Documentation technique PPWR – liste de contrôle de l’annexe VII

Annexe VII PPWR – que doit contenir la documentation technique ?

L’annexe VII décrit la procédure d’évaluation de la conformité fondée sur le contrôle interne de la production.

Dans la partie consacrée à la documentation technique, six catégories principales d’informations désignées par les lettres a) à f) sont prévues, ainsi que l’obligation d’analyser et d’évaluer les risques de non-conformité.

Contrôle interne de la production – sur quoi repose l’annexe VII ?

La procédure prévue par l’annexe VII repose sur le contrôle interne de la production.

Cela signifie que le fabricant concerné :

• établit la documentation technique,
• évalue le respect des exigences applicables,
• prend des mesures garantissant la conformité du processus de production avec la documentation,
• établit la déclaration UE de conformité après avoir démontré la conformité.

Le PPWR n’établit pas, pour les emballages ordinaires, de modèle général selon lequel un « certificat PPWR » externe devrait être obtenu avant chaque déclaration.

La charge de démontrer la conformité repose donc avant tout sur la qualité de votre propre dossier technique.

Documentation technique relative au règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – structure complète du dossier

En pratique, un dossier bien structuré peut être plus détaillé que les six lettres de l’annexe VII prises littéralement, car les relations entre les documents doivent également être conservées.

La structure pratique devrait comprendre :

1. l’identification du type d’emballage,
2. la définition de l’usage prévu,
3. l’identification du fabricant compétent,
4. la version actuelle de la conception,
5. les dessins et données de conception,
6. la liste des composants et matériaux,
7. les spécifications des fournisseurs,
8. la matrice des exigences du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages,
9. l’analyse du risque de non-conformité,
10. les normes et spécifications appliquées,
11. les évaluations requises pour l’étape réglementaire concernée,
12. les rapports d’essai,
13. les résultats des calculs et essais fonctionnels,
14. le contrôle de la conformité de la production,
15. l’historique des modifications,
16. la déclaration UE de conformité associée.

Analyse et évaluation du risque de non-conformité – élément obligatoire de l’annexe VII

L’un des éléments les plus souvent omis est l’analyse et l’évaluation du risque de non-conformité.

Le seul ensemble de dessins, spécifications et rapports ne montre pas encore si l’entreprise a identifié consciemment les exigences et les risques.

Une matrice pratique peut se présenter ainsi :

L’analyse ne doit pas être un système de notation complexe. Elle doit toutefois permettre de retracer pourquoi une exigence donnée a été considérée comme applicable ou non, ainsi que la preuve utilisée.

Point a) – description générale de l’emballage et de son usage prévu

Le premier élément doit permettre de comprendre ce qui fait précisément l’objet de la documentation.

En pratique, il est utile d’indiquer :

• le code interne du type d’emballage,
• la désignation technique,
• le type d’emballage,
• la fonction,
• l’usage prévu,
• s’il est à usage unique ou réutilisable,
• s’il est destiné à entrer en contact avec des denrées alimentaires, le cas échéant,
• le produit ou la catégorie de produits auxquels il est destiné,
• la version de l’emballage.

Exemple :

« Carton de transport en carton ondulé, code BX-017-V3, destiné à l’expédition unique de produits cosmétiques dans le canal de commerce électronique. »

Cette description est bien plus utile que le simple :

« carton ».

Point b) – conception, dessins et matériaux des composants

Le deuxième groupe de données décrit la conception de l’emballage.

Selon le type, les éléments suivants peuvent être nécessaires :

• dessins techniques,
• formes de découpe,
• schémas des couches,
• dimensions,
• masse des éléments,
• liste des composants,
• matériau de chaque composant,
• revêtements et barrières,
• étiquettes,
• adhésifs,
• fermetures,
• encres ou autres éléments pertinents pour l’évaluation.

Pour les emballages composés de plusieurs matériaux, il est particulièrement important de relier les informations relatives aux matériaux à la conception réelle.

Nomenclature des matériaux de l’emballage – BOM pratique pour le PPWR

Il est recommandé d’établir une liste contrôlée des composants.

Une telle BOM permet ensuite de déterminer rapidement quelles déclarations et évaluations doivent être revues lorsqu’un matériau change.

Point c) – explications nécessaires à la compréhension de la conception et du fonctionnement

Les dessins seuls n’expliquent pas toujours la fonction de l’emballage.

L’annexe VII prévoit donc les descriptions et explications nécessaires à la compréhension des dessins, schémas ainsi que du fonctionnement ou de l’utilisation de l’emballage concernés.

Il peut s’agir, par exemple, de :

• la description de la méthode de pliage du carton,
• la description du fonctionnement de la fermeture,
• la fonction de la couche barrière,
• la fonction de l’élément de protection,
• la description de la méthode de remplissage,
• la description du système de réemploi,
• les conditions d’utilisation correcte.

L’explication doit être aussi détaillée que nécessaire pour comprendre l’évaluation de la conformité ; il ne s’agit pas de créer un mode d’emploi pour chaque simple enveloppe.

Point d) – normes harmonisées et spécifications communes

L’annexe VII exige l’indication des normes harmonisées, des spécifications communes ou d’autres spécifications techniques pertinentes utilisées dans l’évaluation.

Si une norme a été appliquée partiellement, la documentation doit indiquer les parties concernées.

Pour chaque élément, il est utile de consigner :

• le numéro du document,
• la version ou l’année,
• le champ d’application,
• l’exigence du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages concernée,
• si elle a été appliquée intégralement ou partiellement.

Il ne vaut pas la peine de créer une longue liste de normes uniquement pour que la documentation paraisse plus professionnelle.

Que faire s’il n’existe pas de norme harmonisée appropriée pour une exigence ?

L’absence de norme ne dispense pas automatiquement de l’obligation de démontrer la conformité.

L’annexe VII prévoit alors la description des solutions appliquées afin de satisfaire aux exigences concernées.

La documentation peut donc indiquer :

• une autre spécification technique appropriée,
• une méthode sectorielle,
• une méthode d’essai,
• un calcul de conception,
• une procédure de validation interne,
• une combinaison de plusieurs preuves.

Il faut toutefois démontrer pourquoi la solution donnée permet effectivement d’évaluer l’exigence pertinente du PPWR.

Point e) – description qualitative des évaluations au titre des articles 6, 10 et 11 du PPWR

L’annexe VII énumère une description qualitative des évaluations réalisées au titre des articles 6, 10 et 11.

Elles correspondent aux domaines suivants :

• art. 6 – aptitude au recyclage des emballages,
• art. 10 – réduction au minimum des emballages,
• art. 11 – exigences relatives aux emballages réutilisables.

Il est toutefois important d’adopter une approche temporelle appropriée.

La documentation doit refléter les exigences applicables à l’emballage concerné à un moment donné.

Il ne faut pas, en 2026, prétendre que l’entreprise a réalisé une évaluation finale selon des critères que la Commission n’a pas encore mis en œuvre ou qui, conformément au PPWR, ne commenceront à s’appliquer que plus tard.

Comment documenter l’aptitude au recyclage au titre de l’art. 6 ?

L’art. 6 prévoit une mise en œuvre progressive des critères d’aptitude au recyclage, y compris la conception en vue du recyclage ainsi que le recyclage ultérieur à grande échelle.

Avant l’application de la méthodologie finale appropriée, il convient toutefois de recueillir dès à présent les données de conception nécessaires à l’évaluation ultérieure.

Il peut s’agir :

• du matériau principal,
• des proportions des différents matériaux,
• du type d’étiquette,
• de l’adhésif,
• de la fermeture,
• des revêtements,
• des colorants,
• d’éléments susceptibles d’influencer le tri ou le recyclage.

Lorsque les critères et méthodes pertinents deviendront applicables, cette partie du dossier devra être mise à jour avec le résultat de l’évaluation appropriée.

Comment documenter la réduction au minimum au titre de l’art. 10 ?

L’évaluation de la réduction au minimum doit montrer pourquoi la masse et le volume de l’emballage sont justifiés par sa fonctionnalité.

Les éléments suivants peuvent être nécessaires :

• la masse de l’emballage,
• les dimensions,
• l’analyse de variantes alternatives,
• la résistance requise,
• des essais de compression ou de chute,
• les exigences de barrière,
• la sécurité du produit,
• les contraintes logistiques,
• d’autres critères de fonctionnalité pertinents.

Le PPWR n’établit pas de règle unique selon laquelle chaque emballage doit être réduit d’un pourcentage déterminé.

La documentation doit démontrer le bien-fondé de la conception retenue conformément aux exigences applicables à l’étape concernée.

Comment documenter un emballage réutilisable au titre de l’art. 11 ?

Si l’emballage est déclaré comme réutilisable, la documentation doit étayer l’évaluation des caractéristiques permettant ses rotations successives.

Les éléments suivants peuvent être importants :

• une conception destinée à des utilisations multiples,
• la résistance mécanique,
• la possibilité de vidage,
• le nettoyage ou la préparation en vue d’une réutilisation,
• la sécurité des cycles successifs,
• un système permettant une réutilisation effective.

Si l’emballage est à usage unique, il faut simplement établir correctement la non-application des exigences pertinentes de l’art. 11, au lieu de créer une évaluation artificielle du réemploi.

Point f) – rapports d’essai

Les rapports d’essai font partie de la documentation lorsqu’ils ont été utilisés comme preuve dans la procédure d’évaluation.

Il peut s’agir par exemple de :

• essais relatifs aux substances soumises à restriction,
• analyses des PFAS,
• essais sur les matériaux,
• essais de résistance,
• essais d’étanchéité,
• essais de barrière,
• autres essais nécessaires pour démontrer une propriété donnée.

Chaque rapport devrait pouvoir être associé :

au matériau → à la version → à l’exigence → à l’emballage évalué.

Chaque dossier PPWR doit-il contenir un ensemble complet d’essais de laboratoire ?

Il n’existe pas d’ensemble universel d’essais de laboratoire obligatoire pour tous les emballages.

L’étendue des preuves dépend :

• du matériau,
• de l’usage prévu,
• des exigences applicables,
• des données disponibles auprès des fournisseurs,
• de l’analyse des risques,
• des méthodes et normes pertinentes.

Lorsqu’une exigence peut être démontrée de manière fiable par une documentation appropriée sur les matériaux ou par un calcul, un essai supplémentaire aléatoire n’accroît pas automatiquement la conformité.

En revanche, lorsque les informations disponibles ne permettent pas de combler une lacune importante, un essai peut constituer une preuve indispensable.

Métaux lourds, PFAS et autres substances : où conserver les preuves ?

Les preuves relatives à l’article 5 devraient faire partie de la base technique de l’évaluation.

Selon l’emballage, elles peuvent comprendre :

• des spécifications de matières premières,
• des données relatives au plomb, au cadmium, au mercure et au chrome hexavalent,
• des rapports de laboratoire,
• des données sur la composition des revêtements, encres et adhésifs,
• pour les emballages alimentaires, les éléments nécessaires à l’évaluation des restrictions relatives aux PFAS.

Il n’est pas nécessaire de retranscrire tous les résultats dans la déclaration UE de conformité. C’est la documentation technique qui doit contenir la base probante détaillée.

Documents des fournisseurs : un élément important, mais pas l’ensemble du dossier

L’article 16 du règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages exige que les fournisseurs d’emballages et de matériaux d’emballage transmettent au fabricant les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité.

Il peut s’agir :

• de spécifications de matériaux,
• de la composition,
• de données sur les couches,
• de rapports d’essais,
• de données relatives aux substances,
• d’informations sur la teneur en matériaux recyclés,
• de dessins ou de caractéristiques du composant.

Cela ne signifie toutefois pas que chaque fournisseur doit transmettre à chaque client la documentation technique complète de l’emballage final visée à l’annexe VII.

Le fournisseur transmet les informations nécessaires au fabricant. C’est le fabricant qui établit sur cette base le dossier du type final dont il est responsable.

L’annexe VII exige non seulement des documents, mais aussi un contrôle de la production

L’évaluation de la conformité ne peut pas porter sur un prototype idéal unique si la production en série s’écarte ensuite du projet approuvé.

La partie relative à la production exige que le fabricant prenne toutes les mesures nécessaires afin de garantir que le processus de fabrication et son contrôle assurent la conformité des emballages fabriqués avec la documentation technique et les exigences applicables.

En pratique, cela peut impliquer le contrôle :

• des matières premières entrantes,
• des codes de matériaux,
• des tolérances de production,
• du grammage,
• de la masse,
• des dimensions,
• de la formulation,
• de la version du dessin,
• des changements de fournisseur.

Une modification du matériau ou de la conception peut nécessiter une nouvelle évaluation

La documentation technique doit correspondre à l’emballage réel, et non à sa version historique.

Les modifications suivantes nécessitent une évaluation particulière :

• nouveau fournisseur,
• nouveau matériau,
• modification du grammage,
• changement de colorant,
• changement d’adhésif,
• nouvelle étiquette,
• autre revêtement,
• modification de la teneur en matières recyclées,
• modification de la fermeture,
• modification de la géométrie.

Toute modification n’entraîne pas automatiquement la nécessité de répéter l’ensemble des essais.

Il convient de déterminer lesquelles des conclusions antérieures peuvent être remises en cause.

Comment gérer les versions de la documentation technique relative aux emballages et aux déchets d’emballages ?

Le modèle le plus sûr est le suivant :

type d’emballage → révision → période de validité → documentation → déclaration.

L’ancienne documentation ne doit pas être écrasée si elle concerne des emballages précédemment mis sur le marché et se trouve toujours dans la période de conservation requise.

Documentation technique relative aux emballages et aux déchets d’emballages et SKU : chaque SKU nécessite-t-il un dossier distinct ?

Le règlement relatif aux emballages et aux déchets d’emballages ne prévoit pas automatiquement la règle « un SKU = un dossier ».

L’unité d’évaluation est un type d’emballage correctement défini.

Plusieurs dizaines de SKU peuvent utiliser exactement le même emballage.

Dans le même temps, un SKU peut comprendre :

• une bouteille,
• un bouchon,
• une étiquette,
• un étui en carton,
• un carton de transport.

Le système de données doit donc gérer la relation suivante :

SKU → types d’emballages → versions d’emballages → documentation technique.

Qui établit la documentation technique relative aux emballages et aux déchets d’emballages ?

L’obligation d’établir la documentation technique incombe au fabricant concerné.

En pratique, de nombreux éléments peuvent être préparés par :

• le service de conception,
• la R&D,
• le service qualité,
• les laboratoires,
• les fournisseurs de matériaux,
• des spécialistes externes.

Cela ne modifie toutefois pas la responsabilité réglementaire du fabricant concerné quant à l’exhaustivité et à la conformité du processus.

Un mandataire peut-il établir la documentation pour le fabricant ?

L’article 17 limite la possibilité de transférer cette obligation au mandataire formellement désigné.

Le représentant désigné sur la base d’un mandat écrit peut accomplir certaines tâches, par exemple conserver les documents à la disposition des autorités et coopérer avec elles.

L’établissement de la documentation technique demeure toutefois l’une des obligations fondamentales du fabricant, qui ne peuvent pas être simplement transférées au représentant.

Cela n’interdit pas de recourir à des consultants ou à des laboratoires. Cela signifie que l’externalisation des travaux techniques ne supprime pas la responsabilité du fabricant.

Quel est le rôle de l’importateur concernant la documentation technique ?

L’importateur n’établit pas automatiquement sa propre annexe VII simplement parce qu’il importe un emballage.

Avant de mettre sur le marché un emballage provenant d’un pays tiers, il devrait toutefois vérifier, entre autres, si le fabricant :

• a appliqué la procédure d’évaluation de la conformité appropriée,
• a établi la documentation technique,
• a établi la déclaration UE de conformité appropriée.

L’importateur devrait également veiller à ce que la documentation puisse être mise à la disposition de l’autorité compétente.

C’est pourquoi le modèle :

« l’usine en Chine a des documents, mais nous ne savons pas lesquels »

constitue une préparation insuffisante à l’importation.

Combien de temps conserver la documentation technique PPWR ?

La durée dépend du type d’emballage.

La durée doit être liée aux règles relatives à la mise sur le marché de l’emballage.

Le même délai de conservation s’applique à la déclaration UE de conformité correspondante conservée par le fabricant.

Chaque fabricant dispose-t-il exactement de 10 jours pour présenter la documentation ?

Il ne faut pas présenter cela comme une règle universelle unique pour toutes les demandes de documentation au titre du PPWR.

Le fabricant et l’importateur sont tenus de coopérer avec les autorités compétentes et de fournir les informations et la documentation requises dans le cadre de leurs obligations.

En revanche, la mention précise de 10 jours à compter de la réception de la demande figure à l’article 17 concernant la tâche correspondante du mandataire.

C’est pourquoi l’affirmation :

« le PPWR donne toujours à chaque entreprise exactement 10 jours pour l’ensemble du dossier »

est une simplification excessive.

Exemple de documentation technique PPWR pour une simple boîte en carton

Pour une boîte de transport fictive BX-017, le dossier peut se présenter comme suit :

Il ne s’agit pas d’un formulaire exigé par le PPWR, mais d’une méthode pratique pour refléter les obligations de l’annexe VII.

Comment organiser le dossier de documentation technique PPWR ?

Pour un nombre limité d’emballages, une structure de répertoires bien conçue peut suffire :

BX-017 / V3 / IDENTIFICATION / CONCEPTION / MATÉRIAUX / EXIGENCES / RISQUE / NORMES / ESSAIS / ÉVALUATIONS / PRODUCTION / DÉCLARATION / MODIFICATIONS

À plus grande échelle, un modèle relationnel est toutefois préférable.

Un rapport sur les matériaux peut concerner 50 emballages. Le copier dans 50 dossiers crée un problème de versions.

Meilleure relation :

document source → matériau → version → exigence → tous les emballages utilisant le matériau.

Il convient de distinguer le statut « document disponible » du statut « document vérifié »

Le simple téléchargement d’un PDF dans un dossier ne signifie pas encore qu’il peut être utilisé comme preuve.

Pour les documents fournisseurs et les essais, il est utile de conserver le statut :

• attendu,
• reçu,
• en cours de vérification,
• accepté,
• rejeté,
• remplacé par une version plus récente.

Lors de l’acceptation, il est utile d’enregistrer qui a vérifié et quand :

• le champ d’application du document,
• le produit concerné,
• la version,
• la méthode,
• l’adéquation à une exigence spécifique.

Comment gérer la documentation lorsque les prochaines exigences PPWR deviennent applicables ultérieurement ?

C’est l’un des éléments les plus importants d’un bon dossier entre 2026 et 2035.

Le PPWR est mis en œuvre par étapes. Il est donc utile d’attribuer à chaque exigence un statut :

• applicable,
• non applicable,
• obligation future,
• en attente d’un acte délégué ou d’exécution,
• en cours de préparation.

Ainsi, l’entreprise évite deux erreurs opposées :

• n’ignore pas une exigence future jusqu’au dernier moment;
• ne déclare pas dès aujourd’hui le respect définitif d’un critère dont la méthodologie officielle n’est pas encore appliquée.

Une documentation technique incomplète peut constituer en elle-même un problème de conformité

Le règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages prévoit également des conséquences pour les lacunes formelles dans le processus de conformité.

Le problème peut se poser lorsque :

• la documentation n’a pas été établie,
• elle ne peut pas être mise à disposition,
• elle est incomplète,
• elle contient des données erronées,
• la déclaration ne correspond pas à la documentation réelle.

Cela ne signifie pas automatiquement une sanction identique dans chaque cas. Les autorités appliquent les mécanismes appropriés de surveillance et de mesures correctives.

Il ne faut toutefois pas considérer l’absence de documentation comme une simple formalité pouvant être complétée seulement après réception d’un courrier de contrôle.

Erreurs les plus fréquentes dans la documentation technique PPWR

• établir la déclaration de conformité avant de constituer le dossier ;
• absence d’analyse et d’évaluation du risque de non-conformité ;
• description de l’emballage si générale qu’il est impossible de savoir quelle variante elle concerne ;
• absence de version du dessin ;
• absence de lien entre les matériaux et les composants ;
• utilisation d’une spécification fournisseur obsolète ;
• indiquer des normes qui n’ont pas été effectivement appliquées ;
• considérer toutes les exigences futures de 2030–2035 comme déjà applicables dans leur forme définitive ;
• absence de description qualitative des évaluations pertinentes au titre des articles 6, 10 et 11 ;
• rapport de laboratoire sans identification de l’échantillon ;
• supposer que chaque matériau doit avoir le même ensemble d’essais ;
• absence de contrôle de conformité de la production en série ;
• absence de procédure de modification ;
• écraser l’ancien dossier par une nouvelle version ;
• confondre le fabricant avec le producteur EPR ;
• supposer que l’entière responsabilité peut être transférée à un conseiller ;
• répéter la règle universelle « toujours 10 jours », sans vérifier la disposition et le rôle concernés ;
• conserver la documentation pendant seulement 5 ans, y compris pour les emballages réutilisables.

Documentation technique PPWR – liste de contrôle complète de l’annexe VII

Comment automatiser la documentation technique PPWR ?

Pour quelques emballages, le dossier peut être géré dans des dossiers et un tableur.

Avec un plus grand nombre de types, les dépendances deviennent problématiques.

Un même matériau peut figurer dans plusieurs dizaines de conceptions, et un même rapport peut constituer une preuve dans de nombreuses évaluations.

Le système le plus utile ne se contente donc pas de stocker des fichiers. Il conserve les relations entre l’exigence, la preuve, le matériau, le type d’emballage et la version.

Le modèle de données peut se présenter comme suit :

fournisseur → matériau → version de la spécification → rapport → exigence PPWR → évaluation → type d’emballage → documentation technique → déclaration.

Après modification d’un matériau, le système devrait indiquer tous les dossiers et déclarations nécessitant une révision.

Documentation technique PPWR – comment la constituer correctement ?

L’annexe VII n’exige pas un grand classeur unique au contenu identique pour chaque emballage. Elle exige toutefois une documentation suffisante pour l’évaluation de la conformité et l’analyse du risque de non-conformité.

Le dossier repose sur six groupes de données : description et usage prévu, conception et matériaux, explications, normes et spécifications, description des évaluations pertinentes au titre des articles 6, 10 et 11, ainsi que rapports d’essais.

S’y ajoutent le contrôle du processus de production, la gestion des modifications et la conservation de l’historique de la documentation.

Le plus important est de préserver un lien logique :

type d’emballage → version → exigence → risque → preuve → résultat → documentation technique → déclaration UE de conformité.

Un tel système facilite non seulement l’établissement de la déclaration. Il permet également, après plusieurs années, de démontrer pourquoi une version donnée d’un emballage a été considérée comme conforme.

FAQ – documentation technique PPWR et annexe VII

Sources

Base juridique : Règlement (UE) 2025/40 du Parlement européen et du Conseil relatif aux emballages et aux déchets d’emballages – EUR-Lex

Lignes directrices de la Commission européenne : Communication de la Commission C/2026/3084 – Lignes directrices relatives au règlement (UE) 2025/40

L’article utilise notamment :

• art. 15 – obligations des fabricants, établissement et mise à jour de la documentation ainsi que périodes de conservation,
• art. 16 – informations et documentation fournies par les fournisseurs,
• art. 17 – mandataire et étendue du mandat possible,
• art. 18 – obligations de l’importateur concernant l’évaluation de la conformité et la documentation,
• art. 35 – essais, mesures, calculs et méthodes d’évaluation,
• art. 36–37 – normes harmonisées et spécifications communes,
• art. 38 – procédure d’évaluation de la conformité,
• art. 39 – déclaration UE de conformité,
• annexe VII – procédure d’évaluation de la conformité, documentation technique et contrôle interne de la production,
• annexe VIII – modèle de déclaration UE de conformité.