Chi rilascia e chi firma la dichiarazione di conformità PPWR?
La dichiarazione di conformità PPWR è redatta dal fabbricante responsabile del relativo tipo di imballaggio. Il documento è invece firmato da una persona che agisce per conto di tale fabbricante. Il regolamento (UE) 2025/40 non indica che debba trattarsi dell’amministratore delegato, del titolare dell’azienda, del direttore qualità o del compliance officer. L’allegato VIII richiede tuttavia di indicare per conto di chi è stata firmata la dichiarazione, il luogo e la data di rilascio, il nome e il cognome nonché la funzione del firmatario, oltre alla firma stessa.
È quindi fondamentale distinguere due livelli di responsabilità. Il soggetto formale che redige la dichiarazione è il fabbricante. La persona fisica che appone la firma agisce invece per conto di tale soggetto. Non si deve nemmeno confondere tale persona con il «mandatario» di cui all’articolo 17 del PPWR, che costituisce un ruolo normativo formale distinto.
Chi rilascia la dichiarazione di conformità PPWR?
Il soggetto responsabile della redazione della dichiarazione UE di conformità è il fabbricante ai sensi del PPWR.
Ciò deriva dal combinato disposto degli articoli 15, 38 e 39 del regolamento. Prima di immettere l’imballaggio sul mercato, il fabbricante esegue o fa eseguire l’appropriata procedura di valutazione della conformità, redige la documentazione tecnica e, dopo aver dimostrato la conformità, redige la dichiarazione UE di conformità.
Il processo dovrebbe quindi essere il seguente:
requisiti PPWR → documentazione tecnica → valutazione della conformità → decisione di conformità → dichiarazione UE di conformità → firma per conto del fabbricante.
Non si dovrebbe iniziare chiedendosi chi debba firmare il PDF. Occorre prima stabilire quale azienda sia il fabbricante competente per il relativo tipo di imballaggio.
Il fabbricante redige la dichiarazione, ma la firma è apposta da una persona specifica
Il fabbricante è un operatore economico, mentre la firma è sempre apposta da una persona fisica che agisce per suo conto.
Pertanto, nella dichiarazione figurano parallelamente:
| Elemento | A chi o a cosa si riferisce? |
|---|---|
| Fabbricante | Azienda responsabile della conformità del relativo tipo di imballaggio |
| «Firmato per conto di» | Soggetto per conto del quale viene apposta la firma |
| Nome e cognome | Persona fisica che firma il documento |
| Funzione | Ruolo di tale persona nell’organizzazione |
| Firma | Approvazione formale della dichiarazione per conto del soggetto |
Cosa richiede esattamente l’allegato VIII nella parte relativa alla firma?
L’allegato VIII contiene un modello della struttura della dichiarazione UE di conformità.
Nella parte finale del documento sono previsti elementi che consentono di stabilire:
- per conto di chi è stata firmata la dichiarazione,
- il luogo e la data di rilascio,
- il nome e il cognome del firmatario,
- la sua funzione o il suo ruolo,
- la firma.
Ciò significa che una dichiarazione firmata in modo anonimo oppure solo con il timbro aziendale, senza la possibilità di identificare la persona responsabile, non è conforme alla struttura prevista dall’allegato VIII.
La dichiarazione PPWR deve essere firmata dall’amministratore delegato?
Ciò non risulta dal PPWR.
Il regolamento non indica una funzione specifica del firmatario. Non contiene una disposizione che affermi:
„la dichiarazione è firmata dal presidente”
né:
„la dichiarazione è firmata da un membro del consiglio di amministrazione”.
L’Allegato VIII richiede invece l’indicazione del nome e cognome, della funzione e della firma della persona che rilascia la dichiarazione a nome dell’operatore economico pertinente.
In pratica, l’impresa dovrebbe stabilire autonomamente chi, conformemente alle proprie regole di rappresentanza e alla procedura interna, è autorizzato ad approvare tali dichiarazioni.
La dichiarazione PPWR può essere firmata dal direttore qualità o da un altro dipendente?
Il PPWR non limita la persona firmataria ai membri del consiglio di amministrazione.
Dal punto di vista dell’Allegato VIII, rileva che il documento sia firmato a nome del fabbricante pertinente e che la persona firmataria sia adeguatamente identificata.
In pratica, può trattarsi ad esempio di:
- un membro del consiglio di amministrazione,
- il titolare dell’impresa,
- il direttore qualità,
- quality manager,
- compliance manager,
- la persona responsabile degli affari regolatori,
- un’altra persona che agisce a nome dell’impresa conformemente alle sue regole organizzative.
Tuttavia, l’impresa dovrebbe disporre di una base interna che consenta di dimostrare perché tale persona fosse autorizzata ad approvare il documento.
La persona firmataria deve disporre di una delega scritta?
L’Allegato VIII del PPWR non stabilisce un obbligo generale di allegare a ogni dichiarazione una delega scritta separata per il dipendente che firma il documento.
Ciò è importante perché in alcune guide si può trovare l’affermazione secondo cui l’assenza di una delega scritta comporta automaticamente l’invalidità della dichiarazione. Tale obbligo non deve essere desunto direttamente dal solo Allegato VIII.
L’impresa dovrebbe tuttavia garantire una chiara regola interna che definisca:
- chi può approvare le dichiarazioni,
- quale sia l’ambito della sua autorizzazione,
- chi verifica la documentazione tecnica prima della firma,
- chi è responsabile del successivo aggiornamento del documento.
La forma di tale conferimento di poteri può dipendere anche dalle disposizioni nazionali, dalle regole di rappresentanza della società interessata e dalle sue procedure interne. Si tratta già di una questione più ampia del solo testo del PPWR.
Persona firmataria e mandatario di cui all’art. 17: non sono la stessa cosa
Il „mandatario” nel PPWR è un ruolo formalmente definito di operatore economico.
L’art. 17 consente al fabbricante di designare un mandatario mediante mandato scritto e di affidargli compiti specifici.
Ciò non significa tuttavia che ogni dipendente che firma una dichiarazione a nome della propria impresa diventi automaticamente un „mandatario” ai sensi dell’art. 17.
| Situazione | Carattere |
|---|---|
| Il direttore qualità firma la dichiarazione della propria società | Persona che agisce a nome del fabbricante |
| Soggetto esterno designato conformemente all’art. 17 | Mandatario PPWR |
Queste due situazioni non devono essere confuse nelle procedure dell’impresa.
Chi è responsabile del contenuto della dichiarazione dopo la sua firma?
L’art. 39, par. 4 indica che, redigendo la dichiarazione UE di conformità, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità dell’imballaggio ai requisiti del PPWR.
Si tratta di una distinzione molto importante.
La firma è apposta da una persona specifica, ma la responsabilità derivante dalla dichiarazione non diventa per questo automaticamente responsabilità personale di tale dipendente per l’intero prodotto.
La dichiarazione è rilasciata a nome del fabbricante.
Pertanto, l’organizzazione dovrebbe garantire alla persona firmataria l’accesso al risultato approvato della valutazione della conformità, anziché aspettarsi che il firmatario analizzi autonomamente centinaia di rapporti di laboratorio senza una procedura interna.
Quando si può firmare la dichiarazione di conformità PPWR?
La dichiarazione deve essere redatta dopo aver dimostrato la conformità, non prima del completamento della valutazione.
L’ordine corretto è:
- identificazione dell’imballaggio,
- determinazione dei requisiti applicabili,
- raccolta di dati e documenti,
- preparazione della documentazione tecnica,
- svolgimento della procedura di valutazione della conformità,
- conferma del risultato,
- redazione della dichiarazione,
- firma della persona che agisce per conto del fabbricante.
Una firma apposta quando mancano ancora rapporti essenziali o non è stata svolta una valutazione adeguata non colma la mancanza di elementi di prova.
L’importatore firma la dichiarazione di conformità PPWR?
Il solo fatto di essere importatore non significa automaticamente che l’importatore diventi il soggetto che redige la dichiarazione al posto del fabbricante.
L’articolo 18 impone all’importatore l’obbligo di verificare, prima dell’immissione dell’imballaggio sul mercato, che il fabbricante abbia adempiuto agli obblighi pertinenti, compresi quelli relativi alla valutazione della conformità e alla documentazione.
L’importatore dovrebbe inoltre conservare una copia adeguata della dichiarazione di conformità e garantire la disponibilità della documentazione in conformità al proprio ambito di obblighi.
La situazione cambia se si applica l’articolo 21 e l’importatore è considerato fabbricante, ad esempio perché immette l’imballaggio sul mercato con il proprio nome o marchio oppure apporta una modifica sostanziale che incide sulla conformità.
Il distributore può rilasciare una propria dichiarazione PPWR?
Il solo fatto di essere distributore non comporta tale obbligo.
Il distributore opera nell’ambito degli obblighi previsti dall’articolo 19 e dovrebbe verificare con la dovuta diligenza gli elementi pertinenti della conformità prima di mettere l’imballaggio a disposizione sul mercato.
Tuttavia, se il distributore:
- immette l’imballaggio sul mercato con il proprio nome o marchio oppure
- modifica l’imballaggio in modo tale da poter incidere sulla conformità,
può essere soggetto agli obblighi del fabbricante conformemente all’articolo 21.
In tal caso, la questione della firma della dichiarazione deve essere valutata dal punto di vista del suo nuovo ruolo.
Chi firma la dichiarazione per il marchio proprio e il private label?
Nel private label occorre prima identificare il fabbricante. Solo successivamente la persona firmataria.
Se un’azienda commissiona la realizzazione di un prodotto o di un imballaggio con il proprio nome o marchio e, secondo la definizione del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio, è il fabbricante, la dichiarazione dovrebbe essere redatta a suo nome.
Lo stabilimento conto terzi può fornire:
- specifiche,
- rapporti di laboratorio,
- documenti sui materiali,
- risultati delle prove,
- informazioni necessarie per la documentazione tecnica.
Ciò non significa automaticamente che la dichiarazione dell’imballaggio finale debba essere firmata a nome dello stabilimento.
Occorre inoltre tenere conto della regola specifica del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio per determinate microimprese.
Produzione conto terzi: il marchio o lo stabilimento firma la dichiarazione?
Non è possibile stabilire il firmatario esclusivamente in base a chi gestisce fisicamente la linea di produzione.
Nella produzione conto terzi occorre verificare:
- chi commissiona il progetto,
- chi definisce la specifica,
- con il nome o marchio di chi è fabbricato il prodotto,
- chi è il fabbricante ai sensi dell’articolo 3.
Se il fabbricante è il titolare del marchio, la dichiarazione è redatta a suo nome, anche se la maggior parte delle prove tecniche proviene dallo stabilimento conto terzi.
La dichiarazione può essere firmata da una persona con sede aziendale al di fuori della Polonia?</h2>
Il PPWR è un regolamento dell’Unione e la dichiarazione è un documento riferito al fabbricante, non all’ubicazione della persona firmataria presso una specifica sede polacca. </p>
Se il fabbricante competente si trova in un altro Stato membro, la dichiarazione può essere redatta a suo nome da una persona competente che agisce per tale soggetto. </p>
Occorre tuttavia garantire che la lingua del documento sia conforme ai requisiti applicabili nei mercati in cui l’imballaggio è messo a disposizione.
</p>
</section>
La firma non deve essere automaticamente assegnata a ciascuno stabilimento separatamente.</strong>
</p>
È fondamentale identificare il soggetto che è il fabbricante e l’oggetto della dichiarazione.
</p>
Se una stessa persona giuridica è responsabile di un determinato tipo di imballaggio prodotto in più siti, la procedura aziendale può prevedere l’approvazione centralizzata delle dichiarazioni.
</p>
La documentazione tecnica dovrebbe tuttavia includere le informazioni necessarie per dimostrare che la produzione negli stabilimenti interessati rimane conforme al tipo approvato e alla documentazione.
</p>
</section>
Il laboratorio non diventa fabbricante solo perché ha eseguito le prove.</strong>
</p>
Il laboratorio può predisporre un rapporto di prova che costituisce evidenza nella documentazione tecnica.
</p>
Può inoltre supportare l’impresa nell’interpretazione dei risultati.
</p>
Tuttavia, è il fabbricante a redigere la dichiarazione di conformità e ad assumere la responsabilità prevista dall’art. 39, paragrafo 4.
</p>
</section>
Un consulente può aiutare tecnicamente a preparare una bozza del documento, raccogliere dati o verificare la completezza della valutazione.
</p>
Ciò non significa tuttavia che la dichiarazione diventi una dichiarazione del consulente.</strong>
</p>
Il soggetto formale rimane il fabbricante competente.
</p>
Se una persona o un soggetto esterno deve agire formalmente per conto del fabbricante in un determinato ambito, occorre considerare le regole di rappresentanza nonché, se applicabile, il ruolo formale del rappresentante autorizzato di cui all’art. 17.
</p>
</section>
Non per il solo fatto di fornire il materiale.</strong>
</p>
L’art. 16 obbliga il fornitore di imballaggi o di materiali di imballaggio a trasmettere le informazioni e la documentazione necessarie al fabbricante per dimostrare la conformità.
</p>
Il fornitore può quindi fornire:
</p>
Ciò non significa automaticamente che debba firmare la dichiarazione relativa al tipo finale di imballaggio.
</p>
</section>
L’allegato VIII prevede l’identificazione della persona firmataria mediante i suoi dati e la sua funzione.
</p>
Tali dati devono corrispondere alla versione del documento conservata nel sistema e che può essere presentata all’autorità di vigilanza.
Il PPWR non contiene, nell’allegato VIII, una disciplina tecnica dettagliata che stabilisca un unico tipo obbligatorio di firma elettronica per la dichiarazione.
Richiede tuttavia una firma quale elemento della dichiarazione.
Se l’azienda utilizza un flusso digitale, deve garantire la possibilità di stabilire in modo affidabile:
La scelta del concreto meccanismo di firma elettronica deve inoltre tenere conto di altre disposizioni applicabili in materia di documenti e rappresentanza.
La firma deve essere l’ultima fase controllata del processo e non un’operazione eseguita automaticamente dopo la generazione del PDF.
In un’organizzazione più grande, una matrice formale di approvazione è una soluzione pratica.
In questo modo, la persona firmataria riceve un risultato approvato del processo, anziché dover ricostruire autonomamente tutte le analisi tecniche.
La sola generazione automatica del documento è relativamente semplice. Più difficile è verificare se il documento è pronto per l’approvazione.
Il sistema dovrebbe distinguere lo stato «bozza generata» dallo stato «valutazione completata e dichiarazione approvata».
Per ogni dichiarazione è opportuno conservare:
La dichiarazione di conformità UE è redatta dal fabbricante. La firma è apposta dalla persona che agisce per suo conto.
Il PPWR non impone che si tratti di una funzione specifica, come amministratore delegato, membro del consiglio di amministrazione o direttore della qualità. Tuttavia, l’allegato VIII richiede l’identificazione del firmatario mediante nome e cognome, funzione o qualifica e firma, nonché l’indicazione del luogo e della data di rilascio e del soggetto per conto del quale è stata firmata la dichiarazione.
La responsabilità principale resta in capo al fabbricante. L’art. 39, paragrafo 4, stabilisce che, redigendo la dichiarazione, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità dell’imballaggio.
Pertanto, il processo corretto non è:
«Qualcuno deve firmare il PDF».
Dovrebbe essere:
fabbricante → documentazione tecnica → valutazione della conformità → dichiarazione approvata → persona che firma per conto del fabbricante.
La dichiarazione di conformità UE è redatta dal fabbricante responsabile del dato tipo di imballaggio, dopo aver eseguito la procedura di valutazione della conformità pertinente e dimostrato il rispetto dei requisiti PPWR applicabili.
Il documento è firmato da una persona che agisce per conto del fabbricante competente. Il PPWR non indica una qualifica specifica obbligatoria. L’allegato VIII richiede, tra l’altro, l’indicazione del nome e cognome, della funzione o qualifica e della firma.
Ciò non deriva dal PPWR. Il regolamento non riserva la firma all’amministratore delegato né a un membro del consiglio di amministrazione. L’organizzazione dovrebbe tuttavia garantire che il firmatario sia adeguatamente autorizzato ad agire per suo conto.
L’allegato VIII non introduce di per sé un obbligo generale di allegare una procura scritta separata a ciascuna dichiarazione. Le regole relative ai poteri del firmatario dovrebbero tuttavia derivare dalle regole di rappresentanza e dalle procedure dell’organizzazione. Un istituto distinto è il rappresentante autorizzato di cui all’art. 17 PPWR, che agisce sulla base di un mandato scritto.
Il solo fatto di essere importatore non comporta automaticamente l’assunzione dell’obbligo di redigere la dichiarazione in luogo del fabbricante. L’importatore ha propri obblighi di verifica. Può tuttavia assumere gli obblighi del fabbricante nei casi stabiliti dall’art. 21, ad esempio quando immette l’imballaggio con il proprio nome o marchio commerciale.
Base giuridica:
Regolamento (UE) 2025/40 del Parlamento europeo e del Consiglio sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio – EUR-Lex
Nell’articolo sono stati utilizzati in particolare:Chi firma la dichiarazione quando l’azienda dispone di più stabilimenti produttivi?</h2>
Un laboratorio può firmare la dichiarazione di conformità PPWR?</h2>
Un consulente può preparare o firmare la dichiarazione PPWR?</h2>
Un fornitore di materiale può emettere la dichiarazione per conto del fabbricante?</h2>
Quali dati della persona firmataria devono figurare nella dichiarazione?</h2>
Campo
Cosa inserire?
Firmato in nome di
Denominazione del soggetto competente
Luogo di emissione
Località pertinente per la redazione del documento
Data di emissione
Data di approvazione della specifica versione della dichiarazione
Nome e cognome
Persona fisica che appone la firma
Posizione / funzione
Ruolo della persona nell’organizzazione
Firma
Firma che approva la dichiarazione
La dichiarazione PPWR può essere firmata elettronicamente?
Come deve essere strutturata in azienda la procedura di firma della dichiarazione PPWR?
È opportuno creare una matrice delle persone autorizzate alla firma
Fase
Esempio di responsabilità interna
Dati sui materiali
Packaging / Procurement
Rapporti e prove
Quality
Interpretazione dei requisiti
Compliance / Legal / Regulatory
Valutazione della conformità
Responsabile del processo tecnico
Firma finale
Persona che agisce per conto del fabbricante secondo le procedure adottate
Errori più comuni nella firma della dichiarazione di conformità PPWR
Chi firma la dichiarazione PPWR – checklist prima dell’approvazione
Come automatizzare la firma delle dichiarazioni PPWR senza perdere il controllo?
Chi rilascia e chi firma la dichiarazione PPWR – conclusioni principali
FAQ – chi rilascia e firma la dichiarazione di conformità PPWR?
Chi rilascia la dichiarazione di conformità PPWR?
Chi firma la dichiarazione di conformità PPWR?
La dichiarazione PPWR deve essere firmata dall’amministratore delegato?
Un dipendente deve disporre di una procura scritta per firmare la dichiarazione PPWR?
L’importatore può firmare la dichiarazione PPWR?
Fonti
L’articolo ha carattere informativo e non costituisce consulenza legale individuale.
Le regole di rappresentanza della specifica società, l’ambito dei poteri dei dipendenti e la forma
della firma possono richiedere una valutazione anche sulla base di disposizioni diverse dal PPWR e delle
norme interne vigenti nella specifica organizzazione.
Non sai se riguarda i tuoi imballaggi?
Sette domande sulla tua situazione. Il risultato potrebbe essere «non ne hai bisogno».
Verifica in 2 minuti →