Quali documenti occorre raccogliere dal fornitore per la dichiarazione di conformità al regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio?

Quali documenti del fornitore sono necessari per il PPWR? Checklist rapida

Non esiste un unico «pacchetto di documenti PPWR» universale, adatto a ogni imballaggio. Il punto di partenza dovrebbe essere la raccolta di informazioni che consentano di identificare l’imballaggio, ricostruirne la struttura e dimostrare il rispetto dei requisiti applicabili al tipo di imballaggio in questione.

Questo elenco è un punto di partenza. Non occorre richiedere automaticamente ogni possibile certificato e prova a ogni fornitore. L’ambito delle prove dovrebbe corrispondere ai requisiti applicabili al tipo specifico di imballaggio.

Articolo 16 PPWR: il fornitore è tenuto a fornire informazioni e documentazione

La base giuridica per richiedere dati al fornitore è l’articolo 16 del regolamento (UE) 2025/40. La disposizione stabilisce che i fornitori di imballaggi o di materiali di imballaggio forniscono al fabbricante tutte le informazioni e la documentazione necessarie per dimostrare la conformità degli imballaggi e dei materiali di imballaggio al PPWR. Il regolamento fa inoltre esplicito riferimento alla documentazione tecnica di cui all’Allegato VII e richiesta in base alle pertinenti disposizioni degli articoli da 5 a 11. Le informazioni possono essere fornite in formato cartaceo o elettronico e in una lingua facilmente comprensibile per il fabbricante. Nel caso di imballaggi sensibili al contatto, se sono applicabili anche altri atti legislativi dell’Unione, la documentazione pertinente prevista da tali disposizioni può costituire parte del pacchetto di informazioni fornito ai fini del PPWR. Il testo completo del regolamento è disponibile in EUR-Lex – regolamento (UE) 2025/40 .

I documenti del fornitore non trasferiscono la responsabilità della dichiarazione PPWR

Ottenere documenti dal fornitore non significa automaticamente che la responsabilità della conformità passi al fornitore. Occorre prima stabilire chi, nel caso specifico, sia il fabbricante ai sensi delle disposizioni sulla conformità degli imballaggi. Ai sensi dell’art. 15 del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio, il fabbricante, prima di immettere l’imballaggio sul mercato, esegue o fa eseguire la procedura di valutazione della conformità di cui all’art. 38 e redige la documentazione tecnica conformemente all’allegato VII. Dopo aver dimostrato la conformità, redige la dichiarazione UE di conformità ai sensi dell’art. 39. L’art. 39, par. 4 è particolarmente rilevante: redigendo la dichiarazione UE di conformità, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità dell’imballaggio ai requisiti del PPWR. Il documento ricevuto dal fornitore può quindi costituire una prova importante, ma occorre verificarne l’ambito e stabilire se riguardi esattamente l’imballaggio o il componente utilizzato.

1. Inizia con l’identificazione univoca dell’imballaggio

Ogni documento dovrebbe poter essere collegato in modo univoco a uno specifico imballaggio, materiale o componente. Un rapporto di laboratorio relativo a una «bottiglia in PET» ha scarso valore se l’azienda non è in grado di dimostrare a quale esatta bottiglia del catalogo del fornitore si riferisca. È opportuno raccogliere almeno:

• la denominazione commerciale dell’imballaggio o del componente,
• il codice prodotto del fornitore,
• il codice interno dell’imballaggio utilizzato nella tua azienda,
• il tipo e il formato dell’imballaggio,
• le dimensioni e la massa,
• la versione o revisione della specifica,
• l’informazione sulla destinazione d’uso dell’imballaggio,
• la data di validità del documento o della versione del prodotto.

L’art. 15, par. 5 del PPWR richiede inoltre che l’imballaggio rechi un tipo, un numero di lotto, un numero di serie o un altro elemento che ne consenta l’identificazione oppure, se ciò non è possibile per le dimensioni o la natura dell’imballaggio, che l’informazione pertinente figuri in un documento di accompagnamento.

2. Richiedi la specifica tecnica e la composizione dei materiali dell’imballaggio

La specifica tecnica è uno dei documenti di base per la valutazione della conformità. Dovrebbe consentire di comprendere di cosa e in che modo è realizzato l’imballaggio. A seconda della struttura, è opportuno raccogliere informazioni sul materiale principale, sui singoli strati, sugli additivi, sugli elementi di chiusura, sulle etichette e sugli altri componenti che incidono sulle caratteristiche dell’imballaggio. L’allegato VII del PPWR richiede che la documentazione tecnica includa, ove applicabile, tra l’altro i materiali dei componenti. Pertanto, la sola indicazione «imballaggio in plastica» di norma non costituisce un livello di informazione sufficiente per una documentazione tecnica affidabile.

3. Raccogli i disegni tecnici e le informazioni sulla struttura

L’allegato VII indica inoltre il progetto concettuale, i disegni di fabbricazione e le descrizioni necessarie per comprenderli. Non significa in ogni caso che sia necessario ottenere l’intera documentazione tecnologica riservata del fornitore. Tuttavia, la documentazione dovrebbe consentire di valutare la conformità dello specifico imballaggio e di ricostruire i principali parametri della sua struttura. Per un imballaggio multicomponente, è opportuno identificare separatamente, ad esempio, il corpo, la chiusura, l’etichetta, la guaina, l’inserto o altri elementi, se rilevanti per la valutazione dei requisiti.

4. Rapporti di prova: verifica non solo il risultato, ma anche l’ambito della prova

L’allegato VII elenca i rapporti di prova come elemento della documentazione tecnica, ove applicabili. Ciò non significa tuttavia che ogni imballaggio debba automaticamente essere sottoposto allo stesso pacchetto di prove di laboratorio. L’art. 35 del PPWR richiede che le prove, le misurazioni e i calcoli utilizzati per dimostrare la conformità siano eseguiti con metodi affidabili, accurati e riproducibili e tengano conto dello stato dell’arte generalmente riconosciuto. Quando ricevi un rapporto dal fornitore, verifica:

• chi ha eseguito la prova,
• a quale campione si riferisce il rapporto,
• se il codice del campione corrisponde all’imballaggio acquistato,
• quale metodo è stato utilizzato,
• quali parametri sono stati esaminati,
• quando è stata eseguita la prova,
• se il materiale o il processo è cambiato dopo la prova,
• se il risultato dimostra effettivamente il livello di conformità richiesto.

Un semplice file PDF intitolato «certificate» non dovrebbe essere considerato una prova sufficiente senza verificarne l’ambito.

5. Anche le norme armonizzate e le specifiche tecniche devono essere documentate

La documentazione tecnica dovrebbe indicare su quale base è stata valutata la conformità. L’allegato VII elenca, tra l’altro, le norme armonizzate, le specifiche comuni e altre specifiche tecniche appropriate utilizzate per le misurazioni o i calcoli. Se il fornitore dichiara la conformità sulla base di una norma specifica, è opportuno stabilire se sia stata applicata integralmente o solo in parte. Se la norma o la specifica comune non è stata applicata, la documentazione dovrebbe descrivere la soluzione adottata per soddisfare il requisito pertinente.

6. Gli imballaggi destinati al contatto con gli alimenti possono richiedere documentazione aggiuntiva

Per gli imballaggi sensibili al contatto, l’ambito dei documenti non si limita al solo PPWR. L’art. 16, par. 2 indica che, ove applicabile, la documentazione e le informazioni richieste da altri atti legislativi dell’UE relativi a tali imballaggi dovrebbero far parte delle informazioni fornite al fabbricante. Pertanto, prima di preparare una checklist per il fornitore, occorre stabilire l’effettiva destinazione d’uso dell’imballaggio. Può essere necessario un diverso insieme di prove per un cartone da trasporto, per un flacone cosmetico e per un materiale destinato al contatto diretto con gli alimenti.

7. Riciclabilità, riduzione al minimo e riutilizzo: verifica la data corretta

Il PPWR comprende una serie di requisiti riguardanti, tra l’altro, la riciclabilità, la riduzione al minimo degli imballaggi, il contenuto di riciclato e il riutilizzo. Tuttavia, non tutti gli obblighi si applicano dal 12 agosto 2026. Pertanto, l’elenco dei documenti del fornitore dovrebbe essere elaborato non solo in base al materiale, ma anche in base ai requisiti applicabili a un determinato tipo di imballaggio in un determinato momento. Lo stesso allegato VII prevede, tra l’altro, una descrizione qualitativa delle modalità di svolgimento delle valutazioni pertinenti risultanti dagli artt. 6, 10 e 11. Con l’entrata in vigore di ulteriori requisiti e atti di esecuzione, l’ambito dei dati necessari può quindi cambiare.

È sufficiente chiedere al fornitore una «dichiarazione di conformità PPWR»?

Non sempre. Se il fornitore è il fabbricante di un tipo di imballaggio finito e ha correttamente svolto la valutazione della conformità, la sua dichiarazione UE di conformità può essere un documento molto importante. Tuttavia, dovrebbe corrispondere al modello e ai requisiti del PPWR e identificare inequivocabilmente l’imballaggio cui si riferisce. Se invece acquisti dal fornitore soltanto un materiale o un componente, ad esempio una determinata materia prima o un elemento di un imballaggio più grande, la situazione può essere diversa. In questo caso hai bisogno soprattutto di dati e documentazione che consentano di utilizzare tale componente nella valutazione della conformità dell’imballaggio finale. Pertanto, invece di inviare a tutti i contraenti un’unica domanda: «Si prega di inviare il certificato PPWR», è preferibile specificare quali informazioni concrete ti servono e a quale tipo di imballaggio saranno assegnate.

Cosa raccogliere da un fornitore extra UE? Gli obblighi dell’importatore sono più ampi

L’importatore non dovrebbe presumere che la responsabilità si esaurisca con la ricezione di un solo documento da un produttore estero. L’art. 18 del PPWR richiede, prima dell’immissione dell’imballaggio sul mercato, di verificare, tra l’altro, se il fabbricante abbia svolto la procedura di valutazione della conformità e redatto la documentazione tecnica conforme all’allegato VII. L’importatore deve inoltre conservare una copia della dichiarazione UE di conformità e garantire che la documentazione tecnica possa essere messa a disposizione delle autorità competenti su richiesta. In pratica, in caso di importazione diretta di imballaggi o prodotti imballati da paesi extra UE, è opportuno stabilire già in fase di acquisto se il contraente estero sarà in grado di fornire dati tecnici completi, identificabili e aggiornati.

Cosa fare se il fornitore non dispone dei documenti richiesti dal PPWR?

La mancanza di documenti non dovrebbe essere «rimediate» emettendo una dichiarazione senza prove. La dichiarazione di conformità è il risultato del processo di valutazione della conformità, non un suo sostituto. Se la documentazione è incompleta:

1. specifica esattamente quale informazione o prova manca,
2. indica al fornitore l’imballaggio o il componente a cui si riferisce la richiesta,
3. richiedi la documentazione ai sensi dell’articolo 16 del regolamento sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio,
4. verifica se la lacuna può essere colmata con un’altra prova affidabile,
5. se necessario, effettua una valutazione, una misurazione o una prova adeguata,
6. non finalizzare la valutazione della conformità finché non disponi di una base sufficiente per dimostrare il rispetto dei requisiti applicabili.

Particolarmente pericolosa è la situazione in cui l’azienda possiede una dichiarazione, ma non è in grado di dimostrare su quale documentazione tecnica essa sia stata basata.

Come verificare se un documento del fornitore è realmente idoneo per la documentazione PPWR?

Gli aspetti più importanti sono l’ambito di applicazione, la tracciabilità e l’aggiornamento. È opportuno valutare ogni documento ricevuto in base allo stesso insieme di domande.

La modifica del fornitore, del materiale o della struttura può richiedere una nuova valutazione

L’articolo 15, paragrafo 4, del regolamento sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio richiede di tenere conto delle modifiche della progettazione, delle caratteristiche dell’imballaggio nonché delle norme e specifiche pertinenti, sulla base delle quali è dichiarata la conformità. Se la modifica può incidere sulla conformità dell’imballaggio, occorre effettuare una nuova valutazione ai sensi dell’articolo 38. Per questo motivo, nel processo di acquisto è opportuno concordare con il fornitore un meccanismo di notifica delle modifiche. Non è sufficiente raccogliere i documenti una sola volta e conservarli a tempo indeterminato, indipendentemente dalle modifiche successive. Possono richiedere un riesame, tra l’altro, le modifiche:

• del fornitore del materiale,
• del tipo di materiale o della formulazione,
• della massa dell’imballaggio,
• della struttura e delle dimensioni,
• degli strati o dei componenti,
• del processo produttivo che incide sulle caratteristiche,
• delle norme o specifiche applicate.

Come gestire i documenti dei fornitori quando l’azienda ha centinaia di SKU?

Su scala più ampia, il problema non è più la semplice archiviazione dei file, ma il collegamento della prova corretta al corretto tipo di imballaggio. Un tipo di imballaggio può essere utilizzato per molti prodotti o SKU. Al contrario, un prodotto può utilizzare diversi elementi di imballaggio provenienti da fornitori diversi. Per questo è opportuno creare la relazione: fornitore → componente → tipo di imballaggio → versione → documentazione tecnica → valutazione della conformità → dichiarazione. Tale modello consente di rispondere non solo alla domanda «abbiamo questo PDF?», ma soprattutto «per quali imballaggi questo documento costituisce la base della conformità?».

La documentazione PPWR deve poter essere reperita durante un controllo

L’articolo 15, paragrafo 10, del regolamento sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio prevede che, a seguito di una richiesta motivata dell’autorità nazionale, le informazioni e i documenti pertinenti necessari per dimostrare la conformità siano messi a disposizione entro 10 giorni dal ricevimento della richiesta. Il fabbricante dovrebbe quindi essere in grado di passare rapidamente da uno specifico imballaggio alla documentazione tecnica e alle prove su cui si è basata la valutazione della conformità. Un termine analogo è previsto per gli importatori dall’articolo 18, paragrafo 8. Questo è uno dei motivi per cui la conservazione di centinaia di file in cartelle, caselle e-mail e fogli di calcolo non coerenti può diventare un problema organizzativo.

Per quanto tempo devono essere conservati la documentazione tecnica e la dichiarazione PPWR?

Ai sensi dell’articolo 15, paragrafo 3, la documentazione tecnica e la dichiarazione UE di conformità sono conservate:

• 5 anni dall’immissione sul mercato nel caso di imballaggi monouso;
• 10 anni dall’immissione sul mercato nel caso di imballaggi riutilizzabili.

È inoltre opportuno conservare le informazioni sulla versione della documentazione, sul suo periodo di validità e sugli imballaggi a cui si riferiva.

Errori più comuni nella raccolta dei documenti dai fornitori

L’errore più grande è considerare la documentazione PPWR come una raccolta di certificati casuali. I documenti devono costituire un insieme coerente di prove per uno specifico tipo di imballaggio.

• richiedere esclusivamente un «certificato PPWR» senza definirne l’ambito,
• mancanza dell’identificativo dell’imballaggio sui documenti,
• conservare rapporti senza informazioni sulla variante a cui si riferiscono,
• mancanza di controllo delle versioni della documentazione,
• mancanza di informazioni sulle modifiche apportate dal fornitore,
• considerare automaticamente un singolo rapporto come prova di tutti i requisiti,
• confondere la documentazione tecnica con la sola dichiarazione di conformità,
• mancanza di collegamento tra l’imballaggio e i prodotti o gli SKU in cui viene utilizzato.

Come dovrebbe essere il processo di raccolta della documentazione PPWR dai fornitori?

Con un numero elevato di imballaggi, è efficace un processo stabile e ripetibile anziché un’iniziativa una tantum di invio di e-mail ai contraenti.

1. Identifica il tipo di imballaggio e i suoi componenti.
2. Assegna un fornitore a ciascun componente.
3. Determina i requisiti PPWR applicabili.
4. Definisci i dati e le prove necessari.
5. Raccogli i documenti dai fornitori.
6. Verifica l’ambito, l’identificazione e l’aggiornamento di ciascun documento.
7. Completa le valutazioni, i calcoli o le prove mancanti.
8. Predisponi la documentazione tecnica conformemente all’allegato VII.
9. Esegui la valutazione della conformità conformemente all’articolo 38.
10. Dopo aver dimostrato la conformità, prepara la dichiarazione UE di conformità.
11. Collega la dichiarazione al tipo di imballaggio appropriato.
12. Monitora le successive modifiche della documentazione e dell’imballaggio.

Quando conviene automatizzare la gestione della documentazione e delle dichiarazioni PPWR?

Con pochi imballaggi, la documentazione può essere gestita manualmente. Con decine o centinaia di tipi di imballaggio, tuttavia, sorge un ulteriore problema: occorre controllare fornitori, versioni, componenti, documenti, dichiarazioni e prodotti che utilizzano un determinato imballaggio. In questo caso, l’automazione non dovrebbe comprendere solo la generazione del PDF finale, ma l’intera catena di dati che porta alla dichiarazione di conformità. Il sistema può, ad esempio, indicare i dati mancanti, conservare i documenti di origine, collegarli a specifici tipi di imballaggio, controllare le versioni e generare la dichiarazione sulla base di una documentazione organizzata.

Documenti del fornitore per il PPWR – conclusioni principali

Non hai bisogno di una raccolta di certificati casuali. Hai bisogno di un insieme completo e identificabile di prove per uno specifico tipo di imballaggio. L’articolo 16 del PPWR fornisce una base chiara per ottenere dai fornitori le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità. L’allegato VII indica invece gli elementi che deve contenere la documentazione tecnica. In definitiva, tali documenti servono a effettuare la valutazione della conformità e, dopo aver dimostrato il rispetto dei requisiti pertinenti, a preparare la dichiarazione UE di conformità. L’aspetto più importante è quindi collegare il documento a uno specifico imballaggio, alla sua versione, al materiale, al requisito PPWR e alla prova che conferma effettivamente tale requisito.

FAQ – documenti e dichiarazione di conformità PPWR

Fonti