Combien de temps conserver la déclaration de conformité et la documentation PPWR ?

Combien de temps conserver la documentation technique et la déclaration PPWR ?

L’art. 15 du PPWR prévoit deux durées de conservation de base selon la nature de l’emballage.

Il s’agit de la règle de base à intégrer dans la procédure de conservation de la documentation PPWR.

Il ne faut toutefois pas considérer ce tableau comme une autorisation automatique de supprimer tous les fichiers cinq ans après la création de la première déclaration. Pour les produits restant longtemps sur le marché, il convient également de tenir compte des dates ultérieures de mise sur le marché des emballages et de l’historique des différentes versions.

À partir de quand compter les 5 ou 10 ans de conservation de la documentation PPWR ?

Pour la documentation technique et la déclaration du fabricant, le point de référence est la mise sur le marché de l’emballage, et non la date de création du fichier PDF, la date de réalisation de l’essai ou la date de signature du contrat avec le fournisseur.

Cette distinction est importante.

La documentation peut être préparée en juin, la déclaration signée en juillet, et le premier emballage couvert par cette évaluation mis sur le marché seulement en septembre.

Il ne faut donc pas construire un système de conservation uniquement sur le champ :

« date de création du document ».

Le système doit également connaître la période durant laquelle une version donnée de l’emballage a effectivement été mise sur le marché.

Que signifie « mise sur le marché » dans le PPWR ?

La mise sur le marché désigne la première mise à disposition d’un emballage sur le marché de l’Union.

Le PPWR distingue la première mise sur le marché d’un emballage de sa mise à disposition ultérieure par les opérateurs suivants de la chaîne.

Cela est important pour le calcul des durées de conservation, car il ne faut pas automatiquement compter une nouvelle période de cinq ans à chaque revente ultérieure du même exemplaire par un grossiste ou un détaillant.

En revanche, dans le cadre d’une production en série, les unités ultérieures d’un même type peuvent être mises sur le marché pendant une longue période. Un système d’archivage pratique devrait donc tenir compte de l’historique de validité d’une version donnée, et pas seulement de la date de lancement initial du projet.

Que doit exactement conserver le fabricant au titre du PPWR ?

L’obligation ne concerne pas uniquement la déclaration de conformité finale. Le fabricant devrait également conserver la documentation technique servant de base à la démonstration de la conformité.

En pratique, pour un type d’emballage donné, les archives peuvent comprendre :

• la déclaration UE de conformité,
• la description et l’identification du type d’emballage,
• la spécification technique,
• les dessins et la documentation de conception,
• les informations sur la composition des matériaux,
• les documents relatifs aux composants,
• les rapports d’essais,
• les calculs et les résultats des évaluations,
• les informations sur les normes et spécifications appliquées,
• les documents reçus des fournisseurs,
• les évaluations relatives aux exigences PPWR applicables,
• l’historique des modifications ayant une incidence sur la conformité.

Tous ces documents ne doivent pas nécessairement se présenter sous une forme identique pour chaque emballage. Leur portée devrait correspondre au type concerné et aux exigences qui lui sont applicables.

Annexe VII du PPWR – que ne faut-il pas séparer de la documentation technique ?

L’annexe VII décrit la procédure d’évaluation de la conformité et le contenu de la documentation technique.

Du point de vue de l’archivage, le plus important est de pouvoir reconstituer l’ensemble du processus d’évaluation.

Après quelques années, l’entreprise devrait être en mesure de répondre aux questions suivantes :

• quel emballage était concerné par le rapport,
• quelle version du matériau était utilisée à ce moment-là,
• quelle exigence était évaluée,
• selon quelle méthode,
• quel était le résultat,
• qui a approuvé l’évaluation,
• quelle déclaration a été établie sur cette base.

Un simple dossier contenant plusieurs dizaines de rapports PDF sans lien avec le type et la version de l’emballage n’offre pas une telle traçabilité.

Faut-il conserver les anciennes versions des déclarations de conformité ?

Oui : si une déclaration antérieure concernait des emballages déjà mis sur le marché et se trouve toujours dans la période de conservation requise, elle ne doit pas être supprimée au seul motif qu’une nouvelle version a été établie.

Imaginons :

• la version V1 de l’emballage est applicable de 2026 à 2028,
• à partir de mars 2028, l’entreprise modifie le matériau et passe à la version V2,
• une nouvelle évaluation a été réalisée pour V2 et une nouvelle déclaration a été établie.

La documentation V1 peut toujours être nécessaire pour démontrer la conformité des emballages mis sur le marché antérieurement.

Le remplacement de la déclaration V1 par le document V2 ne signifie pas que l’historique de la variante antérieure cesse d’exister.

La déclaration PPWR est-elle « valable pendant 5 ans » ?

La période de conservation ne doit pas être interprétée ainsi.

Cinq ou dix ans correspondent à l’obligation de conservation de la documentation, et non à une période garantie d’absence de modification de la déclaration.

La déclaration peut nécessiter une mise à jour bien plus tôt si, par exemple, un des éléments suivants change :

• le matériau de l’emballage,
• la conception,
• le revêtement,
• l’étiquette ayant une incidence sur l’évaluation,
• la fermeture,
• le fournisseur et les propriétés du matériau,
• la norme ou la spécification servant de base à l’évaluation,
• l’exigence PPWR applicable à l’emballage.

Il peut donc exister une déclaration qui doit être remplacée après quelques mois, mais dont l’ancienne version doit rester archivée pendant la période requise.

Pendant combien de temps l’importateur conserve-t-il la déclaration de conformité PPWR ?

L’importateur a sa propre obligation concernant une copie de la déclaration UE de conformité.

L’art. 18 prévoit que l’importateur conserve une copie de la déclaration pendant la période appropriée :

• 5 ans pour les emballages à usage unique,
• 10 ans pour les emballages réutilisables.

L’importateur doit également veiller à ce que la documentation technique puisse être mise à disposition des autorités compétentes.

Il s’agit d’une distinction importante : l’importateur ne doit pas nécessairement être l’entité ayant initialement établi l’ensemble de la documentation technique s’il n’est pas le fabricant. Il doit toutefois organiser le processus de sorte que l’autorité n’entende pas :

« Les documents sont chez le fabricant en Chine et nous ne savons pas s’il sera possible de les obtenir. »

L’importateur doit-il détenir l’intégralité de la documentation technique ?

Le PPWR distingue la conservation d’une copie de la déclaration de l’obligation de garantir la disponibilité de la documentation technique.

Il est donc utile de distinguer dans la procédure d’importation :

Du point de vue de la gestion des risques, l’importateur peut bien entendu décider de conserver une plus grande partie de la documentation dans son propre système, même si certains documents restent formellement chez le fabricant.

Le représentant autorisé peut-il conserver la documentation PPWR ?

L’art. 17 permet au fabricant de désigner un représentant autorisé au moyen d’un mandat écrit.

L’une des tâches confiées au représentant peut être de tenir la déclaration UE de conformité et la documentation technique à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant la période requise.

Il ne faut toutefois pas confondre la conservation et la mise à disposition des documents avec l’obligation de les établir initialement.

L’établissement de la documentation technique relève des obligations du fabricant et ne peut pas être simplement « transféré » au représentant afin de se décharger de sa responsabilité.

Art. 22 PPWR – les 5 et 10 ans concernent également la traçabilité

La conservation de la documentation technique n’est pas la seule obligation de conservation prévue par le PPWR.

L’art. 22 exige que les opérateurs économiques puissent, à la demande des autorités de surveillance du marché, identifier les acteurs concernés de la chaîne d’approvisionnement.

Il s’agit notamment de pouvoir déterminer :

• qui a fourni à l’entreprise l’emballage ou le produit emballé concerné,
• à qui l’entreprise a ensuite fourni cet emballage ou ce produit.

Pour les informations d’identification, le PPWR prévoit également une durée de :

• 5 ans pour les emballages à usage unique,
• 10 ans pour les emballages réutilisables.

Il s’agit toutefois d’une obligation distincte de la conservation de la documentation technique.

Documentation technique et traçabilité : que ne faut-il pas confondre ?

Une entreprise peut disposer d’un excellent rapport de laboratoire et néanmoins rencontrer un problème lors d’un contrôle si elle ne peut pas indiquer à quelle version du matériau ce rapport se rapportait.

Changer de fournisseur n’est pas une raison de supprimer l’ancienne documentation

Si le fournisseur précédent fournissait des emballages qui ont été mis sur le marché, la documentation relative à ces versions peut toujours être nécessaire.

Exemple :

• jusqu’en décembre 2027, le carton est fourni par l’entreprise A ;
• à partir de janvier 2028, le même format provient de l’entreprise B ;
• le nouveau matériau présente un grammage et une spécification légèrement différents.

Dans cette situation, il est judicieux de créer une nouvelle révision de l’emballage et de conserver les documents de l’entreprise A dans la version historique, plutôt que de les remplacer par les documents de l’entreprise B.

Lors d’un contrôle ultérieur, il peut être nécessaire de démontrer la conformité d’un lot mis sur le marché à l’époque du premier fournisseur.

Changement de matériau ou de conception : une nouvelle évaluation n’annule pas l’ancienne

Si le changement peut affecter la conformité, l’article 15 exige qu’il soit pris en compte dans le système de conformité de la production.

En pratique, il est donc utile de gérer la documentation selon le modèle suivant :

type d’emballage → version → période de validité → documentation → déclaration.

Par exemple :

Ainsi, il n’est pas nécessaire de deviner ultérieurement quel rapport correspondait à quel lot d’emballages.

Comment calculer la période de conservation lorsque le même type d’emballage est vendu pendant plusieurs années ?

C’est l’un des problèmes pratiques que la seule formule « 5 ans à compter de la mise sur le marché » ne résout pas.

Si la même version d’emballage est mise sur le marché non pas une seule fois, mais régulièrement pendant trois ans, l’entreprise ne devrait pas programmer la suppression automatique de la documentation cinq ans après le premier jour de vente.

En pratique, un modèle de gestion sûr consiste à enregistrer pour chaque version :

• la date de début de mise sur le marché ;
• la date de fin de mise sur le marché de cette version ;
• la date limite de conservation de la documentation.

Ainsi, les documents relatifs aux unités mises sur le marché ultérieurement ne seront pas supprimés trop tôt.

Peut-on supprimer la documentation PPWR après l’arrêt des ventes ?

Pas immédiatement.

La fin des ventes ou l’arrêt de la production ne met pas automatiquement fin à l’obligation de conservation des emballages déjà mis sur le marché.

La documentation doit rester disponible pendant la période requise.

Cela est particulièrement important lorsque :

• le produit se trouve encore chez les distributeurs,
• une réclamation ou une enquête est en cours,
• une autorité examine un lot plus ancien,
• le fournisseur a cessé son activité,
• l’entreprise a changé de système informatique.

La migration d’un système ou la fin de la collaboration avec un fournisseur ne peut pas entraîner la perte de la documentation requise.

La documentation PPWR doit-elle être conservée sur papier ?

Le PPWR n’exige pas de constituer un entrepôt de classeurs comme une fin en soi.

En pratique, la documentation peut être gérée électroniquement, à condition qu’elle reste disponible, lisible, attribuable sans équivoque et protégée contre toute modification non contrôlée ou toute perte.

Un système numérique présente même plusieurs avantages :

• gestion des versions plus simple,
• historique des modifications,
• contrôle des accès,
• recherche rapide par code d’emballage,
• délais de conservation automatiques,
• copies de sauvegarde,
• liaison des rapports avec la déclaration.

En revanche, il devient risqué de conserver les fichiers uniquement dans les boîtes e-mail privées des employés.

Comment nommer les fichiers PPWR pour savoir encore, après cinq ans, ce qu’ils concernent ?

Le nom :

« deklaracja_final_final2.pdf »

n’est pas un bon système de gestion des versions.

Un nom de fichier pratique peut contenir :

code d’emballage + version + type de document + date.

Par exemple :

BX-01_V3_EU-DoC_2029-12-01.pdf

ou :

BX-01_V3_TestCompression_LAB123_2029-10-14.pdf

Il est encore préférable de conserver ces informations sous forme de métadonnées dans le système, afin qu’un changement de nom de fichier ne rompe pas les liens entre les documents.

Que doit contenir l’historique des versions de la déclaration PPWR ?

À chaque modification, il est utile de conserver au minimum :

• le numéro de version de la déclaration,
• sa date de délivrance,
• le type d’emballage,
• la version de l’emballage,
• le motif de la mise à jour,
• la personne chargée de l’approbation,
• la version liée de la documentation technique,
• la date de début d’utilisation,
• la date de retrait de la version précédente.

Cela permet de démontrer sans équivoque quelle déclaration était applicable à l’emballage mis sur le marché à une date donnée.

La conservation de la documentation PPWR n’a de sens que si elle peut être retrouvée rapidement

L’autorité de surveillance n’est pas tenue de s’intéresser au fait que l’entreprise « possède quelque part » le rapport approprié. Ce qui compte, c’est la possibilité de présenter le document pertinent concernant l’emballage indiqué.

Le PPWR prévoit l’obligation de coopérer avec les autorités et de transmettre les informations et la documentation requises.

Dans les cas appropriés, les dispositions prévoient également un court délai de 10 jours pour fournir les informations ou documents requis.

C’est pourquoi, lors de la conception de l’archive, il est utile de vérifier un scénario simple :

« L’autorité indique le code BX-01, le lot de septembre 2027 et demande le fondement de la déclaration. Pouvons-nous déterminer en quelques minutes la bonne version de la documentation ? »

À quoi doit ressembler un dossier documentaire reconstituable lors d’un contrôle ?

Faut-il conserver une documentation distincte pour chaque SKU ?

Cette règle ne peut pas être déduite uniquement du nombre de SKU.

Le type d’emballage et le champ d’application de l’évaluation de conformité sont déterminants.

Plusieurs SKU peuvent utiliser le même type d’emballage. À l’inverse, un carton apparemment identique peut exister en plusieurs versions de matériaux nécessitant un suivi distinct.

Le système de conservation doit donc reposer sur la relation suivante :

SKU → type d’emballage → version → documentation → déclaration.

Ainsi, il n’est pas nécessaire de copier inutilement le même rapport dans des centaines de dossiers SKU.

Comment archiver la documentation PPWR pour des centaines de types d’emballages ?

Avec un petit nombre de documents, une structure de répertoires bien organisée peut suffire.

Avec des centaines ou des milliers de variantes, ce sont toutefois les relations qui deviennent problématiques.

Un rapport peut concerner :

• un matériau,
• plusieurs types d’emballages,
• une version précise du fournisseur,
• une période définie.

Copier le même fichier dans 40 dossiers crée ensuite un problème : quelle copie est à jour ?

Un meilleur modèle est le suivant :

un document source → relations avec plusieurs emballages → enregistrement de la version et de la période de validité.

Comment élaborer une politique de conservation de la documentation PPWR ?

Une bonne procédure ne doit pas se limiter à la phrase « nous conservons les documents pendant 5 ou 10 ans ».

Elle doit définir :

1. quels documents sont soumis à l’archivage,
2. qui est responsable de leur enregistrement,
3. comment le type d’emballage est identifié,
4. comment les versions sont désignées,
5. comment sont enregistrées les dates de début et de fin d’application de la version,
6. comment est calculée la durée de conservation,
7. qui peut modifier les documents,
8. qui approuve la nouvelle version,
9. comment les copies de sauvegarde sont créées,
10. quelle est la procédure de transmission de la documentation à l’autorité,
11. à quel moment un document peut être définitivement supprimé.

Est-il utile de conserver la documentation plus longtemps que les 5 ou 10 ans requis ?

Le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages fixe les périodes de conservation requises, mais la politique interne de l’entreprise peut prévoir une conservation plus longue lorsqu’elle est justifiée pour des raisons commerciales ou juridiques.

Peuvent notamment être pertinents :

• la durée de vie du produit,
• des contrats à long terme avec les clients,
• des procédures de réclamation,
• d’autres réglementations sectorielles,
• des règles internes de qualité,
• une procédure de contrôle ou un litige en cours.

Il ne faut toutefois pas présenter une durée plus longue résultant de la procédure de l’entreprise comme une obligation supplémentaire imposée par le PPWR lui-même.

Erreurs les plus fréquentes dans la conservation de la documentation PPWR

• calculer les 5 ans à partir de la date d’établissement de la déclaration plutôt qu’à partir de l’événement pertinent de mise sur le marché ;
• supprimer l’ancienne version après l’établissement d’une nouvelle déclaration ;
• considérer les 5 ans comme une période de « validité » de la déclaration ;
• ne conserver que le PDF final sans les éléments de preuve ;
• ne pas indiquer à quelle version de l’emballage le rapport se rapporte ;
• écraser l’ancien fichier par une nouvelle spécification ;
• ne pas disposer d’un historique des changements de fournisseur ;
• ne pas relier les documents à la date d’application de la version ;
• conserver les fichiers uniquement dans la boîte e-mail d’un ancien salarié ;
• absence de copie de la déclaration du côté de l’importateur ;
• confondre la documentation technique avec les informations d’identification visées à l’article 22 ;
• absence de procédure permettant de reconstituer rapidement la documentation lors d’un contrôle.

Conservation de la documentation PPWR – liste de contrôle

1. Détermine si l’emballage est à usage unique ou réutilisable.
2. Attribue la période appropriée de 5 ou 10 ans.
3. Enregistre la date ou la période de mise sur le marché de la version concernée.
4. Conserve la déclaration UE de conformité.
5. Conserve la documentation technique sur laquelle elle repose.
6. Relie les rapports et les données des fournisseurs à une version précise.
7. Ne supprime pas l’ancienne documentation après une modification du produit.
8. Enregistre la date de fin d’utilisation de chaque révision.
9. Contrôle les obligations de l’importateur concernant la copie de la déclaration.
10. Conserve les données nécessaires à la traçabilité visée à l’article 22.
11. Mets en place des copies de sauvegarde.
12. Limite la possibilité d’écraser les documents approuvés.
13. Teste la possibilité de retrouver la documentation à partir du code et de la date.
14. Définis la responsabilité de la suppression définitive des documents après la période de conservation.

Quand vaut-il la peine d’automatiser la conservation de la documentation PPWR ?

Pour quelques emballages, l’archivage manuel est possible.

Le problème apparaît avec un portefeuille plus important, lorsqu’un type comporte plusieurs versions, plusieurs fournisseurs et de nombreux rapports applicables à différentes périodes.

La plus grande valeur du système ne réside alors pas dans le simple stockage de fichiers, mais dans la possibilité de reconstituer l’historique de conformité.

Il devrait être possible de suivre le parcours suivant :

type d’emballage → version → période d’utilisation → fournisseur → preuve → documentation technique → déclaration → durée de conservation.

Durée de conservation de la déclaration et de la documentation PPWR – principales conclusions

Pour les emballages à usage unique, la période de conservation de base de la documentation technique et de la déclaration UE de conformité est de 5 ans. Pour les emballages réutilisables, elle est de 10 ans.

La référence est la mise sur le marché de l’emballage. Le système d’archivage doit donc connaître non seulement la date de création du document, mais aussi la version de l’emballage et la période de son utilisation effective.

Une nouvelle déclaration n’efface pas l’historique de la précédente. Un changement de fournisseur, de matériau ou de conception peut nécessiter une nouvelle évaluation, mais les documents plus anciens doivent rester disponibles pour les emballages auxquels ils se rapportaient auparavant.

En pratique, le modèle le plus sûr est le suivant :

emballage → version → période de mise sur le marché → documentation → déclaration → archive → durée de conservation.

FAQ – conservation de la déclaration et de la documentation PPWR

Sources

r Base juridique :r r Règlement (UE) 2025/40 du Parlement européen et du Conseil relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – EUR-Lexr r

L’article s’appuie notamment sur :

r
• l’art. 15 – obligations du fabricant, y compris la conservation de la documentation technique et de la déclaration UE de conformité,
r
• l’art. 17 – mandataire et possibilité de conserver les documents à la disposition des autorités,
r
• l’art. 18 – obligations de l’importateur, y compris la conservation d’une copie de la déclaration de conformité et la garantie de disponibilité de la documentation,
r
• l’art. 22 – identification des opérateurs économiques et période de conservation des informations relatives à la chaîne d’approvisionnement,
r
• l’art. 38 – procédure d’évaluation de la conformité,
r
• l’art. 39 – déclaration UE de conformité,
r
• annexe VII – documentation technique et procédure d’évaluation de la conformité,
r
• annexe VIII – structure de la déclaration UE de conformité.
r