Anhang VIII der PPWR – wie Sie die Erklärung Feld für Feld ausfüllen

Anhang VIII der PPWR – welche Felder enthält die Erklärung?

Die offizielle Struktur der Erklärung umfasst acht aufeinanderfolgende Punkte, gefolgt von einem Unterschriftsblock.

Bevor Sie Anhang VIII ausfüllen, schließen Sie die Konformitätsbewertung ab

Die Erklärung ist der letzte Schritt des Verfahrens, nicht ein Formular, das die Bewertung einleitet.

Gemäß den Artikeln 15, 38 und 39 sieht das richtige Verfahren wie folgt aus:

Identifizierung der Verpackung → PPWR-Anforderungen → Daten und Nachweise → technische Dokumentation → Konformitätsbewertungsverfahren → Nachweis der Konformität → EU-Konformitätserklärung.

Bevor Sie das Muster in Anhang VIII öffnen, sollten Sie daher mindestens Folgendes kennen:

• den zuständigen Hersteller,
• den genauen Typ oder Umfang der von der Erklärung erfassten Verpackungen,
• die aktuelle Version der Verpackung,
• die geltenden Anforderungen,
• die technische Grundlage der Bewertung,
• die im Verfahren tatsächlich verwendeten Normen oder Spezifikationen.

Überschrift: „EU-Konformitätserklärung Nr. …“ – welche Nummer ist einzutragen?

Die Überschrift in Anhang VIII sieht eine Identifikationsnummer für die Erklärung selbst vor.

PPWR schreibt Unternehmen kein einheitliches zentrales Nummerierungsformat vor.

Das Unternehmen kann daher ein eigenes System erstellen, zum Beispiel:

• PPWR/2026/0042,
• DOC-PKG-0042-V1,
• EU-DOC/BOX400/2026/01.

Dies sind organisatorische Beispiele und keine durch die Verordnung vorgeschriebenen Muster.

Eine gute Nummer der Konformitätserklärung sollte vor allem ermöglichen:

• das Dokument eindeutig aufzufinden,
• es von anderen Konformitätserklärungen zu unterscheiden,
• seine Version zu kontrollieren,
• es der entsprechenden technischen Dokumentation zuzuordnen.

Punkt 1 des Anhangs VIII – eindeutige Identifizierung der Verpackung

Punkt 1 lautet in der Struktur des Anhangs VIII als eine Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Verpackung.

Dies ist nicht dasselbe Feld wie die Nummer der Konformitätserklärung in der Kopfzeile.

Beispiel:

Der Identifikator kann ein unternehmensinterner Code des Verpackungstyps sein, wenn er tatsächlich eine eindeutige Feststellung ermöglicht, worauf sich die Konformitätserklärung bezieht.

Müssen in Punkt 1 SKU, EAN oder GTIN angegeben werden?

Anhang VIII nennt SKU, EAN oder GTIN nicht als verpflichtendes Format für Punkt 1.

Ein vorhandener unternehmensinterner Code kann verwendet werden, wenn er die von der Konformitätserklärung erfasste Verpackung tatsächlich eindeutig identifiziert.

Allerdings sind zwei Situationen zu beachten:

• Mehrere SKU können genau denselben Verpackungstyp verwenden,
• eine SKU kann aus mehreren unterschiedlichen Verpackungselementen bestehen.

Daher sollte SKU nicht automatisch als Einheit der PPWR-Dokumentation behandelt werden.

Punkt 2 – Name und Anschrift des Herstellers

In Punkt 2 sind Name und Anschrift des Herstellers sowie, sofern zutreffend, auch seines Bevollmächtigten anzugeben.

Entscheidend ist die Verwendung der richtigen Rolle.

Hier werden nicht automatisch eingetragen:

• der EPR-Hersteller,
• der Händler,
• der Großhändler,
• das Labor,
• der Materiallieferant.

Zunächst muss festgestellt werden, wer für diese konkrete Verpackung Hersteller im Sinne der PPWR ist.

Beispiel:

Przykład Packaging Sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 10
00-001 Warszawa
Polen

Die Angaben sind fiktiv und dienen ausschließlich der Darstellung der Struktur.

Wann wird in Punkt 2 ein Bevollmächtigter angegeben?

Der Bevollmächtigte ist eine in Art. 17 PPWR festgelegte formale Rolle.

Hier sollte nicht einfach der Name des Mitarbeiters eingetragen werden, der die Konformitätserklärung unterzeichnet.

Hat der Hersteller durch eine schriftliche Vollmacht einen formalen Bevollmächtigten bestellt und ist dieser im jeweiligen Fall anwendbar, können seine Angaben entsprechend dem Muster angegeben werden.

Gibt es keinen solchen Bevollmächtigten, sollte er nicht künstlich geschaffen werden, nur um das Feld auszufüllen.

Punkt 3 – Erklärung über die alleinige Verantwortung des Herstellers

Nummer 3 legt einen sehr wichtigen Grundsatz fest: Die Erklärung wird unter alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt.

Dies ist kein Feld für eine eigene, frei formulierte Marketingformel.

Der Wortlaut der Erklärung sollte dem Muster in Anhang VIII entsprechen:

Diese Konformitätserklärung wird unter der alleinigen Verantwortung des Herstellers ausgestellt.

Dies steht im Einklang mit Artikel 39 Absatz 4, wonach der Hersteller mit der Ausstellung der Erklärung die Verantwortung für die Konformität der Verpackung mit den einschlägigen Anforderungen übernimmt.

Nummer 4 – Gegenstand der Erklärung und Beschreibung der Verpackung

Nummer 4 sollte den Gegenstand der Erklärung so beschreiben, dass seine Identifizierung möglich ist.

Das offizielle Muster verlangt eine Beschreibung der Verpackung.

Eine praktische Beschreibung kann beispielsweise Folgendes enthalten:

• Art der Verpackung,
• technische Bezeichnung,
• Unternehmenscode,
• Abmessungen,
• Hauptmaterial,
• Konstruktionsversion,
• andere Merkmale, die zur Unterscheidung der Variante erforderlich sind.

Beispiel:

Transport-Faltkarton, Wellpappe, 400 × 300 × 250 mm, Code PKG-K400-V2.

Es gibt jedoch keinen einheitlich vorgeschriebenen Merkmalskatalog wie „Material + Masse + Abmessungen“ für jede Verpackung. Die Beschreibung soll vor allem die Feststellung des Gegenstands der Erklärung ermöglichen.

Muss Nummer 4 eine Chargen- oder Seriennummer enthalten?

Anhang VIII legt keine allgemeine Pflicht fest, die Chargennummer jedes Produkts gerade in Nummer 4 anzugeben.

Die Chargen- oder Seriennummer oder ein anderer Identifikator kann sehr nützlich sein, wenn sie Teil des Rückverfolgbarkeitssystems der jeweiligen Verpackung ist.

Sie sollte jedoch nicht unabhängig von der Art der Verwaltung des Verpackungstyps als verpflichtender Bestandteil jedes Formulars dargestellt werden.

Das wesentliche Ziel lautet:

Die Behörde oder der Geschäftspartner sollte feststellen können, auf welche Verpackung sich das Dokument bezieht.

Nummer 5 – Mit welchen Unionsvorschriften erklären Sie die Konformität?

In Nummer 5 wird angegeben, dass der in Nummer 4 beschriebene Gegenstand den einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union entspricht, unter Bezugnahme auf andere angewandte Rechtsakte der Union.

Die grundlegende Bezugnahme für die PPWR-Erklärung ist die Verordnung (EU) 2025/40.

Beispiel für die Struktur:

Verordnung (EU) 2025/40 des Europäischen Parlaments und des Rates über Verpackungen und Verpackungsabfälle – im Umfang der auf den Gegenstand dieser Erklärung anwendbaren Anforderungen.

Unterliegt die Verpackung anderen Rechtsakten der Union, die eine EU-Konformitätserklärung erfordern, erlaubt Artikel 39 die Ausstellung einer einzigen Erklärung, die alle diese Rechtsakte abdeckt.

Kann die PPWR-Erklärung andere Rechtsakte der EU umfassen?

Ja – unterliegt die Verpackung mehreren Rechtsakten der Union, die eine EU-Konformitätserklärung erfordern, sieht Artikel 39 die Möglichkeit vor, eine einzige Erklärung auszustellen.

Ein solches Dokument sollte die Identifizierung der betreffenden Rechtsakte und ihrer Veröffentlichungen ermöglichen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede Regelung, die in irgendeinem Zusammenhang mit dem Produkt steht, automatisch in Nummer 5 aufgenommen werden muss.

Zunächst ist festzustellen:

• ob der betreffende Rechtsakt anwendbar ist,
• ob er eine EU-Konformitätserklärung erfordert,
• ob das Unternehmen ihn tatsächlich in die gemeinsame Erklärung einbezieht.

Nummer 6 – harmonisierte Normen und technische Spezifikationen

Nummer 6 dient der Angabe harmonisierter Normen, gemeinsamer Spezifikationen oder anderer technischer Spezifikationen, auf die die Konformitätserklärung Bezug nimmt.

Dies ist nicht der Ort für eine Liste aller Normen, die im Internet für den jeweiligen Werkstoff gefunden wurden.

Der Eintrag sollte dem entsprechen, was tatsächlich in der technischen Dokumentation und im Bewertungsverfahren verwendet wurde.

Beispielhafte Struktur:

[Nummer und Titel der Norm/Spezifikation] – angewendet im Bereich [Bereich angeben].

Werden die einschlägigen Rechtsakte der Kommission, harmonisierten Normen oder gemeinsamen Spezifikationen später aktualisiert, ist die Auswirkung der Änderung auf die Dokumentation und die Erklärung zu prüfen.

Was sollte nicht unter Nummer 6 angegeben werden?

Der häufigste Fehler besteht darin, eine „beeindruckende“ Liste von Normen zu erstellen, die das Unternehmen tatsächlich nicht angewendet hat.

Geben Sie nicht automatisch an:

• Normen nur deshalb, weil sie Verpackungen betreffen,
• Laborverfahren, die nicht angewendet wurden,
• Lieferantenzertifikate ohne Bezug zur bewerteten Anforderung,
• künftige Spezifikationen, die im jeweiligen Bereich nicht gelten.

Wird eine Norm in der Erklärung angegeben, sollte die technische Dokumentation zeigen, wie sie tatsächlich angewendet wurde.

Nummer 7 – notifizierte Stelle. Muss sie in der PPWR-Konformitätserklärung angegeben werden?

Nummer 7 beginnt mit der Bedingung: „gegebenenfalls“.

Hat eine notifizierte Stelle an dem einschlägigen Verfahren mitgewirkt, sind folgende Angaben zu machen:

• ihr Name,
• ihre Anschrift,
• ihre Nummer,
• eine Beschreibung der durchgeführten Intervention,
• Angaben zum ausgestellten Zertifikat,
• das Datum des Zertifikats,
• gegebenenfalls dessen Geltungsdauer und -bedingungen.

Das grundlegende PPWR-Verfahren gemäß Anhang VII beruht auf der internen Fertigungskontrolle und begründet keine allgemeine Pflicht, für jede gewöhnliche Verpackung eine notifizierte Stelle einzuschalten.

Daher kann dieses Feld im typischen Fall nicht zutreffen.

Aus praktischer Sicht kann die Nummerierung beibehalten und Folgendes eingetragen werden:

„Nicht zutreffend“.

Dies ist eine gute Praxis für die Lesbarkeit und kein durch die PPWR vorgeschriebener zusätzlicher Text.

Nummer 8 – zusätzliche Angaben

Nummer 8 ist nicht nur ein Unterschriftsfeld. Sie ist offiziell für zusätzliche Angaben vorgesehen.

Verfügt das Unternehmen über Angaben, die helfen, den Umfang der Erklärung zu verstehen, kann es sie hier aufnehmen.

Ein praktisches Beispiel kann ein Verweis auf die interne Version der technischen Dokumentation sein:

Technische Dokumentation: TD-PKG-K400, Rev. 2.

Ein solcher Verweis kann organisatorisch sehr nützlich sein, ist jedoch kein eigenständiges Pflichtfeld des Anhangs VIII.

Hat das Unternehmen keine zusätzlichen Angaben, kann klar angegeben werden, dass das Feld nicht zutrifft.

Unterschriftsblock – was steht nach Nummer 8?

Nach Nummer 8 sieht Anhang VIII einen gesonderten Unterschriftsblock vor.

Dieser umfasst:

• „Unterzeichnet für und im Namen von“ – Angabe des zuständigen Wirtschaftsbeteiligten,
• den Ausstellungsort,
• das Ausstellungsdatum,
• den Namen,
• die Funktion oder Position der unterzeichnenden Person,
• die Unterschrift.

Die PPWR schreibt nicht vor, dass die unterzeichnende Person der Geschäftsführer sein muss.

Das Unternehmen sollte jedoch sicherstellen, dass die Unterschrift von einer Person geleistet wird, die gemäß den geltenden Vertretungsregeln und dem Organisationsverfahren ordnungsgemäß im Namen des Herstellers handelt.

Wer unterzeichnet die Erklärung nach Anhang VIII?

Die Erklärung ist die Erklärung des Herstellers, wird jedoch von einer konkreten natürlichen Person unterzeichnet, die in seinem Namen handelt.

Dies kann – je nach Organisation und Vertretungsregeln – beispielsweise sein:

• Mitglied der Geschäftsleitung,
• Inhaber des Unternehmens,
• Qualitätsleiter,
• Qualitätsmanager,
• Compliance Manager,
• eine andere entsprechend bevollmächtigte Person.

Anhang VIII ordnet die Unterzeichnung keiner bestimmten Funktion zu.

Was verlangt Anhang VIII nicht als eigenes Pflichtfeld?

Viele Informationen können für die PPWR relevant sein, aber das bedeutet nicht, dass jede davon auf der ersten Seite der Erklärung stehen muss.

Anhang VIII schreibt keine eigenen Pflichtfelder mit folgenden Bezeichnungen vor:

• BDO-Nummer,
• EPR-Registrierungsnummer,
• SKU,
• GTIN oder EAN,
• Rezyklatanteil,
• Recyclingfähigkeitsklasse,
• PFAS-Ergebnis,
• Ergebnis der Prüfung auf Schwermetalle,
• Nummer jedes Laborberichts,
• vollständige Materialzusammensetzung,
• Liste aller Lieferanten.

Einige dieser Informationen können in den technischen Unterlagen erforderlich sein, bei der Identifizierung helfen oder für andere Verpflichtungen relevant werden. Sie sollten jedoch nicht als zusätzliche feste Felder des Anhangs VIII dargestellt werden.

Müssen Nummern von Prüfberichten in der PPWR-Konformitätserklärung angegeben werden?

Anhang VIII sieht kein eigenes Pflichtfeld für eine Liste aller Laborberichte vor.

Berichte dienen in erster Linie als Nachweismaterial in den technischen Unterlagen gemäß Anhang VII.

Das Unternehmen kann sich selbstverständlich dafür entscheiden, einen zusätzlichen Verweis anzugeben, wenn dies die Übersichtlichkeit des Systems erhöht; die Erklärung sollte jedoch nicht zu einem mehrseitigen Prüfregister werden.

Die bessere Beziehung lautet:

Erklärung → technische Unterlagen → Anforderung → Bericht.

Anhang VII und Anhang VIII – was darf nicht verwechselt werden?

Eine Erklärung ohne technische Grundlage ist problematisch. Umgekehrt ersetzen technische Unterlagen allein nicht die abschließende, in Art. 39 vorgesehene Erklärung.

Kann eine Erklärung mehrere Verpackungsvarianten abdecken?

Die PPWR verlangt, dass der Gegenstand der Erklärung identifizierbar und rückverfolgbar ist.

Daraus ergibt sich nicht automatisch die Regel „eine SKU = eine Erklärung“.

Wenn mehrere Varianten tatsächlich zu einem klar definierten Bewertungsumfang gehören und in der Erklärung eindeutig angegeben werden können, kann der Geltungsbereich des Dokuments entsprechend definiert werden.

Das Unternehmen sollte jedoch darauf achten, dass die Bündelung nicht zu einer Situation führt, in der:

• unterschiedliche Materialien als identisch behandelt werden,
• unterschiedliche Konstruktionen unterschiedliche Bewertungsergebnisse haben,
• nicht festgestellt werden kann, ob eine konkrete Variante tatsächlich von den technischen Unterlagen erfasst wurde.

Entscheidend ist die Rückverfolgbarkeit des Umfangs, nicht die Minimierung der Anzahl von PDFs um jeden Preis.

In welcher Sprache ist die PPWR-Konformitätserklärung zu erstellen?

Artikel 39 sieht vor, dass die EU-Konformitätserklärung in die Sprache oder Sprachen zu übersetzen ist, die von dem Mitgliedstaat verlangt werden, in dem die Verpackung auf dem Markt bereitgestellt wird.

Beim Verkauf in mehreren EU-Ländern sollte daher nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass eine polnische Fassung überall geeignet ist.

Im Dokumentationssystem sollten folgende Elemente getrennt werden:

• die inhaltliche Fassung der Erklärung,
• Sprachfassungen,
• Märkte, für die die jeweilige Fassung verwendet wird.

Wie ist die Konformitätserklärung nach Anhang VIII zu versionieren?

Die Konformitätserklärung sollte aktuell bleiben.

Daher erfasst ein gutes System:

• die Nummer der Erklärung,
• die Versionsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• die Verpackungskennung,
• die Version der technischen Dokumentation,
• den Grund der Änderung,
• die genehmigende Person,
• das Datum der Zurückziehung der vorherigen Fassung.

Das alte Dokument sollte nicht durch ein neues PDF mit demselben Namen ohne Beibehaltung der Historie überschrieben werden.

Eine Erklärung von 2026 sollte keine Erklärung von 2030 vortäuschen.

Die PPWR führt Anforderungen schrittweise ein.

Das bedeutet, dass sich der Umfang der technischen Bewertung und der Grundlagen der Erklärung mit Beginn der Anwendung weiterer Anforderungen ändern kann, beispielsweise:

• harmonisierte Kennzeichnung,
• recyclinggerechte Gestaltung,
• Mindestanteil an Rezyklat,
• weitere Kriterien aus delegierten Rechtsakten und Durchführungsrechtsakten.

Folgendes sollte nicht angegeben werden:

„Die Verpackung erfüllt alle PPWR-Anforderungen bis 2040.“

wenn künftige Kriterien, Methoden oder Pflichten im geltenden Regime noch nicht bewertet wurden.

Die Erklärung sollte zusammen mit dem Konformitätssystem aktualisiert werden.

Beispiel für das Ausfüllen von Anhang VIII der PPWR

Das folgende Beispiel zeigt die Dokumentstruktur für einen fiktiven Transportkarton. Es stellt keine fertige Konformitätsbewertung eines konkreten Produkts dar und ersetzt nicht die technische Dokumentation.

Alle oben genannten Namen, Nummern und Angaben sind fiktiv. In einer tatsächlichen Erklärung müssen die Felder 5 und 6 dem tatsächlichen Bewertungsverfahren und der Dokumentation der konkreten Verpackung entsprechen.

Wie prüfen Sie die Erklärung vor der Unterzeichnung?

Vor der Genehmigung empfiehlt sich eine einfache formale Prüfung.

Häufigste Fehler beim Ausfüllen von Anhang VIII der PPWR

• Verwechslung der Nummer der Erklärung mit dem Verpackungsidentifikator aus Punkt 1;
• Angabe des EPR-Herstellers statt des tatsächlichen Herstellers;
• automatische Angabe des Importeurs als Hersteller;
• zu allgemeine Beschreibung wie „Kartonverpackung“ in Punkt 4;
• Behandlung der SKU als verpflichtendes Identifikationsformat;
• Behandlung der Chargennummer als verpflichtendes Feld von Anhang VIII in jedem Fall;
• Hinzufügen aller möglichen Rechtsvorschriften der Union ohne Analyse des Geltungsbereichs;
• Anführung von Normen, die nicht angewandt wurden;
• Angabe eines beliebigen Labors als notifizierte Stelle;
• Behandlung von Punkt 8 als bloßer Unterschriftsblock;
• Angabe der Ergebnisse aller Prüfungen ohne Erfordernis;
• Hinzufügen der BDO- oder EPR-Nummer als verpflichtender Bestandteil des Musters;
• Erstellung der Erklärung vor Abschluss der technischen Dokumentation;
• fehlende Versionskontrolle der Erklärung;
• Belassen einer alten Version als aktiv nach einer die Konformität beeinflussenden Änderung.

Anhang VIII der PPWR – Checkliste vor Ausstellung der Erklärung

1. Bestimmen Sie den richtigen Hersteller.
2. Identifizieren Sie den genauen Gegenstand der Erklärung.
3. Prüfen Sie die aktuelle Version der Verpackung.
4. Vervollständigen Sie die technische Dokumentation gemäß Anhang VII.
5. Führen Sie das zutreffende Konformitätsbewertungsverfahren durch.
6. Bestätigen Sie, dass die Konformität nachgewiesen wurde.
7. Vergeben Sie eine Kennnummer für die Erklärung.
8. Tragen Sie in Nummer 1 die Kennzeichnung der Verpackung ein.
9. Tragen Sie in Nummer 2 den richtigen Hersteller ein.
10. Prüfen Sie, ob es einen Bevollmächtigten gibt.
11. Behalten Sie die Erklärung aus Nummer 3 bei.
12. Beschreiben Sie den Gegenstand der Erklärung in Nummer 4 präzise.
13. Geben Sie in Nummer 5 die tatsächlich zutreffenden EU-Rechtsvorschriften an.
14. Tragen Sie in Nummer 6 ausschließlich die angewandten Normen und Spezifikationen ein.
15. Prüfen Sie, ob Nummer 7 zutrifft.
16. Ergänzen Sie bei Bedarf zusätzliche Angaben in Nummer 8.
17. Prüfen Sie Ort und Datum.
18. Geben Sie Vor- und Nachnamen sowie Funktion des Unterzeichners an.
19. Unterzeichnen Sie das Dokument im Namen des richtigen Herstellers.
20. Verknüpfen Sie die Erklärung mit der Version der technischen Dokumentation.
21. Archivieren Sie die unterzeichnete Version und überwachen Sie spätere Änderungen.

Wie lassen sich Konformitätserklärungen gemäß Anhang VIII automatisieren?

Bei wenigen Dokumenten kann das Formular manuell ausgefüllt werden.

Bei mehreren hundert Verpackungen wird die Kontrolle der Datenquelle zu einem größeren Problem als die bloße PDF-Erstellung.

Jedes Feld der Erklärung sollte aus einem kontrollierten Datensatz stammen und nicht manuell aus einem vorherigen Dokument übertragen werden.

Das System kann Folgendes speichern:

• Nummer der Erklärung,
• Kennzeichnung der Verpackung,
• Hersteller,
• Beschreibung des Gegenstands,
• zutreffende Rechtsvorschriften,
• Normen und Spezifikationen,
• Version der technischen Dokumentation,
• genehmigende Person,
• Ausstellungsdatum,
• Versionshistorie.

Nach einer Änderung des Materials oder der Bewertungsgrundlage sollte das System anzeigen, welche Erklärungen erneut überprüft werden müssen.

Wie wird Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle korrekt ausgefüllt?

Entscheidend ist, die Logik des offiziellen Musters einzuhalten und keine zufälligen Daten aus der technischen Dokumentation zu übernehmen.

Die Überschrift identifiziert die Erklärung. Nummer 1 identifiziert die Verpackung. Nummer 2 nennt den Hersteller. Nummer 3 legt dessen alleinige Verantwortung fest. Nummer 4 beschreibt den Gegenstand der Erklärung. Die Nummern 5 und 6 nennen die rechtliche und technische Grundlage. Nummer 7 wird verwendet, wenn die zuständige notifizierte Stelle tatsächlich am Verfahren beteiligt war. Nummer 8 dient zusätzlichen Angaben.

Erst danach folgt der Unterschriftsblock.

Die gesamte Logik sollte wie folgt aussehen:

Verpackung → technische Dokumentation → Konformitätsbewertung → Anhang VIII → Unterschrift → Versionierung und Aktualisierung.

FAQ – Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle und Konformitätserklärung