Quels documents faut-il recueillir auprès du fournisseur pour la déclaration de conformité au règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ?

Quels documents du fournisseur sont nécessaires pour le PPWR ? Liste de contrôle rapide

Il n’existe pas de « pack de documents PPWR » universel adapté à chaque emballage. Le point de départ devrait être la collecte d’informations permettant d’identifier l’emballage, de reconstituer sa conception et de démontrer le respect des exigences applicables au type d’emballage concerné.

Une telle liste constitue un point de départ. Il ne faut pas exiger automatiquement tous les certificats et essais possibles de chaque fournisseur. L’étendue des preuves doit correspondre aux exigences applicables au type d’emballage concerné.

Art. 16 PPWR : le fournisseur est tenu de transmettre les informations et la documentation

La base juridique pour demander des données au fournisseur est l’article 16 du règlement (UE) 2025/40. Cette disposition prévoit que les fournisseurs d’emballages ou de matériaux d’emballage fournissent au fabricant toutes les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité des emballages et des matériaux d’emballage avec le PPWR. Le règlement mentionne expressément la documentation technique définie à l’annexe VII et requise au titre des dispositions pertinentes des articles 5 à 11. Les informations peuvent être fournies sur papier ou par voie électronique, dans une langue aisément compréhensible par le fabricant. Dans le cas d’emballages sensibles au contact, lorsque d’autres actes du droit de l’Union sont également applicables, la documentation appropriée découlant de ces dispositions peut faire partie du lot d’informations fourni aux fins du PPWR. Le texte complet du règlement peut être consulté sur EUR-Lex – règlement (UE) 2025/40 .

Les documents du fournisseur ne transfèrent pas la responsabilité de la déclaration PPWR

L’obtention de documents auprès du fournisseur ne signifie pas automatiquement que la responsabilité de la conformité est transférée au fournisseur. Il faut d’abord déterminer qui, dans le cas considéré, est le fabricant au sens des dispositions relatives à la conformité des emballages. Conformément à l’art. 15 du PPWR, le fabricant, avant de mettre l’emballage sur le marché, réalise ou fait réaliser la procédure d’évaluation de la conformité prévue à l’art. 38 et établit la documentation technique conformément à l’annexe VII. Après avoir démontré la conformité, il établit la déclaration UE de conformité sur la base de l’art. 39. L’art. 39, paragraphe 4, est particulièrement important : en établissant la déclaration UE de conformité, le fabricant assume la responsabilité de la conformité de l’emballage aux exigences du PPWR. Le document reçu du fournisseur peut donc constituer une preuve importante, mais il convient d’en vérifier la portée et de déterminer s’il concerne exactement l’emballage ou le composant que vous utilisez.

1. Commencez par identifier clairement l’emballage

Chaque document doit pouvoir être associé sans ambiguïté à un emballage, matériau ou composant précis. Un rapport de laboratoire concernant une « bouteille en PET » a peu de valeur si l’entreprise n’est pas en mesure de démontrer à quelle bouteille précise du catalogue du fournisseur il se rapporte. Il est utile de recueillir au minimum :

• la désignation commerciale de l’emballage ou du composant,
• le code produit du fournisseur,
• le code interne d’emballage utilisé dans votre entreprise,
• le type et le format de l’emballage,
• les dimensions et la masse,
• la version ou la révision de la spécification,
• des informations sur l’usage prévu de l’emballage,
• la date de validité du document ou de la version du produit.

L’art. 15, paragraphe 5, du PPWR exige également que l’emballage porte un type, un numéro de lot, un numéro de série ou tout autre élément permettant son identification ou, si cela n’est pas possible en raison de la taille ou de la nature de l’emballage, que les informations appropriées figurent dans un document d’accompagnement.

2. Demandez la spécification technique et la composition matérielle de l’emballage

La spécification technique est l’un des documents de base pour l’évaluation de la conformité. Elle doit permettre de comprendre de quoi et comment l’emballage est fabriqué. Selon sa conception, il est utile de recueillir des informations sur le matériau principal, les différentes couches, les additifs, les éléments de fermeture, les étiquettes et les autres composants ayant une incidence sur les propriétés de l’emballage. L’annexe VII du PPWR exige que la documentation technique couvre notamment, lorsque cela est applicable, les matériaux des composants. La simple mention « emballage en plastique » ne constitue donc généralement pas un niveau d’information suffisant pour une documentation technique fiable.

3. Recueillez les dessins techniques et les informations sur la conception

L’annexe VII mentionne également la conception, les dessins de fabrication et les descriptions nécessaires à leur compréhension. Cela ne signifie pas dans tous les cas qu’il est nécessaire d’obtenir l’intégralité de la documentation technologique confidentielle du fournisseur. La documentation doit toutefois permettre d’évaluer la conformité de l’emballage précis et de reconstituer les principaux paramètres de sa conception. Pour un emballage à plusieurs éléments, il est utile d’identifier séparément, par exemple, le corps, la fermeture, l’étiquette, le manchon, l’insert ou d’autres éléments, s’ils sont pertinents pour l’évaluation des exigences.

4. Rapports d’essais : vérifiez non seulement le résultat, mais aussi le champ de l’essai

L’annexe VII mentionne les rapports d’essais comme élément de la documentation technique, lorsqu’ils sont applicables. Cela ne signifie toutefois pas que chaque emballage doit automatiquement subir le même ensemble d’essais en laboratoire. L’art. 35 du PPWR exige que les essais, mesures et calculs utilisés pour démontrer la conformité soient réalisés au moyen de méthodes fiables, précises et reproductibles et tiennent compte de l’état de la technique généralement reconnu. Lors de la réception d’un rapport du fournisseur, vérifiez :

• qui a réalisé l’essai,
• quel échantillon concerne le rapport,
• si le code de l’échantillon correspond à l’emballage acheté,
• quelle méthode a été appliquée,
• quels paramètres ont été examinés,
• quand l’essai a été réalisé,
• si le matériau ou le procédé a changé depuis l’essai,
• si le résultat démontre effectivement le niveau de conformité requis.

Un simple fichier PDF intitulé « certificate » ne doit pas être considéré comme une preuve suffisante sans vérification de sa portée.

5. Les normes harmonisées et les spécifications techniques doivent également être documentées

La documentation technique doit indiquer sur quelle base la conformité a été évaluée. L’annexe VII énumère notamment les normes harmonisées, les spécifications communes et d’autres spécifications techniques appropriées utilisées pour les mesures ou les calculs. Si le fournisseur déclare la conformité sur la base d’une norme spécifique, il convient de déterminer si celle-ci a été appliquée dans son intégralité ou seulement en partie. Si la norme ou la spécification commune n’a pas été appliquée, la documentation doit décrire la solution adoptée pour satisfaire à l’exigence correspondante.

6. Les emballages destinés au contact des denrées alimentaires peuvent nécessiter une documentation supplémentaire

Pour les emballages sensibles au contact, l’ensemble des documents ne se limite pas au seul PPWR. L’art. 16, paragraphe 2, indique que, lorsque cela est applicable, la documentation et les informations requises en vertu d’autres actes juridiques de l’UE concernant ces emballages doivent faire partie des informations fournies au fabricant. Il convient donc de déterminer l’utilisation réelle de l’emballage avant de préparer une liste de contrôle pour le fournisseur. Un ensemble de preuves différent peut être nécessaire pour un carton de transport, un autre pour un flacon cosmétique, et un autre encore pour un matériau destiné au contact direct des denrées alimentaires.

7. Recyclabilité, réduction et réemploi : vérifiez la date applicable

Le PPWR comprend un ensemble d’exigences concernant notamment la recyclabilité, la réduction des emballages, la teneur en matières recyclées et le réemploi. Toutes les obligations ne s’appliquent toutefois pas à partir du 12 août 2026. La liste des documents à demander au fournisseur doit donc être établie non seulement selon le matériau, mais aussi selon les exigences applicables à un type d’emballage donné à un moment précis. L’annexe VII elle-même prévoit notamment une description qualitative de la manière dont les évaluations pertinentes prévues aux art. 6, 10 et 11 ont été réalisées. Avec l’entrée en vigueur d’exigences supplémentaires et d’actes d’exécution, l’étendue des données nécessaires peut donc évoluer.

Suffit-il de demander au fournisseur une « déclaration de conformité PPWR » ?

Pas toujours. Si le fournisseur est le fabricant d’un type d’emballage fini et a correctement réalisé l’évaluation de la conformité, sa déclaration UE de conformité peut être un document très important. Elle doit toutefois correspondre au modèle et aux exigences du PPWR et identifier sans ambiguïté l’emballage concerné. En revanche, si vous achetez auprès du fournisseur uniquement un matériau ou un composant, par exemple une matière première donnée ou un élément d’un emballage plus grand, la situation peut être différente. Vous avez alors principalement besoin de données et d’une documentation permettant d’utiliser ce composant dans l’évaluation de la conformité de l’emballage final. Par conséquent, au lieu d’envoyer à tous les partenaires commerciaux une seule question : « Veuillez fournir un certificat PPWR », il est préférable de préciser quelles informations concrètes vous sont nécessaires et à quel type d’emballage elles seront attribuées.

Que recueillir auprès d’un fournisseur hors UE ? Les obligations de l’importateur sont plus étendues

L’importateur ne doit pas supposer que sa responsabilité se limite à recevoir un seul document d’un fabricant étranger. L’art. 18 du PPWR exige, avant la mise sur le marché de l’emballage, de vérifier notamment que le fabricant a réalisé la procédure d’évaluation de la conformité et établi une documentation technique conforme à l’annexe VII. L’importateur doit également conserver une copie de la déclaration UE de conformité et veiller à ce que la documentation technique puisse être mise à la disposition des autorités compétentes sur demande. En pratique, lors de l’importation directe d’emballages ou de produits emballés depuis des pays hors UE, il convient de déterminer dès l’étape d’achat si le partenaire étranger sera en mesure de fournir des données techniques complètes, identifiables et à jour.

Que faire si le fournisseur ne dispose pas des documents requis par le PPWR ?

L’absence de documents ne doit pas être « corrigée » par l’établissement d’une déclaration sans preuves. La déclaration de conformité est le résultat du processus d’évaluation de la conformité, et non son substitut. Si la documentation est incomplète :

1. détermine précisément quelle information ou quel élément de preuve manque,
2. indique au fournisseur l’emballage ou le composant concerné par la demande,
3. demande la documentation sur la base de l’article 16 du PPWR,
4. vérifie si l’absence peut être comblée par un autre élément de preuve fiable,
5. si nécessaire, réalise l’évaluation, la mesure ou l’essai approprié,
6. ne finalise pas l’évaluation de la conformité tant que tu ne disposes pas d’une base suffisante pour démontrer le respect des exigences applicables.

Une situation particulièrement risquée est celle où l’entreprise dispose d’une déclaration, mais ne peut pas démontrer sur quelle documentation technique elle repose.

Comment vérifier si un document du fournisseur convient réellement à la documentation PPWR ?

Les éléments essentiels sont le champ d’application, la traçabilité et l’actualité. Il est utile d’évaluer chaque document reçu selon le même ensemble de questions.

Un changement de fournisseur, de matériau ou de conception peut nécessiter une nouvelle évaluation

L’article 15, paragraphe 4, du PPWR exige de tenir compte des modifications de conception, des caractéristiques de l’emballage ainsi que des normes et spécifications pertinentes sur la base desquelles la conformité est déclarée. Si le changement peut avoir une incidence sur la conformité de l’emballage, une nouvelle évaluation doit être réalisée conformément à l’article 38. Il est donc utile de convenir avec le fournisseur, dans le processus d’achat, d’un mécanisme d’information sur les changements. Il ne suffit pas de recueillir les documents une seule fois et de les conserver indéfiniment, indépendamment des modifications ultérieures. Les changements nécessitant un examen peuvent notamment concerner :

• le fournisseur de matériau,
• le type de matériau ou la formulation,
• la masse de l’emballage,
• la conception et les dimensions,
• les couches ou les composants,
• le procédé de fabrication influant sur les caractéristiques,
• les normes ou spécifications appliquées.

Comment gérer les documents des fournisseurs lorsque l’entreprise a des centaines de SKU ?

À plus grande échelle, le problème n’est plus le simple stockage des fichiers, mais l’association de la preuve adéquate au bon type d’emballage. Un type d’emballage peut être utilisé pour de nombreux produits ou SKU. À l’inverse, un même produit peut utiliser plusieurs éléments d’emballage provenant de différents fournisseurs. Il est donc utile de construire la relation suivante : fournisseur → composant → type d’emballage → version → documentation technique → évaluation de la conformité → déclaration. Ce modèle permet de répondre non seulement à la question « avons-nous ce PDF ? », mais surtout à la question « pour quels emballages ce document constitue-t-il la base de la conformité ? ».

La documentation PPWR doit pouvoir être retrouvée lors d’un contrôle

L’article 15, paragraphe 10, du PPWR prévoit que, à la suite d’une demande dûment motivée d’une autorité nationale, les informations et documents nécessaires pour démontrer la conformité doivent être fournis dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la demande. Le fabricant doit donc être en mesure de passer rapidement d’un emballage précis à la documentation technique et aux preuves sur lesquelles repose l’évaluation de la conformité. Un délai analogue est prévu pour les importateurs à l’article 18, paragraphe 8. C’est l’une des raisons pour lesquelles le stockage de centaines de fichiers dans des dossiers, boîtes e-mail et feuilles de calcul incohérents peut devenir un problème organisationnel.

Combien de temps faut-il conserver la documentation technique et la déclaration PPWR ?

Conformément à l’article 15, paragraphe 3, la documentation technique et la déclaration UE de conformité sont conservées :

• 5 ans à compter de la mise sur le marché pour les emballages à usage unique ;
• 10 ans à compter de la mise sur le marché pour les emballages réutilisables.

Il est également utile de conserver les informations sur la version de la documentation, sa période de validité et les emballages auxquels elle s’appliquait.

Erreurs les plus fréquentes lors de la collecte de documents auprès des fournisseurs

La plus grande erreur consiste à traiter la documentation PPWR comme un ensemble de certificats aléatoires. Les documents doivent constituer un ensemble cohérent de preuves pour un type d’emballage donné.

• demander uniquement un « certificat PPWR » sans en préciser le champ d’application,
• absence d’identifiant d’emballage sur les documents,
• conserver des rapports sans indication de la variante concernée,
• absence de contrôle des versions de la documentation,
• absence d’informations sur les modifications apportées par le fournisseur,
• considérer automatiquement un seul rapport comme la preuve de toutes les exigences,
• confondre la documentation technique avec la seule déclaration de conformité,
• absence de lien entre l’emballage et les produits ou SKU dans lesquels il est utilisé.

À quoi doit ressembler le processus de collecte de la documentation PPWR auprès des fournisseurs ?

Pour un grand nombre d’emballages, un processus stable et répétable est plus efficace qu’une action ponctuelle d’envoi d’e-mails aux partenaires commerciaux.

1. Identifie le type d’emballage et ses composants.
2. Attribue un fournisseur à chaque composant.
3. Détermine les exigences PPWR applicables.
4. Définis les données et preuves nécessaires.
5. Collecte les documents auprès des fournisseurs.
6. Vérifie le champ d’application, l’identification et l’actualité de chaque document.
7. Complète les évaluations, calculs ou essais manquants.
8. Établis la documentation technique conformément à l’annexe VII.
9. Réalise l’évaluation de conformité conformément à l’article 38.
10. Après avoir démontré la conformité, prépare la déclaration UE de conformité.
11. Associe la déclaration au type d’emballage approprié.
12. Surveille les modifications ultérieures de la documentation et de l’emballage.

Quand vaut-il la peine d’automatiser la gestion de la documentation et des déclarations PPWR ?

Pour quelques emballages, la documentation peut être gérée manuellement. Avec plusieurs dizaines ou centaines de types d’emballages, un problème supplémentaire apparaît : il faut contrôler les fournisseurs, les versions, les composants, les documents, les déclarations et les produits utilisant un emballage donné. Dans ce cas, l’automatisation devrait couvrir non seulement la génération du PDF final, mais toute la chaîne de données menant à la déclaration de conformité. Le système peut par exemple signaler les données manquantes, conserver les documents sources, les associer à des types d’emballages précis, contrôler les versions et générer la déclaration à partir d’une documentation structurée.

Documents du fournisseur pour le PPWR – points essentiels

Tu n’as pas besoin d’une collection de certificats aléatoires. Tu as besoin d’un ensemble complet et identifiable de preuves pour un type d’emballage précis. L’article 16 du PPWR fournit une base claire pour obtenir auprès des fournisseurs les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité. L’annexe VII indique quant à elle les éléments que doit contenir la documentation technique. Enfin, ces documents servent à réaliser l’évaluation de conformité et, après avoir démontré le respect des exigences applicables, à préparer la déclaration UE de conformité. L’essentiel est donc de relier le document à un emballage précis, à sa version, à son matériau, à l’exigence PPWR et à la preuve qui confirme réellement cette exigence.

FAQ – documents et déclaration de conformité PPWR

Sources