Per quanto tempo conservare la dichiarazione e la documentazione PPWR?

Per quanto tempo conservare la documentazione tecnica e la dichiarazione PPWR?

L’articolo 15 del PPWR prevede due periodi di conservazione di base, in funzione della natura dell’imballaggio.

Questa è la regola di base da integrare nella procedura di conservazione della documentazione PPWR.

Tuttavia, questa tabella non deve essere considerata un’autorizzazione automatica a eliminare tutti i file cinque anni dopo la creazione della prima dichiarazione. Per i prodotti che rimangono a lungo sul mercato, occorre considerare anche i successivi momenti di immissione sul mercato degli imballaggi e la cronologia delle singole versioni.

Da quando calcolare i 5 o 10 anni di conservazione della documentazione PPWR?

Per la documentazione tecnica e la dichiarazione del fabbricante, il riferimento è l’immissione dell’imballaggio sul mercato, non la data di creazione del file PDF, la data di esecuzione della prova o la data di firma del contratto con il fornitore.

Questa distinzione è molto importante.

La documentazione può essere preparata a giugno, la dichiarazione firmata a luglio e il primo imballaggio oggetto di tale valutazione immesso sul mercato solo a settembre.

Non si dovrebbe quindi costruire un sistema di conservazione basandosi esclusivamente sul campo:

«data di creazione del documento».

Il sistema dovrebbe conoscere anche il periodo durante il quale una determinata versione dell’imballaggio è stata effettivamente immessa sul mercato.

Cosa significa «immissione sul mercato» nel PPWR?

L’immissione sul mercato indica la prima messa a disposizione di un imballaggio sul mercato dell’Unione.

Il PPWR distingue la prima immissione sul mercato di un imballaggio dalla sua successiva messa a disposizione da parte di altri operatori della catena.

Ciò è importante nel calcolo dei periodi di conservazione, poiché non si deve calcolare automaticamente un nuovo periodo di cinque anni a ogni successiva rivendita dello stesso esemplare da parte di un grossista o di un dettagliante.

D’altra parte, nella produzione in serie, le unità successive di un determinato tipo possono essere immesse sul mercato per un lungo periodo. Pertanto, un sistema pratico di archiviazione dovrebbe tenere conto della storia di validità di una specifica versione, e non solo della data di avvio iniziale del progetto.

Che cosa deve conservare esattamente il fabbricante ai sensi del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio?

L’obbligo non riguarda esclusivamente la dichiarazione di conformità finale. Il fabbricante dovrebbe conservare anche la documentazione tecnica che costituisce la base per dimostrare la conformità.

In pratica, per un determinato tipo di imballaggio, l’archivio può comprendere:

• la dichiarazione di conformità UE,
• la descrizione e l’identificazione del tipo di imballaggio,
• la specifica tecnica,
• i disegni e la documentazione di progettazione,
• le informazioni sulla composizione dei materiali,
• i documenti relativi ai componenti,
• i rapporti di prova,
• i calcoli e i risultati delle valutazioni,
• le informazioni sulle norme e sulle specifiche applicate,
• i documenti ricevuti dai fornitori,
• le valutazioni relative ai pertinenti requisiti del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio,
• la cronologia delle modifiche che incidono sulla conformità.

Non tutti questi documenti devono essere presenti nella stessa forma per ogni imballaggio. L’ambito dovrebbe corrispondere al tipo specifico e ai requisiti ad esso applicabili.

Allegato VII del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio: che cosa non conviene separare dalla documentazione tecnica?

L’allegato VII descrive la procedura di valutazione della conformità e l’ambito della documentazione tecnica.

Dal punto di vista dell’archiviazione, è fondamentale poter ricostruire l’intero processo di valutazione.

Dopo alcuni anni, l’azienda dovrebbe essere in grado di rispondere:

• a quale imballaggio si riferiva il rapporto,
• quale versione del materiale era utilizzata in quel momento,
• quale requisito è stato valutato,
• secondo quale metodo,
• quale è stato il risultato,
• chi ha approvato la valutazione,
• quale dichiarazione è stata redatta su tale base.

Una semplice cartella contenente diverse decine di rapporti PDF senza collegamento al tipo e alla versione dell’imballaggio non garantisce tale tracciabilità.

È necessario conservare le vecchie versioni delle dichiarazioni di conformità?

Sì: se una dichiarazione precedente riguardava imballaggi già immessi sul mercato ed è ancora nel periodo di conservazione richiesto, non deve essere eliminata solo perché è stata preparata una nuova versione.

Immaginiamo:

• la versione dell’imballaggio V1 è in vigore dal 2026 al 2028,
• da marzo 2028 l’azienda modifica il materiale e passa a V2,
• per V2 è stata effettuata una nuova valutazione ed è stata rilasciata una nuova dichiarazione.

La documentazione V1 può essere ancora necessaria per dimostrare la conformità degli imballaggi immessi sul mercato in precedenza.

La sostituzione della dichiarazione V1 con il documento V2 non fa sì che la storia della variante precedente cessi di esistere.

La dichiarazione ai sensi del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio è «valida per 5 anni»?

Il periodo di conservazione non deve essere interpretato in questo modo.

Cinque o dieci anni costituiscono un obbligo di conservazione della documentazione, non un periodo garantito di immutabilità della dichiarazione.

La dichiarazione può richiedere un aggiornamento molto prima, se cambia, ad esempio:

• il materiale dell’imballaggio,
• la progettazione,
• il rivestimento,
• l’etichetta rilevante per la valutazione,
• la chiusura,
• il fornitore e le proprietà del materiale,
• la norma o la specifica alla base della valutazione,
• il requisito del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio applicabile all’imballaggio.

Può quindi esistere una dichiarazione che deve essere sostituita dopo alcuni mesi, ma la cui vecchia versione deve comunque essere archiviata per il periodo richiesto.

Per quanto tempo l’importatore conserva la dichiarazione di conformità ai sensi del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio?

L’importatore ha un proprio obbligo relativo alla copia della dichiarazione di conformità UE.

L’articolo 18 prevede che l’importatore conservi una copia della dichiarazione per il periodo appropriato:

• 5 anni per gli imballaggi monouso,
• 10 anni per gli imballaggi riutilizzabili.

L’importatore dovrebbe inoltre garantire che la documentazione tecnica possa essere messa a disposizione delle autorità competenti.

Si tratta di una distinzione importante: l’importatore non deve necessariamente essere il soggetto che ha originariamente redatto l’intera documentazione tecnica, se non è il fabbricante. Deve tuttavia organizzare il processo in modo che l’autorità non si senta dire:

«I documenti sono presso il produttore in Cina e non sappiamo se riusciremo a ottenerli.»

L’importatore deve disporre internamente dell’intera documentazione tecnica?

Il PPWR distingue tra la conservazione di una copia della dichiarazione e la garanzia della disponibilità della documentazione tecnica.

Pertanto, nella procedura di importazione è opportuno distinguere:

Dal punto di vista della gestione del rischio, l’importatore può naturalmente decidere di conservare una parte maggiore della documentazione nel proprio sistema, anche se determinati materiali restano formalmente presso il fabbricante.

Il mandatario può conservare la documentazione PPWR?

L’articolo 17 consente al fabbricante di designare un mandatario mediante mandato scritto.

Uno dei compiti affidati al mandatario può essere tenere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato, per il periodo richiesto, la dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica.

Non si devono tuttavia confondere la conservazione e la messa a disposizione dei documenti con l’obbligo di redigerli originariamente.

La redazione della documentazione tecnica resta parte degli obblighi del fabbricante e non può essere semplicemente «trasferita» al mandatario come modo per sottrarsi alla responsabilità.

Art. 22 PPWR – 5 e 10 anni riguardano anche la tracciabilità

La conservazione della documentazione tecnica non è l’unico obbligo di conservazione previsto dal PPWR.

L’articolo 22 richiede che gli operatori economici possano, su richiesta delle autorità di vigilanza del mercato, identificare i pertinenti soggetti della catena di approvvigionamento.

Ciò riguarda, tra l’altro, la possibilità di stabilire:

• chi ha fornito all’azienda un determinato imballaggio o prodotto imballato,
• a chi l’azienda ha successivamente fornito tale imballaggio o prodotto.

Anche per le informazioni di identificazione il PPWR applica il periodo di:

• 5 anni per gli imballaggi monouso,
• 10 anni per gli imballaggi riutilizzabili.

Si tratta tuttavia di un obbligo distinto dalla conservazione della documentazione tecnica.

Documentazione tecnica e tracciabilità: cosa non confondere?

Un’azienda può disporre di un eccellente rapporto di laboratorio e avere comunque problemi durante un controllo se non è in grado di indicare a quale variante di materiale si riferiva il rapporto.

Il cambio di fornitore non è un motivo per eliminare la vecchia documentazione

Se il precedente fornitore ha fornito imballaggi che sono stati immessi sul mercato, la documentazione relativa a tali varianti può essere ancora necessaria.

Esempio:

• fino a dicembre 2027 il cartone è fornito dall’azienda A,
• da gennaio 2028 lo stesso formato proviene dall’azienda B,
• il nuovo materiale ha una grammatura e una specifica leggermente diverse.

In questa situazione è opportuno creare una nuova revisione dell’imballaggio e conservare i documenti dell’azienda A nella versione storica, invece di sostituirli con i documenti dell’azienda B.

Durante un controllo successivo potrebbe essere necessario dimostrare la conformità di una partita immessa sul mercato quando il primo fornitore era ancora in attività.

Modifica del materiale o della struttura: una nuova valutazione non annulla quella precedente

Se la modifica può incidere sulla conformità, l’articolo 15 richiede che sia presa in considerazione nel sistema di conformità della produzione.

In pratica, è quindi opportuno gestire la documentazione secondo il modello:

tipo di imballaggio → versione → periodo di validità → documentazione → dichiarazione.

Ad esempio:

In questo modo non sarà poi necessario indovinare quale rapporto corrispondeva a quale partita di imballaggi.

Come calcolare il periodo di conservazione se lo stesso tipo di imballaggio è venduto per diversi anni?

È uno dei problemi pratici che la sola formula «5 anni dall’immissione sul mercato» non risolve.

Se la stessa versione di imballaggio viene immessa sul mercato non una sola volta, ma regolarmente per tre anni, l’azienda non dovrebbe impostare l’eliminazione automatica della documentazione cinque anni dopo il primo giorno di vendita.

In pratica, un modello di gestione sicuro consiste nel registrare per ogni versione:

• la data di inizio dell’immissione sul mercato,
• la data di cessazione dell’immissione sul mercato di tale versione,
• la data limite di conservazione della documentazione.

In questo modo, i documenti relativi alle unità immesse sul mercato in un secondo momento non saranno eliminati troppo presto.

La documentazione PPWR può essere eliminata dopo la fine delle vendite?

Non subito.

La fine delle vendite o della produzione non comporta automaticamente la cessazione dell’obbligo di conservazione per gli imballaggi già immessi sul mercato.

La documentazione deve rimanere disponibile per il periodo richiesto.

Ciò è particolarmente importante quando:

• il prodotto è ancora presso i distributori,
• è in corso un reclamo o un’indagine,
• un’autorità esamina un lotto precedente,
• il fornitore ha cessato l’attività,
• l’azienda ha cambiato sistema informatico.

La migrazione del sistema o la cessazione della collaborazione con un fornitore non può comportare la perdita della documentazione richiesta.

La documentazione PPWR deve essere conservata su carta?

Il regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio non richiede di creare un archivio di raccoglitori come fine a sé stesso.

In pratica, la documentazione può essere gestita elettronicamente, purché rimanga disponibile, leggibile, attribuibile in modo univoco e protetta da modifiche non controllate o dalla perdita.

Un sistema digitale presenta persino diversi vantaggi:

• versionamento più semplice,
• cronologia delle modifiche,
• controllo degli accessi,
• ricerca rapida per codice dell’imballaggio,
• termini di conservazione automatici,
• copie di sicurezza,
• collegamento dei rapporti alla dichiarazione.

Diventa invece rischiosa la situazione in cui i file sono conservati solo nelle caselle e-mail private dei dipendenti.

Come denominare i file PPWR per sapere ancora, dopo cinque anni, a cosa si riferiscono?

Il nome:

„deklaracja_final_final2.pdf”

non è un buon sistema di versionamento.

Un nome file pratico può contenere:

codice dell’imballaggio + versione + tipo di documento + data.

Ad esempio:

BX-01_V3_EU-DoC_2029-12-01.pdf

oppure:

BX-01_V3_TestCompression_LAB123_2029-10-14.pdf

È ancora meglio conservare queste informazioni come metadati nel sistema, affinché la modifica del nome del file non interrompa le relazioni tra i documenti.

Cosa deve contenere la cronologia delle versioni della dichiarazione PPWR?

Per ogni modifica è opportuno conservare almeno:

• il numero di versione della dichiarazione,
• la data di emissione,
• il tipo di imballaggio,
• la versione dell’imballaggio,
• il motivo dell’aggiornamento,
• la persona che approva,
• la versione correlata della documentazione tecnica,
• la data di inizio dell’utilizzo,
• la data di ritiro della versione precedente.

In questo modo è possibile dimostrare in modo univoco quale dichiarazione fosse pertinente per un imballaggio immesso sul mercato in una determinata data.

La conservazione della documentazione PPWR ha senso solo se può essere reperita rapidamente

L’autorità di vigilanza non deve necessariamente essere interessata al fatto che l’azienda possieda „da qualche parte” il rapporto appropriato. Ciò che conta è la possibilità di presentare il materiale corretto relativo all’imballaggio indicato.

Il regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio prevede l’obbligo di cooperare con le autorità e di fornire le informazioni e la documentazione richieste.

Nei casi pertinenti, le disposizioni prevedono anche un termine breve di 10 giorni per fornire le informazioni o i documenti richiesti.

Per questo, nella progettazione dell’archivio, vale la pena verificare un semplice scenario:

«L’autorità indica il codice BX-01, il lotto di settembre 2027 e chiede il fondamento della dichiarazione. Siamo in grado di individuare in pochi minuti la versione corretta della documentazione?»

Come dovrebbe essere strutturato un pacchetto di documenti ricostruibile durante un controllo?

È necessario conservare documentazione separata per ogni SKU?

Non è possibile dedurre tale regola esclusivamente dal numero di SKU.

Sono determinanti il tipo di imballaggio e l’ambito della valutazione della conformità.

Più SKU possono utilizzare lo stesso tipo di imballaggio. D’altra parte, un cartone apparentemente identico può esistere in più versioni di materiale che richiedono una tracciabilità separata.

Il sistema di conservazione dovrebbe quindi basarsi sulla relazione:

SKU → tipo di imballaggio → versione → documentazione → dichiarazione.

In questo modo non è necessario copiare inutilmente lo stesso rapporto in centinaia di cartelle SKU.

Come archiviare la documentazione PPWR con centinaia di tipi di imballaggio?

Con un numero ridotto di documenti si può utilizzare una struttura di cartelle ben organizzata.

Con centinaia o migliaia di varianti, tuttavia, le relazioni diventano il problema.

Un rapporto può riguardare:

• un solo materiale,
• più tipi di imballaggio,
• una versione specifica del fornitore,
• un determinato intervallo temporale.

Copiare lo stesso file in 40 cartelle genera in seguito un problema: quale copia è aggiornata?

Un modello migliore è:

un documento sorgente → relazioni con più imballaggi → registrazione della versione e del periodo di validità.

Come creare una politica di conservazione della documentazione PPWR?

Una buona procedura non dovrebbe limitarsi alla frase «conserviamo i documenti per 5 o 10 anni».

Dovrebbe definire:

1. quali documenti sono soggetti ad archiviazione,
2. chi è responsabile della loro registrazione,
3. come viene identificato il tipo di imballaggio,
4. come vengono contrassegnate le versioni,
5. come viene registrata la data di inizio e fine dell’applicazione della versione,
6. come viene calcolato il periodo di conservazione,
7. chi può modificare i documenti,
8. chi approva una nuova versione,
9. come vengono create le copie di sicurezza,
10. come si svolge la procedura di trasmissione della documentazione all’autorità,
11. quando un documento può essere definitivamente eliminato.

Vale la pena conservare la documentazione più a lungo dei 5 o 10 anni richiesti?

Il regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio stabilisce i periodi di conservazione richiesti, ma la politica interna dell’azienda può prevedere una conservazione più lunga, se vi è una giustificazione commerciale o giuridica.

Possono essere rilevanti, tra l’altro:

• ciclo di vita del prodotto,
• contratti a lungo termine con i clienti,
• procedimenti di reclamo,
• altre normative settoriali,
• regole interne di qualità,
• un procedimento di controllo o una controversia in corso.

Tuttavia, non si deve presentare un periodo più lungo derivante dalla procedura aziendale come un obbligo aggiuntivo del PPWR stesso.

Errori più comuni nella conservazione della documentazione PPWR

• calcolare i 5 anni dalla data di redazione della dichiarazione anziché dal pertinente evento di immissione sul mercato;
• eliminare la vecchia versione dopo l’emissione di una nuova dichiarazione;
• considerare i 5 anni come periodo di «validità» della dichiarazione;
• conservare esclusivamente il PDF finale senza la documentazione probatoria;
• mancanza di informazioni sulla versione dell’imballaggio cui si riferisce il rapporto;
• sovrascrivere il vecchio file con una nuova specifica;
• mancanza della cronologia delle modifiche del fornitore;
• mancanza di collegamento tra i documenti e la data di applicazione della versione;
• conservare i file solo nella casella e-mail di un ex dipendente;
• mancanza di una copia della dichiarazione presso l’importatore;
• confondere la documentazione tecnica con le informazioni identificative di cui all’articolo 22;
• mancanza di una procedura per il rapido recupero della documentazione durante un controllo.

Conservazione della documentazione PPWR – lista di controllo

1. Stabilisci se l’imballaggio è monouso o riutilizzabile.
2. Assegna il periodo appropriato di 5 o 10 anni.
3. Registra la data o il periodo di immissione sul mercato della specifica versione.
4. Conserva la dichiarazione di conformità UE.
5. Conserva la documentazione tecnica su cui essa si basa.
6. Collega i rapporti e i dati dei fornitori a una versione specifica.
7. Non eliminare la vecchia documentazione dopo una modifica del prodotto.
8. Registra la data di cessazione dell’utilizzo di ciascuna revisione.
9. Verifica gli obblighi dell’importatore relativi alla copia della dichiarazione.
10. Conserva i dati necessari per la tracciabilità di cui all’articolo 22.
11. Implementa copie di sicurezza.
12. Limita la possibilità di sovrascrivere i documenti approvati.
13. Verifica la possibilità di reperire la documentazione tramite codice e data.
14. Definisci la responsabilità dell’eliminazione definitiva dei documenti al termine del periodo di conservazione.

Quando vale la pena automatizzare la conservazione della documentazione PPWR?

Per pochi imballaggi, l’archiviazione manuale è possibile.

Il problema si presenta con un portafoglio più ampio, quando una tipologia ha diverse versioni, più fornitori e molti rapporti validi in periodi diversi.

Il valore principale del sistema non è quindi il semplice archivio di file, ma la possibilità di ricostruire la cronologia della conformità.

Dovrebbe essere possibile seguire il percorso:

tipo di imballaggio → versione → periodo di utilizzo → fornitore → prova → documentazione tecnica → dichiarazione → termine di conservazione.

Per quanto tempo conservare la dichiarazione e la documentazione PPWR – conclusioni principali

Per gli imballaggi monouso, il periodo base di conservazione della documentazione tecnica e della dichiarazione di conformità UE è di 5 anni. Per gli imballaggi riutilizzabili, è di 10 anni.

Il riferimento è l’immissione dell’imballaggio sul mercato. Pertanto, il sistema di archiviazione dovrebbe conoscere non solo la data di creazione del documento, ma anche la versione dell’imballaggio e il periodo del suo effettivo utilizzo.

Una nuova dichiarazione non cancella la cronologia di quella precedente. Una modifica del fornitore, del materiale o della struttura può richiedere una nuova valutazione, ma i documenti precedenti dovrebbero rimanere disponibili per gli imballaggi a cui si riferivano in precedenza.

In pratica, il modello più sicuro è:

imballaggio → versione → periodo di immissione sul mercato → documentazione → dichiarazione → archivio → termine di conservazione.

FAQ – conservazione della dichiarazione e della documentazione PPWR

Fonti

r Base giuridica:r r Regolamento (UE) 2025/40 del Parlamento europeo e del Consiglio sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio – EUR-Lexr r

Nell’articolo sono stati utilizzati in particolare:

r
• art. 15 – obblighi del fabbricante, compresa la conservazione della documentazione tecnica e della dichiarazione UE di conformità,
r
• art. 17 – rappresentante autorizzato e possibilità di conservare i documenti a disposizione delle autorità,
r
• art. 18 – obblighi dell’importatore, compresa la conservazione di una copia della dichiarazione di conformità e la garanzia della disponibilità della documentazione,
r
• art. 22 – identificazione degli operatori economici e periodo di conservazione delle informazioni sulla catena di fornitura,
r
• art. 38 – procedura di valutazione della conformità,
r
• art. 39 – dichiarazione UE di conformità,
r
• Allegato VII – documentazione tecnica e procedura di valutazione della conformità,
r
• Allegato VIII – struttura della dichiarazione UE di conformità.
r