Jaké dokumenty je třeba shromáždit od dodavatele pro prohlášení o shodě podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech?

Jaké dokumenty od dodavatele jsou pro PPWR potřebné? Rychlý kontrolní seznam

Neexistuje jeden univerzální „balíček dokumentů PPWR“ vhodný pro každý obal. Výchozím bodem by mělo být shromáždění informací umožňujících identifikovat obal, rekonstruovat jeho konstrukci a prokázat splnění požadavků, které se vztahují na daný typ obalu.

Takový seznam je výchozím bodem. Neměli byste automaticky požadovat každý možný certifikát a zkoušku od každého dodavatele. Rozsah důkazů by měl odpovídat požadavkům vztahujícím se na konkrétní typ obalu.

Článek 16 PPWR: dodavatel má povinnost předat informace a dokumentaci

Právním základem pro požadování údajů od dodavatele je článek 16 nařízení (EU) 2025/40. Ustanovení stanoví, že dodavatelé obalů nebo obalových materiálů poskytují výrobci všechny informace a dokumentaci potřebné k prokázání shody obalu a obalových materiálů s PPWR. Nařízení přitom výslovně odkazuje na technickou dokumentaci stanovenou v příloze VII a požadovanou na základě příslušných ustanovení článků 5–11. Informace mohou být poskytovány v papírové nebo elektronické podobě a v jazyce snadno srozumitelném pro výrobce. V případě obalů citlivých na kontakt, pokud se uplatňují i jiné právní akty Unie, může příslušná dokumentace vyplývající z těchto předpisů tvořit součást balíčku informací předávaného pro účely PPWR. Úplné znění nařízení lze ověřit na EUR-Lex – nařízení (EU) 2025/40 .

Dokumenty od dodavatele nepřenášejí odpovědnost za prohlášení PPWR

Získání dokumentů od dodavatele automaticky neznamená, že odpovědnost za shodu přechází na dodavatele. Nejprve je třeba určit, kdo je v daném případě výrobcem ve smyslu předpisů o shodě obalů. Podle článku 15 PPWR výrobce před uvedením obalu na trh provede nebo nechá provést postup posuzování shody stanovený v článku 38 a vypracuje technickou dokumentaci v souladu s přílohou VII. Po prokázání shody vypracuje EU prohlášení o shodě na základě článku 39. Článek 39 odst. 4 je zvláště důležitý: vypracováním prohlášení o shodě výrobce přebírá odpovědnost za shodu obalu s požadavky PPWR. Dokument obdržený od dodavatele proto může být důležitým důkazem, je však třeba ověřit jeho rozsah a určit, zda se týká přesně toho obalu nebo komponentu, který používáš.

1. Začni jednoznačnou identifikací obalu

Každý dokument musí být možné jednoznačně přiřadit ke konkrétnímu obalu, materiálu nebo komponentu. Laboratorní zpráva týkající se „PET lahve“ má malou hodnotu, pokud společnost není schopna prokázat, které přesně lahve z katalogu dodavatele se týká. Je vhodné shromáždit alespoň:

• obchodní název obalu nebo komponentu,
• kód produktu dodavatele,
• interní kód obalu používaný ve Tvé společnosti,
• typ a formát obalu,
• rozměry a hmotnost,
• verzi nebo revizi specifikace,
• informaci o určení obalu,
• datum platnosti dokumentu nebo verze produktu.

Článek 15 odst. 5 PPWR rovněž vyžaduje, aby obal nesl typ, číslo šarže, sériové číslo nebo jiný prvek umožňující jeho identifikaci, nebo – není-li to možné vzhledem k velikosti nebo povaze obalu – aby příslušná informace byla uvedena v průvodním dokladu.

2. Požádej o technickou specifikaci a materiálové složení obalu

Technická specifikace je jedním ze základních vstupních dokumentů pro posuzování shody. Měla by umožnit pochopit, z čeho a jak je obal vyroben. V závislosti na konstrukci je vhodné shromáždit informace o hlavním materiálu, jednotlivých vrstvách, přísadách, uzavíracích prvcích, etiketách a dalších komponentech ovlivňujících vlastnosti obalu. Příloha VII PPWR vyžaduje, aby technická dokumentace – je-li to relevantní – zahrnovala mimo jiné materiály komponentů. Pouhé konstatování „plastový obal“ proto obvykle nebude dostatečnou úrovní informací pro řádnou technickou dokumentaci.

3. Shromáždi technické výkresy a informace o konstrukci

Příloha VII rovněž uvádí koncepční návrh, výrobní výkresy a popisy potřebné k jejich pochopení. Ne v každém případě to znamená nutnost získat kompletní důvěrnou technologickou dokumentaci dodavatele. Dokumentace by však měla umožňovat posouzení shody konkrétního obalu a reprodukci nejdůležitějších parametrů jeho konstrukce. U vícedílného obalu je vhodné samostatně identifikovat například tělo, uzávěr, etiketu, návlek, vložku nebo jiné prvky, pokud jsou významné pro posouzení požadavků.

4. Zprávy o zkouškách: ověř nejen výsledek, ale i rozsah zkoušky

Příloha VII uvádí zprávy o zkouškách jako součást technické dokumentace, pokud jsou relevantní. Neznamená to však, že každý obal musí automaticky projít stejným souborem laboratorních zkoušek. Článek 35 PPWR vyžaduje, aby zkoušky, měření a výpočty používané k prokazování shody byly prováděny spolehlivými, přesnými a opakovatelnými metodami a zohledňovaly obecně uznávaný nejnovější stav techniky. Při převzetí zprávy od dodavatele ověř:

• kdo zkoušku provedl,
• kterého vzorku se zpráva týká,
• zda kód vzorku odpovídá kupovanému obalu,
• jaká metoda byla použita,
• jaké parametry byly zkoumány,
• kdy byla zkouška provedena,
• zda se od doby zkoušky změnil materiál nebo proces,
• zda výsledek skutečně prokazuje požadovanou úroveň shody.

Samotný soubor PDF s názvem „certificate“ by neměl být považován za dostatečný důkaz bez ověření jeho rozsahu.

5. Harmonizované normy a technické specifikace je rovněž třeba zdokumentovat

Technická dokumentace by měla uvádět, na jakém základě byla posouzena shoda. Příloha VII uvádí mimo jiné harmonizované normy, společné specifikace a jiné relevantní technické specifikace použité pro měření nebo výpočty. Pokud dodavatel prohlašuje shodu na základě konkrétní normy, je vhodné zjistit, zda byla použita v plném rozsahu, nebo pouze částečně. Pokud norma nebo společná specifikace nebyla použita, dokumentace by měla popisovat řešení přijaté ke splnění příslušného požadavku.

6. Obaly určené pro styk s potravinami mohou vyžadovat dodatečnou dokumentaci

U obalů citlivých z hlediska styku se rozsah dokumentů nekončí samotným PPWR. Čl. 16 odst. 2 uvádí, že pokud je to relevantní, dokumentace a informace vyžadované na základě jiných právních aktů EU týkajících se takových obalů by měly být součástí informací poskytovaných výrobci. Proto je před přípravou kontrolního seznamu pro dodavatele třeba určit skutečné použití obalu. Jiný soubor důkazů může být potřebný pro přepravní karton, jiný pro kosmetickou lahvičku a ještě jiný pro materiál určený k přímému styku s potravinami.

7. Recyklovatelnost, minimalizace a opětovné použití: ověřte správný termín

PPWR zahrnuje řadu požadavků týkajících se mimo jiné recyklovatelnosti, minimalizace obalů, obsahu recyklátu a opětovného použití. Ne všechny povinnosti však začínají platit 12. srpna 2026. Seznam dokumentů od dodavatele by proto neměl být sestavován pouze podle materiálu, ale také podle požadavků platných pro daný typ obalu v konkrétním okamžiku. Sama příloha VII předpokládá mimo jiné kvalitativní popis způsobu provedení příslušných posouzení vyplývajících z článků 6, 10 a 11. S nabytím účinnosti dalších požadavků a prováděcích aktů se tedy může rozsah potřebných údajů měnit.

Stačí požádat dodavatele o „PPWR prohlášení o shodě“?

Ne vždy. Pokud je dodavatel výrobcem hotového typu obalu a řádně provedl posouzení shody, jeho EU prohlášení o shodě může být velmi důležitým dokumentem. Mělo by však odpovídat vzoru a požadavkům PPWR a jednoznačně identifikovat obal, kterého se týká. Pokud naopak od dodavatele kupujete pouze materiál nebo součást, například konkrétní surovinu nebo prvek většího obalu, může situace vypadat jinak. Pak potřebujete především údaje a dokumentaci umožňující použít tuto součást při posouzení shody konečného obalu. Proto je namísto zasílání jedné otázky všem obchodním partnerům: „Prosím o certifikát PPWR“ lepší určit, jaké konkrétní informace potřebujete a ke kterému typu obalu budou přiřazeny.

Co získat od dodavatele mimo EU? Povinnosti dovozce jsou širší

Dovozce by neměl předpokládat, že odpovědnost končí obdržením jediného dokumentu od zahraničního výrobce. Článek 18 PPWR vyžaduje před uvedením obalu na trh ověřit mimo jiné, zda výrobce provedl postup posouzení shody a vypracoval technickou dokumentaci v souladu s přílohou VII. Dovozce musí rovněž uchovávat kopii EU prohlášení o shodě a zajistit možnost zpřístupnění technické dokumentace příslušným orgánům na požádání. V praxi je při přímém dovozu obalů nebo výrobků v obalech ze zemí mimo EU vhodné již ve fázi nákupu zjistit, zda zahraniční obchodní partner bude schopen poskytnout úplné, identifikovatelné a aktuální technické údaje.

Co dělat, pokud dodavatel nemá dokumenty vyžadované pro PPWR?

Nedostatek dokumentů by se neměl „napravovat“ vystavením prohlášení bez důkazů. Prohlášení o shodě je výsledkem procesu posouzení shody, nikoli jeho náhradou. Pokud je dokumentace neúplná:

1. přesně určete, jaká informace nebo důkaz chybí,
2. uveďte dodavateli obal nebo komponent, kterého se žádost týká,
3. požádejte o dokumentaci na základě článku 16 nařízení (EU) 2025/40,
4. ověřte, zda lze chybějící podklad doplnit jiným spolehlivým důkazem,
5. je-li to nutné, proveďte příslušné posouzení, měření nebo zkoušku,
6. nedokončujte posouzení shody, dokud nemáte dostatečný podklad k prokázání splnění příslušných požadavků.

Zvláště nebezpečná je situace, kdy společnost má prohlášení, ale nedokáže prokázat, na jaké technické dokumentaci bylo založeno.

Jak ověřit, zda je dokument od dodavatele skutečně vhodný pro dokumentaci podle nařízení (EU) 2025/40?

Nejdůležitější jsou rozsah, sledovatelnost a aktuálnost. Každý obdržený dokument je vhodné posuzovat podle stejného souboru otázek.

Změna dodavatele, materiálu nebo konstrukce může vyžadovat opětovné posouzení

Článek 15 odst. 4 nařízení (EU) 2025/40 vyžaduje zohlednění změn návrhu, vlastností obalu a příslušných norem a specifikací, na jejichž základě je deklarována shoda. Pokud změna může ovlivnit shodu obalu, je nutné provést opětovné posouzení podle článku 38. Proto je vhodné v nákupním procesu dohodnout s dodavatelem mechanismus informování o změnách. Nestačí shromáždit dokumenty pouze jednou a uchovávat je bez časového omezení, bez ohledu na následné změny. Kontrolu mohou vyžadovat mimo jiné změny:

• dodavatele materiálu,
• druhu materiálu nebo receptury,
• hmotnosti obalu,
• konstrukce a rozměrů,
• vrstev nebo komponentů,
• výrobního procesu ovlivňujícího vlastnosti,
• použitých norem nebo specifikací.

Jak spravovat dokumenty dodavatelů, když má společnost stovky SKU?

Ve větším rozsahu přestává být problémem samotné ukládání souborů a stává se jím propojení správného důkazu se správným typem obalu. Jeden typ obalu může být využíván pro mnoho výrobků nebo SKU. Jeden výrobek naopak může využívat několik prvků obalu od různých dodavatelů. Proto je vhodné vytvářet vztah: dodavatel → komponent → typ obalu → verze → technická dokumentace → posouzení shody → prohlášení. Takový model umožňuje odpovědět nejen na otázku „máme tento PDF?“, ale především „pro které obaly je tento dokument podkladem pro shodu?“.

Dokumentace podle nařízení (EU) 2025/40 musí být dohledatelná při kontrole

Článek 15 odst. 10 nařízení (EU) 2025/40 stanoví, že na odůvodněnou žádost vnitrostátního orgánu mají být příslušné informace a dokumenty potřebné k prokázání shody zpřístupněny do 10 dnů od obdržení žádosti. Výrobce by proto měl být schopen rychle přejít od konkrétního obalu k technické dokumentaci a důkazům, na nichž bylo založeno posouzení shody. Obdobná lhůta je stanovena pro dovozce v čl. 18 odst. 8. To je jeden z důvodů, proč se ukládání stovek souborů v nesourodých složkách, e-mailových schránkách a tabulkách může stát organizačním problémem.

Jak dlouho je nutné uchovávat technickou dokumentaci a prohlášení podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech?

V souladu s čl. 15 odst. 3 se technická dokumentace a EU prohlášení o shodě uchovávají:

• 5 let od uvedení na trh v případě obalů na jedno použití;
• 10 let od uvedení na trh v případě obalů k opakovanému použití.

Je vhodné uchovávat také informaci o verzi dokumentace, době její platnosti a obalech, kterých se týkala.

Nejčastější chyby při shromažďování dokumentů od dodavatelů

Největší chybou je považovat dokumentaci podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech za soubor náhodných certifikátů. Dokumenty mají tvořit ucelený soubor důkazů pro konkrétní typ obalu.

• požadování pouze „certifikátu PPWR“ bez určení rozsahu,
• chybějící identifikátor obalu v dokumentech,
• uchovávání zpráv bez informace, které varianty se týkají,
• chybějící kontrola verzí dokumentace,
• chybějící informace o změnách na straně dodavatele,
• automatické uznávání jedné zprávy jako důkazu všech požadavků,
• zaměňování technické dokumentace se samotným prohlášením o shodě,
• chybějící propojení obalu s výrobky nebo SKU, ve kterých se používá.

Jak by měl vypadat proces shromažďování dokumentace podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech od dodavatelů?

Při větším počtu obalů funguje lépe stálý, opakovatelný proces než jednorázové rozesílání e-mailů obchodním partnerům.

1. Identifikuj typ obalu a jeho komponenty.
2. Přiřaď dodavatele ke každému komponentu.
3. Urči použitelné požadavky nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech.
4. Definuj potřebné údaje a důkazy.
5. Shromáždi dokumenty od dodavatelů.
6. Ověř rozsah, identifikaci a aktuálnost každého dokumentu.
7. Doplň chybějící posouzení, výpočty nebo zkoušky.
8. Vytvoř technickou dokumentaci v souladu s přílohou VII.
9. Proveď posouzení shody v souladu s čl. 38.
10. Po prokázání shody připrav EU prohlášení o shodě.
11. Propoj prohlášení s příslušným typem obalu.
12. Sleduj následné změny dokumentace a obalu.

Kdy se vyplatí automatizovat správu dokumentace a prohlášení podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech?

U několika obalů lze dokumentaci spravovat ručně. U několika desítek nebo stovek typů obalů se však objevuje další problém: je nutné kontrolovat dodavatele, verze, komponenty, dokumenty, prohlášení a výrobky využívající daný obal. V takovém případě by automatizace neměla zahrnovat pouze vytvoření konečného PDF, ale celý datový řetězec vedoucí k prohlášení o shodě. Systém může například upozorňovat na chybějící údaje, uchovávat zdrojové dokumenty, propojovat je s konkrétními typy obalů, kontrolovat verze a vytvářet prohlášení na základě uspořádané dokumentace.

Dokumenty od dodavatele pro nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech – hlavní závěry

Nepotřebuješ sbírku náhodných certifikátů. Potřebuješ úplný a identifikovatelný soubor důkazů pro konkrétní typ obalu. Článek 16 nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech poskytuje jasný základ pro získávání informací a dokumentace od dodavatelů, které jsou nezbytné k prokázání shody. Příloha VII naopak uvádí, jaké prvky má technická dokumentace obsahovat. Tyto dokumenty nakonec slouží k provedení posouzení shody a po prokázání splnění příslušných požadavků k přípravě EU prohlášení o shodě. Nejdůležitější je proto propojit dokument s konkrétním obalem, jeho verzí, materiálem, požadavkem nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech a důkazem, který tento požadavek skutečně potvrzuje.

FAQ – dokumenty a prohlášení o shodě podle nařízení (EU) 2025/40 o obalech a obalových odpadech

Zdroje