gegenstandsbereich verknüpft, für den der Hersteller die Bewertung tatsächlich durchgeführt hat.

Konformitätserklärung und PPWR-Dokumentation im Verhältnis zur SKU – die Anzahl der Dateien muss nicht der Anzahl der Produkte entsprechen

Eine Handels-SKU ist nicht automatisch eine Einheit der PPWR-Dokumentation.

Mehrere Dutzend Produkte können denselben Verpackungstyp verwenden.

Andererseits kann eine SKU mehrere Verpackungselemente umfassen:

• eine Flasche,
• einen Verschluss,
• ein Etikett,
• einen Karton,
• einen Umkarton.

Daher sollte das System unterscheiden zwischen:

Produkt / SKU → Verpackungstypen → Versionen → Dokumentation → Konformitätserklärungen.

Was prüft die Behörde: die Konformitätserklärung oder die technische Dokumentation?

Beide Elemente können relevant sein, beantworten jedoch unterschiedliche Fragen.

Die Konformitätserklärung zeigt das formale Ergebnis der Bewertung.

Die technische Dokumentation ermöglicht hingegen die Prüfung der Grundlage dieses Ergebnisses.

Beispiel:

Die Konformitätserklärung gibt an, dass die Konformität mit der entsprechenden Anforderung hinsichtlich Stoffen nachgewiesen wurde.

Die Behörde kann anschließend Unterlagen erwarten, aus denen hervorgeht:

• welche Spezifikation bewertet wurde,
• welche Methode angewendet wurde,
• welcher Bericht verwendet wurde,
• ob die Probe der aktuellen Version der Verpackung entsprach.

Genau dies ist Bestandteil der technischen Dokumentation.

Kann eine Konformitätserklärung PPWR und andere EU-Vorschriften abdecken?

Ja, Artikel 39 sieht die Möglichkeit einer einzigen EU-Konformitätserklärung vor, wenn die Verpackung mehreren Rechtsakten der Union unterliegt, die eine solche Erklärung erfordern.

Das Dokument sollte sich dann auf die entsprechenden Rechtsakte der Union beziehen.

Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass eine technische Dokumentation für alle Regelungen identisch ist.

Das Unternehmen muss weiterhin über geeignete Nachweise für jede Verpflichtung verfügen, die es erklärt.

Häufigste Fehler: Konformitätserklärung und technische Dokumentation

• Ausstellung einer Konformitätserklärung ohne technische Dokumentation;
• Behandlung einer Lieferantenerklärung als vollständige eigene Dokumentation;
• Versuch, alle Laborberichte in die Konformitätserklärung aufzunehmen;
• fehlende Verknüpfung der Konformitätserklärung mit einer konkreten Verpackungsversion;
• ein Ordner mit Prüfungen ohne Angabe, auf welche Anforderungen sie sich beziehen;
• Überschreiben alter Dokumentation nach einer Materialänderung;
• fehlende Analyse des Risikos der Nichtkonformität;
• fehlende Versionskontrolle der Lieferantenspezifikation;
• die Annahme, dass ein „PPWR-Zertifikat“ beide Dokumente ersetzt;
• automatischer Versand des vollständigen technischen Dossiers an jeden Kunden;
• Aufbewahrung von Konformitätserklärung und Dokumentation in unabhängigen Ordnern ohne Verknüpfung;
• die Annahme, dass eine neue Konformitätserklärung die Archivierungspflicht der alten Version aufhebt.

Konformitätserklärung und PPWR-Dokumentation – Checkliste

1. Identifizieren Sie den richtigen Verpackungstyp.
2. Bestimmen Sie seine Version.
3. Bestimmen Sie den Hersteller.
4. Bestimmen Sie die geltenden Anforderungen.
5. Sammeln Sie Daten und Dokumente von Lieferanten.
6. Führen Sie eine Risikoanalyse der Nichtkonformität durch.
7. Ordnen Sie jede Anforderung dem entsprechenden Nachweis zu.
8. Dokumentieren Sie die angewandten Normen und Spezifikationen.
9. Bewahren Sie Berichte und Berechnungsergebnisse auf.
10. Erstellen Sie die technischen Unterlagen gemäß Anhang VII.
11. Führen Sie das Konformitätsbewertungsverfahren durch.
12. Erstellen Sie nach dem Nachweis der Konformität die Erklärung gemäß Anhang VIII.
13. Unterzeichnen Sie die Erklärung im Namen des zuständigen Herstellers.
14. Verknüpfen Sie die Erklärung mit der Version der technischen Unterlagen.
15. Dokumentieren Sie den Geltungszeitraum der Version.
16. Überwachen Sie Änderungen an Material und Konstruktion.
17. Bewahren Sie historische Versionen für den erforderlichen Zeitraum auf.

Wie lassen sich EU-Konformitätserklärungen und technische Unterlagen bei vielen Verpackungen verwalten?

Bei wenigen Verpackungstypen können Sie die Verknüpfung manuell pflegen.

Bei einem größeren Portfolio wird jedoch zum Problem, dass:

• ein Lieferantendokument mehrere Verpackungen betrifft,
• ein Bericht mehreren Bewertungen zugrunde liegen kann,
• eine Materialänderung viele Erklärungen beeinflussen kann,
• jeder Typ mehrere historische Versionen haben kann.

Das System sollte die Erklärung daher als Ergebnis behandeln, das mit einer konkreten Version der Unterlagen verknüpft ist, und nicht als unabhängiges PDF.

Die wichtigste Verknüpfung lautet:

Material → Lieferantendokument → Anforderung → Nachweis → technische Unterlagen → Verpackungstyp → EU-Konformitätserklärung.

EU-Konformitätserklärung und technische Unterlagen – der wichtigste Unterschied

Die technischen Unterlagen beantworten die Frage „Warum ist die Verpackung konform?“, die EU-Konformitätserklärung hingegen „Wer bestätigt förmlich, dass die Konformität nachgewiesen wurde?“.

Die Unterlagen gemäß Anhang VII enthalten die technische Grundlage der Bewertung: Beschreibung, Materialien, Normen, Berechnungen, Prüfergebnisse und sonstige Nachweise.

Die Erklärung gemäß Anhang VIII ist ein wesentlich kürzeres förmliches Dokument, das nach Abschluss der Bewertung erstellt wird.

Ein Dokument ersetzt das andere nicht.

Der wichtigste Prozess lautet:

Daten → Nachweise → technische Unterlagen → Konformitätsbewertung → EU-Konformitätserklärung → Änderungskontrolle.

FAQ – EU-Konformitätserklärung und technische Unterlagen nach PPWR