Qui établit et qui signe la déclaration de conformité au titre du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ?

Qui établit la déclaration de conformité PPWR ?

L’entité responsable de l’établissement de la déclaration UE de conformité est le fabricant au sens du PPWR.

Cela résulte de la combinaison des articles 15, 38 et 39 du règlement. Avant de mettre l’emballage sur le marché, le fabricant met en œuvre ou fait mettre en œuvre la procédure d’évaluation de la conformité applicable, établit la documentation technique et, après avoir démontré la conformité, établit la déclaration UE de conformité.

Le processus devrait donc se présenter comme suit :

exigences PPWR → documentation technique → évaluation de la conformité → décision de conformité → déclaration UE de conformité → signature au nom du fabricant.

Il ne faut pas commencer par se demander qui doit signer le PDF. Il convient d’abord de déterminer quelle entreprise est le fabricant compétent pour le type d’emballage concerné.

Le fabricant établit la déclaration, mais une personne précise appose la signature

Le fabricant est un opérateur économique, tandis que la signature est toujours apposée par une personne physique agissant en son nom.

La déclaration comprend donc simultanément :

Qu’exige exactement l’annexe VIII concernant la signature ?

L’annexe VIII contient le modèle de structure de la déclaration UE de conformité.

La partie finale du document prévoit des éléments permettant d’établir :

• au nom de qui la déclaration a été signée,
• le lieu et la date de délivrance,
• le nom du signataire,
• sa fonction ou son rôle,
• la signature.

Cela signifie qu’une déclaration signée anonymement ou uniquement revêtue du cachet de l’entreprise, sans possibilité d’identifier la personne responsable, ne respecte pas la structure prévue par l’annexe VIII.

La déclaration PPWR doit-elle être signée par le président du conseil d’administration ?

Cela ne résulte pas du PPWR.

Le règlement ne désigne pas de fonction précise pour le signataire. Il ne contient aucune disposition indiquant :

« la déclaration est signée par le président »

ni :

« la déclaration est signée par un membre du conseil d’administration ».

L’annexe VIII exige en revanche l’indication du nom, de la fonction et de la signature de la personne faisant la déclaration au nom de l’opérateur concerné.

En pratique, l’entreprise doit déterminer elle-même qui, conformément à ses règles de représentation et à sa procédure interne, est habilité à approuver de telles déclarations.

La déclaration PPWR peut-elle être signée par le directeur qualité ou un autre salarié ?

Le PPWR ne limite pas le signataire aux membres du conseil d’administration.

Du point de vue de l’annexe VIII elle-même, l’important est que le document soit signé au nom du fabricant concerné et que le signataire soit correctement identifié.

En pratique, il peut s’agir par exemple :

• d’un membre du conseil d’administration,
• du propriétaire de l’entreprise,
• du directeur qualité,
• du quality manager,
• du compliance manager,
• de la personne responsable des affaires réglementaires,
• d’une autre personne agissant au nom de l’entreprise conformément à ses règles organisationnelles.

L’entreprise doit toutefois disposer d’un fondement interne permettant de démontrer pourquoi cette personne était habilitée à approuver le document.

Le signataire doit-il disposer d’une procuration écrite ?

L’annexe VIII du PPWR n’établit pas d’exigence générale consistant à joindre à chaque déclaration une procuration écrite distincte pour le salarié qui signe le document.

C’est important, car certains guides indiquent que l’absence de procuration écrite entraîne automatiquement l’irrégularité de la déclaration. Une telle exigence ne doit pas être déduite directement de la seule annexe VIII.

L’entreprise doit toutefois veiller à disposer d’une règle interne claire précisant :

• qui peut approuver les déclarations,
• quelle est l’étendue de son autorisation,
• qui vérifie la documentation technique avant la signature,
• qui est responsable de la mise à jour ultérieure du document.

La forme de cette habilitation peut également dépendre des dispositions nationales, des règles de représentation de la société concernée et de ses procédures internes. Il s’agit là d’une question plus large que le seul texte du PPWR.

Signataire et mandataire visé à l’art. 17 : ce n’est pas la même chose

Le « mandataire » dans le PPWR est un rôle d’opérateur économique défini formellement.

L’art. 17 permet au fabricant de désigner un mandataire par mandat écrit et de lui confier certaines tâches.

Cela ne signifie toutefois pas que tout salarié qui signe une déclaration au nom de sa propre entreprise devient automatiquement un « mandataire » au sens de l’art. 17.

Ces deux situations ne doivent pas être confondues dans les procédures de l’entreprise.

Qui est responsable du contenu de la déclaration après sa signature ?

L’art. 39, paragraphe 4, indique qu’en établissant la déclaration UE de conformité, le fabricant assume la responsabilité de la conformité de l’emballage aux exigences du PPWR.

Il s’agit d’une distinction très importante.

Une personne précise appose sa signature, mais la responsabilité découlant de la déclaration ne devient pas pour autant automatiquement la responsabilité personnelle de ce salarié pour l’ensemble du produit.

La déclaration est établie au nom du fabricant.

L’organisation devrait donc garantir à la personne signataire l’accès au résultat approuvé de l’évaluation de la conformité, plutôt que d’attendre du signataire qu’il analyse seul des centaines de rapports de laboratoire sans processus interne.

Quand la déclaration de conformité PPWR peut-elle être signée ?

La déclaration doit être établie après que la conformité a été démontrée, et non avant l’achèvement de l’évaluation.

L’ordre correct est le suivant :

1. identification de l’emballage,
2. détermination des exigences applicables,
3. collecte des données et documents,
4. préparation de la documentation technique,
5. réalisation de la procédure d’évaluation de la conformité,
6. confirmation du résultat,
7. établissement de la déclaration,
8. signature de la personne agissant au nom du fabricant.

Une signature apposée alors que des rapports essentiels manquent encore ou que l’évaluation appropriée n’a pas été réalisée ne remédie pas à l’absence d’éléments de preuve.

L’importateur signe-t-il la déclaration de conformité PPWR ?

Le seul fait d’être importateur ne signifie pas automatiquement que celui-ci devient l’entité établissant la déclaration à la place du fabricant.

L’art. 18 impose à l’importateur de vérifier, avant de mettre l’emballage sur le marché, si le fabricant a satisfait aux obligations pertinentes, y compris celles liées à l’évaluation de la conformité et à la documentation.

L’importateur devrait également conserver une copie appropriée de la déclaration de conformité et assurer la disponibilité de la documentation conformément à l’étendue de ses obligations.

La situation change si l’art. 21 s’applique et que l’importateur est considéré comme le fabricant, par exemple parce qu’il met l’emballage sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque, ou qu’il apporte une modification substantielle affectant la conformité.

Le distributeur peut-il établir sa propre déclaration PPWR ?

Le seul fait d’être distributeur ne crée pas une telle obligation.

Le distributeur agit dans le cadre des obligations définies à l’art. 19 et devrait vérifier avec la diligence requise les éléments pertinents de conformité avant de mettre l’emballage à disposition sur le marché.

Toutefois, si le distributeur :

• met l’emballage sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque ou
• modifie l’emballage d’une manière susceptible d’affecter la conformité,

il peut être soumis aux obligations du fabricant conformément à l’art. 21.

La question de la signature de la déclaration doit alors être examinée du point de vue de son nouveau rôle.

Qui signe la déclaration pour une marque propre et une marque de distributeur ?

Pour une marque de distributeur, il faut d’abord déterminer le fabricant. Ensuite seulement la personne signataire.

Si une entreprise fait fabriquer un produit ou un emballage sous son propre nom ou sa propre marque et qu’elle est le fabricant selon la définition du PPWR, la déclaration devrait être établie en son nom.

L’usine sous contrat peut fournir :

• des spécifications,
• des rapports de laboratoire,
• des documents relatifs aux matériaux,
• des résultats d’essais,
• les informations nécessaires à la documentation technique.

Cela ne signifie pas automatiquement que la déclaration de l’emballage final devrait être signée au nom de l’usine.

Il convient également de prendre en compte la règle particulière du PPWR applicable à certaines microentreprises.

Fabrication sous contrat : la marque ou l’usine signe-t-elle la déclaration ?

La personne signataire ne peut pas être déterminée uniquement sur la base de l’entité qui exploite physiquement la ligne de production.

Dans le cadre d’une fabrication sous contrat, il faut vérifier :

• qui commande le projet,
• qui définit la spécification,
• sous quel nom ou quelle marque le produit est fabriqué,
• qui est le fabricant conformément à l’art. 3.

Si le fabricant est le propriétaire de la marque, la déclaration est établie en son nom, même si la majorité des preuves techniques provient de l’usine sous contrat.

Une déclaration peut-elle être signée par une personne dont le siège de l’entreprise est situé hors de Pologne ?

Le PPWR est un règlement de l’Union et la déclaration est un document relatif au fabricant, et non au lieu où se trouve la personne signataire dans une succursale polonaise donnée.

Si le fabricant concerné est établi dans un autre État membre, la déclaration peut être établie en son nom par la personne compétente agissant pour cette entité.

Il convient toutefois d’assurer la conformité linguistique du document avec les exigences applicables sur les marchés où l’emballage est mis à disposition.

Qui signe la déclaration lorsque l’entreprise possède plusieurs sites de production ?

La signature ne doit pas être automatiquement attribuée séparément à chaque site.

Il est essentiel d’identifier l’entité qui est le fabricant et l’objet de la déclaration.

Si une même personne morale est responsable d’un type d’emballage donné produit sur plusieurs sites, la procédure de l’entreprise peut prévoir une approbation centralisée des déclarations.

La documentation technique devrait toutefois contenir les informations nécessaires pour démontrer que la production sur les sites concernés reste conforme au type approuvé et à la documentation.

Un laboratoire peut-il signer une déclaration de conformité PPWR ?

Un laboratoire ne devient pas fabricant du seul fait qu’il a réalisé des essais.

Le laboratoire peut préparer un rapport d’essai constituant une preuve dans la documentation technique.

Il peut également aider l’entreprise à interpréter les résultats.

Toutefois, c’est le fabricant qui établit la déclaration de conformité et assume la responsabilité prévue à l’article 39, paragraphe 4.

Un conseiller peut-il préparer ou signer une déclaration PPWR ?

Un conseiller peut apporter une aide technique pour préparer un projet de document, collecter les données ou vérifier l’exhaustivité de l’évaluation.

Cela ne signifie toutefois pas que la déclaration devient la déclaration du conseiller.

L’entité formelle reste le fabricant concerné.

Si une personne ou une entité externe doit agir formellement dans un champ défini pour le compte du fabricant, il convient d’examiner les règles de représentation ainsi que, s’il y a lieu, le rôle formel du mandataire prévu à l’article 17.

Un fournisseur de matériaux peut-il établir une déclaration pour le fabricant ?

Non, du seul fait de fournir le matériau.

L’article 16 oblige le fournisseur d’emballages ou de matériaux d’emballage à transmettre les informations et la documentation nécessaires au fabricant pour démontrer la conformité.

Le fournisseur peut donc fournir :

• une spécification,
• la composition du matériau,
• un rapport d’essai,
• des informations sur les matières recyclées,
• des données relatives aux substances,
• d’autres preuves techniques.

Cela ne signifie pas automatiquement qu’il doit signer la déclaration relative au type final d’emballage.

Quelles informations sur la personne signataire doivent figurer dans la déclaration ?

L’annexe VIII prévoit l’identification de la personne signataire par ses coordonnées et sa fonction.

Ces données doivent correspondre à la version du document conservée dans le système et susceptible d’être présentée à l’autorité de surveillance.

La déclaration PPWR peut-elle être signée électroniquement ?

Le PPWR ne contient pas, à l’annexe VIII, de disposition technique détaillée imposant un type unique de signature électronique pour la déclaration.

Il exige toutefois une signature comme élément de la déclaration.

Si l’entreprise utilise un circuit numérique, elle doit veiller à pouvoir établir de manière fiable :

• qui a approuvé le document,
• à quel moment l’approbation a eu lieu,
• à quelle version de la déclaration la signature se rapportait,
• si le document n’a pas été modifié de manière non contrôlée après son approbation.

Le choix d’un mécanisme de signature électronique spécifique doit également tenir compte des autres dispositions applicables relatives aux documents et à la représentation.

Quelle doit être la procédure de signature des déclarations PPWR dans l’entreprise ?

La signature doit constituer la dernière étape contrôlée du processus, et non une opération effectuée automatiquement après la génération du PDF.

1. Déterminez le fabricant pour le type d’emballage concerné.
2. Déterminez l’objet et le champ d’application de la déclaration.
3. Vérifiez l’exhaustivité de la documentation technique.
4. Confirmez la réalisation de l’évaluation de la conformité.
5. Vérifiez que toutes les exigences applicables ont été évaluées.
6. Générez la version appropriée de la déclaration.
7. Effectuez un contrôle formel de l’annexe VIII.
8. Transmettez le document à la personne compétente pour l’approbation.
9. Enregistrez la date, la personne et la version du document.
10. Protégez la version approuvée contre toute modification non contrôlée.
11. Liez la déclaration à la documentation technique et au type d’emballage.

Il est utile de créer une matrice des personnes habilitées à signer

Dans une organisation de plus grande taille, une matrice formelle d’approbation constitue une solution pratique.

Ainsi, la personne qui signe reçoit le résultat validé du processus au lieu de devoir reconstituer elle-même toutes les analyses techniques.

Erreurs les plus fréquentes lors de la signature de la déclaration de conformité PPWR

• signature du document par la mauvaise entité, car le fabricant n’a pas été déterminé au préalable ;
• confusion entre le fabricant et le producteur au titre de la REP ;
• supposer que le président-directeur général doit toujours signer ;
• confusion entre un employé habilité à signer et le mandataire visé à l’article 17 ;
• signature de la déclaration avant l’achèvement de l’évaluation de la conformité ;
• absence de prénom, de nom ou de fonction de la personne signataire ;
• absence de lieu ou de date de délivrance ;
• signature d’une version obsolète du document ;
• modification de la déclaration après signature sans contrôle des versions ;
• supposer que la signature du laboratoire ou du fournisseur remplace la déclaration du fabricant ;
• attribuer automatiquement l’obligation de déclaration à l’importateur sans vérifier son rôle réel.

Qui signe la déclaration PPWR – liste de contrôle avant approbation

1. Le fabricant a-t-il été correctement déterminé ?
2. La déclaration est-elle établie en son nom ?
3. L’objet de la déclaration a-t-il été clairement identifié ?
4. La documentation technique est-elle complète pour l’étape actuelle des exigences ?
5. L’évaluation de la conformité a-t-elle été réalisée ?
6. La personne signataire est-elle habilitée à agir au nom de l’organisation ?
7. Son prénom et son nom sont-ils indiqués ?
8. Le poste ou la fonction est-il indiqué ?
9. Le lieu de délivrance est-il indiqué ?
10. La date de délivrance est-elle indiquée ?
11. Le document a-t-il été signé ?
12. La version signée est-elle verrouillée et archivée ?
13. La déclaration est-elle liée à la version actuelle de l’emballage ?

Comment automatiser la signature des déclarations PPWR sans perdre le contrôle ?

La génération automatique du document est relativement simple. Il est plus difficile de contrôler si le document est prêt à être approuvé.

Le système doit distinguer le statut « projet généré » du statut « évaluation terminée et déclaration approuvée ».

Pour chaque déclaration, il est utile de conserver :

• le fabricant,
• le type d’emballage,
• la version de l’emballage,
• la version de la documentation technique,
• le statut de l’évaluation de la conformité,
• la personne qui approuve,
• la date de signature,
• la version de la déclaration.

Qui établit et qui signe la déclaration PPWR – points essentiels

La déclaration UE de conformité est établie par le fabricant. La signature est apposée par une personne agissant en son nom.

Le PPWR n’impose pas qu’il s’agisse d’une fonction précise, telle que président-directeur général, membre de la direction ou directeur qualité. L’annexe VIII exige toutefois l’identification du signataire par ses nom et prénom, sa fonction ou son poste et sa signature, ainsi que l’indication du lieu et de la date de délivrance et de l’entité au nom de laquelle la déclaration a été signée.

La responsabilité principale reste celle du fabricant. L’article 39, paragraphe 4, indique qu’en établissant la déclaration, le fabricant assume la responsabilité de la conformité de l’emballage.

Par conséquent, le processus correct ne se résume pas à :

« Quelqu’un doit signer le PDF ».

Il devrait se présenter ainsi :

fabricant → documentation technique → évaluation de la conformité → déclaration approuvée → personne signant au nom du fabricant.

FAQ – qui établit et signe la déclaration de conformité PPWR ?

Sources

Base juridique : Règlement (UE) 2025/40 du Parlement européen et du Conseil relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – EUR-Lex

L’article utilise notamment :

• article 15 – obligations des fabricants,
• article 17 – mandataire,
• article 18 – obligations des importateurs,
• article 19 – obligations des distributeurs,
• article 21 – cas d’application des obligations des fabricants aux importateurs et aux distributeurs,
• article 38 – procédure d’évaluation de la conformité,
• article 39 – déclaration UE de conformité et responsabilité du fabricant,
• annexe VII – procédure d’évaluation de la conformité et documentation technique,
• annexe VIII – structure de la déclaration UE de conformité, y compris la partie relative à la signature.