Welche Dokumente müssen Sie vom Lieferanten für die PPWR-Konformitätserklärung einholen?

Welche Lieferantendokumente werden für die PPWR benötigt? Schnelle Checkliste

Es gibt kein einheitliches „PPWR-Dokumentenpaket“, das für jede Verpackung geeignet ist. Ausgangspunkt sollte die Sammlung von Informationen sein, mit denen sich die Verpackung identifizieren, ihre Konstruktion nachvollziehen und die Erfüllung der Anforderungen nachweisen lässt, die für den jeweiligen Verpackungstyp gelten.

Eine solche Liste ist ein Ausgangspunkt. Sie sollten nicht automatisch von jedem Lieferanten jedes mögliche Zertifikat und jede Prüfung verlangen. Der Umfang der Nachweise sollte den Anforderungen entsprechen, die für den konkreten Verpackungstyp gelten.

Artikel 16 PPWR: Der Lieferant muss Informationen und Unterlagen übermitteln

Rechtsgrundlage für die Anforderung von Daten beim Lieferanten ist Artikel 16 der Verordnung (EU) 2025/40. Die Vorschrift besagt, dass Lieferanten von Verpackungen oder Verpackungsmaterialien dem Hersteller alle Informationen und Unterlagen übermitteln, die erforderlich sind, um die Konformität der Verpackung und der Verpackungsmaterialien mit der PPWR nachzuweisen. Die Verordnung verweist dabei ausdrücklich auf die in Anhang VII festgelegte technische Dokumentation, die nach den einschlägigen Bestimmungen der Artikel 5–11 erforderlich ist. Die Informationen können in Papierform oder elektronisch sowie in einer für den Hersteller leicht verständlichen Sprache übermittelt werden. Bei kontaktberührungsempfindlichen Verpackungen kann die entsprechende Dokumentation, die sich aus diesen Vorschriften ergibt, Teil des für PPWR-Zwecke übermittelten Informationspakets sein, sofern auch andere Rechtsakte der Union Anwendung finden. Den vollständigen Text der Verordnung finden Sie unter EUR-Lex – Verordnung (EU) 2025/40 .

Dokumente des Lieferanten übertragen die Verantwortung für die PPWR-Erklärung nicht

Der Erhalt von Dokumenten vom Lieferanten bedeutet nicht automatisch, dass die Verantwortung für die Konformität auf den Lieferanten übergeht. Zunächst muss festgestellt werden, wer im jeweiligen Fall Hersteller im Sinne der Vorschriften über die Konformität von Verpackungen ist. Gemäß Art. 15 PPWR führt der Hersteller vor dem Inverkehrbringen der Verpackung das in Art. 38 genannte Konformitätsbewertungsverfahren durch oder lässt es durchführen und erstellt die technischen Unterlagen gemäß Anhang VII. Nach dem Nachweis der Konformität erstellt er auf Grundlage von Art. 39 die EU-Konformitätserklärung. Art. 39 Abs. 4 ist besonders wichtig: Mit der Ausstellung der Konformitätserklärung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität der Verpackung mit den Anforderungen der PPWR. Ein vom Lieferanten erhaltenes Dokument kann daher ein wichtiger Nachweis sein, jedoch müssen sein Umfang geprüft und festgestellt werden, ob es genau die Verpackung oder Komponente betrifft, die Sie verwenden.

1. Beginnen Sie mit der eindeutigen Identifizierung der Verpackung

Jedes Dokument sollte eindeutig einer konkreten Verpackung, einem Material oder einer Komponente zugeordnet werden können. Ein Laborbericht über eine „PET-Flasche“ ist wenig wert, wenn das Unternehmen nicht nachweisen kann, auf welche genaue Flasche aus dem Lieferantenkatalog er sich bezieht. Es empfiehlt sich, mindestens Folgendes zusammenzustellen:

• die Handelsbezeichnung der Verpackung oder Komponente,
• den Produktcode des Lieferanten,
• den in Ihrem Unternehmen verwendeten internen Verpackungscode,
• den Typ und das Format der Verpackung,
• Abmessungen und Masse,
• die Version oder Überarbeitung der Spezifikation,
• Angaben zum Verwendungszweck der Verpackung,
• das Gültigkeitsdatum des Dokuments oder der Produktversion.

Art. 15 Abs. 5 PPWR verlangt außerdem, dass die Verpackung eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes Element zu ihrer Identifizierung aufweist oder – wenn dies aufgrund der Größe oder Beschaffenheit der Verpackung nicht möglich ist – die entsprechende Angabe in einem Begleitdokument enthalten ist.

2. Fordern Sie die technische Spezifikation und die Materialzusammensetzung der Verpackung an

Die technische Spezifikation ist eines der grundlegenden Eingangsdokumente für die Konformitätsbewertung. Sie sollte ermöglichen zu verstehen, woraus und auf welche Weise die Verpackung hergestellt ist. Je nach Konstruktion empfiehlt es sich, Informationen über das Hauptmaterial, einzelne Schichten, Zusatzstoffe, Verschlusselemente, Etiketten und andere Komponenten zu sammeln, die die Eigenschaften der Verpackung beeinflussen. Anhang VII PPWR verlangt, dass die technischen Unterlagen – soweit zutreffend – unter anderem die Materialien der Komponenten umfassen. Daher wird die bloße Angabe „Kunststoffverpackung“ in der Regel kein ausreichender Informationsstand für belastbare technische Unterlagen sein.

3. Sammeln Sie technische Zeichnungen und Informationen zur Konstruktion

Anhang VII verweist auch auf den konzeptionellen Entwurf, Fertigungszeichnungen und die zu deren Verständnis erforderlichen Beschreibungen. Dies bedeutet nicht in jedem Fall, dass die vollständigen vertraulichen technologischen Unterlagen des Lieferanten beschafft werden müssen. Die Unterlagen sollten jedoch die Bewertung der Konformität der konkreten Verpackung und die Nachvollziehbarkeit der wichtigsten Konstruktionsparameter ermöglichen. Bei mehrteiligen Verpackungen empfiehlt es sich, z. B. den Behälterkörper, den Verschluss, das Etikett, die Hülle, den Einsatz oder andere Elemente getrennt zu identifizieren, sofern sie für die Bewertung der Anforderungen relevant sind.

4. Prüfberichte: Prüfen Sie nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Umfang der Prüfung

Anhang VII nennt Prüfberichte als Bestandteil der technischen Unterlagen, sofern sie zutreffen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede Verpackung automatisch denselben Umfang an Laborprüfungen durchlaufen muss. Art. 35 PPWR verlangt, dass die zur Konformitätsbewertung verwendeten Prüfungen, Messungen und Berechnungen mit zuverlässigen, genauen und wiederholbaren Methoden durchgeführt werden und den allgemein anerkannten Stand der Technik berücksichtigen. Prüfen Sie beim Erhalt eines Berichts vom Lieferanten:

• wer die Prüfung durchgeführt hat,
• welche Probe der Bericht betrifft,
• ob der Probencode der gekauften Verpackung entspricht,
• welche Methode angewendet wurde,
• welche Parameter geprüft wurden,
• wann die Prüfung durchgeführt wurde,
• ob sich Material oder Verfahren seit der Prüfung geändert haben,
• ob das Ergebnis tatsächlich das erforderliche Konformitätsniveau nachweist.

Eine bloße PDF-Datei mit dem Titel „certificate“ sollte ohne Prüfung ihres Umfangs nicht als ausreichender Nachweis behandelt werden.

5. Harmonisierte Normen und technische Spezifikationen müssen ebenfalls dokumentiert werden

In den technischen Unterlagen sollte angegeben werden, auf welcher Grundlage die Konformität bewertet wurde. Anhang VII nennt unter anderem harmonisierte Normen, gemeinsame Spezifikationen sowie andere einschlägige technische Spezifikationen, die für Messungen oder Berechnungen verwendet wurden. Wenn der Lieferant die Konformität auf Grundlage einer bestimmten Norm erklärt, sollte festgestellt werden, ob sie vollständig oder nur teilweise angewendet wurde. Wurde die Norm oder gemeinsame Spezifikation nicht angewendet, sollten die Unterlagen die zur Erfüllung der betreffenden Anforderung gewählte Lösung beschreiben.

6. Verpackungen mit Lebensmittelkontakt können zusätzliche Unterlagen erfordern

Bei Verpackungen mit sensiblem Kontakt beschränkt sich der Umfang der Dokumente nicht allein auf die PPWR. Artikel 16 Absatz 2 besagt, dass, soweit zutreffend, die aufgrund anderer EU-Rechtsakte über solche Verpackungen erforderlichen Unterlagen und Informationen Teil der dem Hersteller bereitzustellenden Informationen sein sollten. Daher sollte vor der Erstellung einer Checkliste für den Lieferanten die tatsächliche Verwendung der Verpackung bestimmt werden. Für einen Transportkarton kann ein anderer Nachweissatz erforderlich sein als für eine Kosmetikflasche und wiederum ein anderer für ein Material, das für den direkten Kontakt mit Lebensmitteln bestimmt ist.

7. Recyclingfähigkeit, Minimierung und Wiederverwendung: Prüfen Sie den richtigen Termin

Die PPWR umfasst eine Reihe von Anforderungen unter anderem zur Recyclingfähigkeit, zur Minimierung von Verpackungen, zum Rezyklatanteil und zur Wiederverwendung. Jedoch gelten nicht alle Pflichten ab dem 12. August 2026. Die Liste der vom Lieferanten anzufordernden Dokumente sollte daher nicht nur nach Material, sondern auch nach den für die jeweilige Verpackungsart zu einem bestimmten Zeitpunkt geltenden Anforderungen erstellt werden. Anhang VII sieht unter anderem eine qualitative Beschreibung der Durchführung der entsprechenden Bewertungen gemäß Artikel 6, 10 und 11 vor. Mit dem Inkrafttreten weiterer Anforderungen und Durchführungsrechtsakte kann sich der Umfang der benötigten Daten daher ändern.

Reicht es aus, den Lieferanten um eine „PPWR-Konformitätserklärung“ zu bitten?

Nicht immer. Ist der Lieferant Hersteller einer fertigen Verpackungsart und hat er die Konformitätsbewertung ordnungsgemäß durchgeführt, kann seine EU-Konformitätserklärung ein sehr wichtiges Dokument sein. Sie sollte jedoch dem Muster und den Anforderungen der PPWR entsprechen und die betroffene Verpackung eindeutig identifizieren. Kaufen Sie vom Lieferanten hingegen nur Material oder eine Komponente, etwa einen bestimmten Rohstoff oder ein Element einer größeren Verpackung, kann die Situation anders aussehen. Dann benötigen Sie vor allem Daten und Unterlagen, die es ermöglichen, diese Komponente bei der Konformitätsbewertung der endgültigen Verpackung zu verwenden. Statt allen Geschäftspartnern dieselbe Frage zu senden: „Bitte um ein PPWR-Zertifikat“, ist es daher besser festzulegen, welche konkreten Informationen Sie benötigen und welcher Verpackungsart sie zugeordnet werden.

Was ist vom Lieferanten außerhalb der EU einzuholen? Die Pflichten des Importeurs sind weiter gefasst

Ein Importeur sollte nicht davon ausgehen, dass seine Verantwortung mit dem Erhalt eines Dokuments vom ausländischen Hersteller endet. Artikel 18 PPWR verlangt vor dem Inverkehrbringen der Verpackung unter anderem die Prüfung, ob der Hersteller das Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt und technische Unterlagen gemäß Anhang VII erstellt hat. Der Importeur muss außerdem eine Kopie der EU-Konformitätserklärung aufbewahren und sicherstellen, dass die technischen Unterlagen den zuständigen Behörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können. In der Praxis sollte beim Direktimport von Verpackungen oder verpackten Produkten aus Nicht-EU-Ländern bereits in der Beschaffungsphase geklärt werden, ob der ausländische Geschäftspartner vollständige, identifizierbare und aktuelle technische Daten liefern kann.

Was ist zu tun, wenn der Lieferant nicht über die für die PPWR erforderlichen Unterlagen verfügt?

Fehlende Unterlagen sollten nicht durch die Ausstellung einer Erklärung ohne Nachweise „behoben“ werden. Die Konformitätserklärung ist das Ergebnis des Konformitätsbewertungsverfahrens, nicht dessen Ersatz. Wenn die Dokumentation unvollständig ist:

1. genau bestimmen, welche Information oder welcher Nachweis fehlt,
2. dem Lieferanten die Verpackung oder Komponente nennen, auf die sich die Anfrage bezieht,
3. Dokumentation auf Grundlage von Artikel 16 PPWR anfordern,
4. prüfen, ob die Lücke durch einen anderen zuverlässigen Nachweis geschlossen werden kann,
5. wenn erforderlich, eine geeignete Bewertung, Messung oder Prüfung durchführen,
6. die Konformitätsbewertung erst abschließen, wenn eine ausreichende Grundlage für den Nachweis der Erfüllung der einschlägigen Anforderungen vorliegt.

Besonders riskant ist eine Situation, in der ein Unternehmen über eine Erklärung verfügt, aber nicht nachweisen kann, auf welcher technischen Dokumentation sie beruht.

Wie prüfen Sie, ob ein Dokument eines Lieferanten tatsächlich für die PPWR-Dokumentation geeignet ist?

Entscheidend sind Umfang, Rückverfolgbarkeit und Aktualität. Jedes erhaltene Dokument sollte anhand desselben Fragenkatalogs bewertet werden.

Ein Wechsel des Lieferanten, Materials oder der Konstruktion kann eine erneute Bewertung erfordern

Artikel 15 Absatz 4 PPWR verlangt, Änderungen des Entwurfs, der Eigenschaften der Verpackung sowie der einschlägigen Normen und Spezifikationen zu berücksichtigen, auf deren Grundlage die Konformität erklärt wird. Kann die Änderung die Konformität der Verpackung beeinflussen, ist gemäß Artikel 38 eine erneute Bewertung durchzuführen. Daher sollte im Beschaffungsprozess mit dem Lieferanten ein Mechanismus zur Information über Änderungen vereinbart werden. Es reicht nicht aus, Dokumente nur einmal zu sammeln und sie unabhängig von späteren Änderungen unbegrenzt aufzubewahren. Eine Überprüfung können unter anderem folgende Änderungen erfordern:

• des Materiallieferanten,
• der Materialart oder Rezeptur,
• der Verpackungsmasse,
• der Konstruktion und Abmessungen,
• der Schichten oder Komponenten,
• des Herstellungsprozesses, der die Eigenschaften beeinflusst,
• der angewandten Normen oder Spezifikationen.

Wie verwalten Sie Lieferantendokumente, wenn Ihr Unternehmen Hunderte von SKU hat?

Bei größerem Umfang ist nicht mehr die reine Dateispeicherung das Problem, sondern die Zuordnung des richtigen Nachweises zum richtigen Verpackungstyp. Ein Verpackungstyp kann für viele Produkte oder SKU verwendet werden. Umgekehrt kann ein Produkt mehrere Verpackungselemente von verschiedenen Lieferanten nutzen. Daher empfiehlt es sich, folgende Beziehung aufzubauen: Lieferant → Komponente → Verpackungstyp → Version → technische Dokumentation → Konformitätsbewertung → Erklärung. Dieses Modell ermöglicht nicht nur die Beantwortung der Frage „Haben wir diese PDF?“, sondern vor allem „Für welche Verpackungen ist dieses Dokument die Grundlage der Konformität?“.

Die PPWR-Dokumentation muss bei einer Kontrolle auffindbar sein

Artikel 15 Absatz 10 PPWR sieht vor, dass die einschlägigen Informationen und Unterlagen, die für den Nachweis der Konformität erforderlich sind, auf begründetes Verlangen einer nationalen Behörde innerhalb von 10 Tagen nach Eingang des Verlangens zur Verfügung gestellt werden sollten. Der Hersteller sollte daher in der Lage sein, schnell von einer konkreten Verpackung zur technischen Dokumentation und den Nachweisen zu gelangen, auf denen die Konformitätsbewertung beruht. Eine entsprechende Frist ist für Importeure in Artikel 18 Absatz 8 vorgesehen. Dies ist einer der Gründe, warum die Aufbewahrung von Hunderten von Dateien in uneinheitlichen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Tabellen zu einem organisatorischen Problem werden kann.

Wie lange müssen technische Unterlagen und die PPWR-Erklärung aufbewahrt werden?

Gemäß Artikel 15 Absatz 3 sind technische Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung aufzubewahren:

• 5 Jahre ab dem Inverkehrbringen bei Einwegverpackungen;
• 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen bei Mehrwegverpackungen.

Dabei sollten auch Informationen über die Version der Unterlagen, deren Gültigkeitszeitraum sowie die betroffenen Verpackungen aufbewahrt werden.

Die häufigsten Fehler beim Einholen von Dokumenten bei Lieferanten

Der größte Fehler besteht darin, PPWR-Unterlagen als Sammlung zufälliger Zertifikate zu behandeln. Die Dokumente müssen eine schlüssige Beweisgrundlage für einen konkreten Verpackungstyp bilden.

• die ausschließliche Anforderung eines „PPWR-Zertifikats“ ohne Festlegung des Umfangs,
• fehlende Verpackungskennung auf den Dokumenten,
• die Aufbewahrung von Berichten ohne Angabe der betroffenen Variante,
• fehlende Versionskontrolle der Unterlagen,
• fehlende Informationen über Änderungen auf Lieferantenseite,
• die automatische Anerkennung eines Berichts als Nachweis für alle Anforderungen,
• die Verwechslung technischer Unterlagen mit der Konformitätserklärung selbst,
• fehlende Verknüpfung der Verpackung mit den Produkten oder SKU, in denen sie verwendet wird.

Wie sollte der Prozess zum Einholen von PPWR-Unterlagen bei Lieferanten aussehen?

Bei einer größeren Zahl von Verpackungen eignet sich ein fester, wiederholbarer Prozess besser als eine einmalige E-Mail-Aktion an Geschäftspartner.

1. Identifizieren Sie den Verpackungstyp und seine Komponenten.
2. Ordnen Sie jeder Komponente einen Lieferanten zu.
3. Bestimmen Sie die anwendbaren PPWR-Anforderungen.
4. Definieren Sie die erforderlichen Daten und Nachweise.
5. Holen Sie die Dokumente bei Lieferanten ein.
6. Prüfen Sie Umfang, Kennzeichnung und Aktualität jedes Dokuments.
7. Ergänzen Sie fehlende Bewertungen, Berechnungen oder Prüfungen.
8. Erstellen Sie die technischen Unterlagen gemäß Anhang VII.
9. Führen Sie die Konformitätsbewertung gemäß Artikel 38 durch.
10. Erstellen Sie nach dem Nachweis der Konformität die EU-Konformitätserklärung.
11. Verknüpfen Sie die Erklärung mit dem entsprechenden Verpackungstyp.
12. Überwachen Sie spätere Änderungen der Unterlagen und der Verpackung.

Wann lohnt es sich, die Verwaltung von PPWR-Unterlagen und -Erklärungen zu automatisieren?

Bei wenigen Verpackungen können die Unterlagen manuell verwaltet werden. Bei einigen Dutzend oder Hunderten Verpackungstypen entsteht jedoch ein zusätzliches Problem: Lieferanten, Versionen, Komponenten, Dokumente, Erklärungen und die Produkte, die die jeweilige Verpackung verwenden, müssen kontrolliert werden. In diesem Fall sollte die Automatisierung nicht nur die Erstellung des endgültigen PDF, sondern die gesamte Datenkette bis zur Konformitätserklärung umfassen. Das System kann beispielsweise fehlende Daten anzeigen, Quelldokumente speichern, sie mit konkreten Verpackungstypen verknüpfen, Versionen kontrollieren und die Erklärung auf Grundlage geordneter Unterlagen erstellen.

Dokumente von Lieferanten für PPWR – wichtigste Erkenntnisse

Sie benötigen keine Sammlung zufälliger Zertifikate. Sie benötigen eine vollständige und identifizierbare Beweisgrundlage für einen konkreten Verpackungstyp. Artikel 16 PPWR bietet eine eindeutige Grundlage, um von Lieferanten die Informationen und Unterlagen einzuholen, die zum Nachweis der Konformität erforderlich sind. Anhang VII zeigt hingegen auf, welche Elemente die technischen Unterlagen enthalten sollten. Letztlich dienen diese Dokumente der Durchführung der Konformitätsbewertung und – nach dem Nachweis der Erfüllung der einschlägigen Anforderungen – der Erstellung der EU-Konformitätserklärung. Entscheidend ist daher die Verknüpfung des Dokuments mit der konkreten Verpackung, ihrer Version, dem Material, der PPWR-Anforderung und dem Nachweis, der diese Anforderung tatsächlich bestätigt.

FAQ – PPWR-Dokumente und Konformitätserklärung

Quellen