Wer stellt die PPWR-Konformitätserklärung aus und wer unterzeichnet sie?

Wer erstellt die PPWR-Konformitätserklärung?

Der für die Erstellung der EU-Konformitätserklärung verantwortliche Akteur ist der Hersteller im Sinne der PPWR.

Dies ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Artikel 15, Artikel 38 und Artikel 39 der Verordnung. Der Hersteller führt vor dem Inverkehrbringen der Verpackung das geeignete Konformitätsbewertungsverfahren durch oder lässt es durchführen, erstellt die technische Dokumentation und stellt nach dem Nachweis der Konformität die EU-Konformitätserklärung aus.

Der Prozess sollte daher wie folgt aussehen:

PPWR-Anforderungen → technische Dokumentation → Konformitätsbewertung → Konformitätsentscheidung → EU-Konformitätserklärung → Unterschrift im Namen des Herstellers.

Die erste Frage sollte nicht sein, wer das PDF unterzeichnen soll. Zunächst muss festgestellt werden, welches Unternehmen der zuständige Hersteller des betreffenden Verpackungstyps ist.

Der Hersteller erstellt die Erklärung, aber eine konkrete Person leistet die Unterschrift

Der Hersteller ist ein Wirtschaftsakteur, die Unterschrift wird jedoch stets von einer natürlichen Person geleistet, die in seinem Namen handelt.

Daher enthält die Erklärung gleichzeitig:

Was genau verlangt Anhang VIII hinsichtlich der Unterschrift?

Anhang VIII enthält das Muster für den Aufbau der EU-Konformitätserklärung.

Im abschließenden Teil des Dokuments sind Elemente vorgesehen, anhand derer festgestellt werden kann:

• in wessen Namen die Erklärung unterzeichnet wurde,
• Ort und Datum der Ausstellung,
• Vor- und Nachname der unterzeichnenden Person,
• ihre Position oder Funktion,
• die Unterschrift.

Das bedeutet, dass eine anonym oder nur mit einem Firmenstempel unterzeichnete Erklärung, ohne dass die verantwortliche Person angegeben werden kann, nicht dem in Anhang VIII vorgesehenen Aufbau entspricht.

Muss die PPWR-Erklärung vom Vorstandsvorsitzenden unterzeichnet werden?

Dies ergibt sich nicht aus der PPWR.

Die Verordnung nennt keine konkrete Position der unterzeichnenden Person. Sie enthält keine Vorschrift mit folgendem Wortlaut:

„Die Erklärung wird vom Vorstandsvorsitzenden unterzeichnet“

noch:

„Die Erklärung wird von einem Vorstandsmitglied unterzeichnet“.

Anhang VIII verlangt vielmehr die Angabe des Namens, der Funktion und der Unterschrift der Person, die die Erklärung im Namen des betreffenden Wirtschaftsakteurs abgibt.

In der Praxis sollte das Unternehmen selbst festlegen, wer gemäß seinen Vertretungsregelungen und seinem internen Verfahren zur Genehmigung solcher Erklärungen berechtigt ist.

Kann die PPWR-Erklärung vom Qualitätsleiter oder einem anderen Mitarbeiter unterzeichnet werden?

Die PPWR beschränkt die unterzeichnende Person nicht auf Vorstandsmitglieder.

Aus Sicht des Anhangs VIII selbst ist entscheidend, dass das Dokument im Namen des betreffenden Herstellers unterzeichnet wird und die unterzeichnende Person eindeutig identifiziert ist.

In der Praxis kann dies beispielsweise sein:

• ein Vorstandsmitglied,
• der Unternehmensinhaber,
• der Qualitätsleiter,
• der Quality Manager,
• der Compliance Manager,
• eine für Regulatory Affairs verantwortliche Person,
• eine andere Person, die gemäß den Organisationsregeln des Unternehmens in dessen Namen handelt.

Das Unternehmen sollte jedoch über eine interne Grundlage verfügen, mit der nachgewiesen werden kann, warum diese Person zur Genehmigung des Dokuments berechtigt war.

Muss die unterzeichnende Person über eine schriftliche Vollmacht verfügen?

Anhang VIII der PPWR begründet keine allgemeine Pflicht, jeder Erklärung eine gesonderte schriftliche Vollmacht für den das Dokument unterzeichnenden Mitarbeiter beizufügen.

Dies ist wichtig, da in einigen Leitfäden die Aussage zu finden ist, dass das Fehlen einer schriftlichen Vollmacht automatisch die Mangelhaftigkeit der Erklärung bedeutet. Eine solche Anforderung sollte nicht unmittelbar aus Anhang VIII selbst abgeleitet werden.

Das Unternehmen sollte jedoch für eine klare interne Regelung sorgen, die Folgendes festlegt:

• wer Erklärungen genehmigen darf,
• welchen Umfang seine Befugnis hat,
• wer die technischen Unterlagen vor der Unterzeichnung prüft,
• wer für die spätere Aktualisierung des Dokuments verantwortlich ist.

Die Form einer solchen Bevollmächtigung kann auch von nationalen Vorschriften, den Vertretungsregelungen der jeweiligen Gesellschaft und ihren internen Verfahren abhängen. Dies geht über den Wortlaut der PPWR selbst hinaus.

Unterzeichnende Person und Bevollmächtigter nach Art. 17 – nicht dasselbe

Der „Bevollmächtigte“ ist in der PPWR eine formal definierte Rolle eines Wirtschaftsakteurs.

Art. 17 erlaubt dem Hersteller, einen Bevollmächtigten durch eine schriftliche Vollmacht zu benennen und ihm bestimmte Aufgaben zu übertragen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder Mitarbeiter, der die Erklärung im Namen seines eigenen Unternehmens unterzeichnet, automatisch zum „Bevollmächtigten“ im Sinne von Art. 17 wird.

Diese beiden Situationen sollten in den Verfahren des Unternehmens nicht verwechselt werden.

Wer ist nach der Unterzeichnung für den Inhalt der Erklärung verantwortlich?

Art. 39 Abs. 4 besagt, dass der Hersteller mit der Ausstellung der EU-Konformitätserklärung die Verantwortung für die Konformität der Verpackung mit den Anforderungen der PPWR übernimmt.

Dies ist eine sehr wichtige Unterscheidung.

Die Unterschrift leistet eine bestimmte Person, doch die aus der Erklärung resultierende Verantwortung wird dadurch nicht automatisch zur persönlichen Verantwortung dieses Mitarbeiters für das gesamte Produkt.

Die Erklärung wird im Namen des Herstellers abgegeben.

Daher sollte die Organisation der unterzeichnenden Person Zugang zum genehmigten Ergebnis der Konformitätsbewertung gewähren, anstatt zu erwarten, dass die unterzeichnende Person ohne internes Verfahren Hunderte von Laborberichten selbstständig analysiert.

Wann kann die PPWR-Konformitätserklärung unterzeichnet werden?

Die Erklärung ist nach dem Nachweis der Konformität und nicht vor Abschluss der Bewertung auszustellen.

Die richtige Reihenfolge lautet:

1. Identifizierung der Verpackung,
2. Festlegung der anwendbaren Anforderungen,
3. Zusammenstellung von Daten und Dokumenten,
4. Erstellung der technischen Dokumentation,
5. Durchführung des Konformitätsbewertungsverfahrens,
6. Bestätigung des Ergebnisses,
7. Ausstellung der Erklärung,
8. Unterschrift einer im Namen des Herstellers handelnden Person.

Eine Unterschrift, die geleistet wird, obwohl grundlegende Berichte noch fehlen oder die ordnungsgemäße Bewertung nicht durchgeführt wurde, behebt nicht das Fehlen von Nachweisen.

Unterzeichnet der Importeur die PPWR-Konformitätserklärung?

Allein die Tatsache, Importeur zu sein, bedeutet nicht automatisch, dass der Importeur anstelle des Herstellers die Erklärung ausstellt.

Artikel 18 verpflichtet den Importeur, vor dem Inverkehrbringen der Verpackung zu überprüfen, ob der Hersteller die entsprechenden Pflichten erfüllt hat, einschließlich der Pflichten in Bezug auf Konformitätsbewertung und Dokumentation.

Der Importeur sollte außerdem eine geeignete Kopie der Konformitätserklärung aufbewahren und die Verfügbarkeit der Dokumentation entsprechend dem Umfang seiner Pflichten gewährleisten.

Die Situation ändert sich, wenn Artikel 21 Anwendung findet und der Importeur als Hersteller behandelt wird – beispielsweise weil er die Verpackung unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke in Verkehr bringt oder eine wesentliche Änderung vornimmt, die die Konformität beeinträchtigt.

Kann der Händler eine eigene PPWR-Erklärung ausstellen?

Allein aufgrund seiner Eigenschaft als Händler besteht keine solche Pflicht.

Der Händler handelt im Rahmen der in Artikel 19 festgelegten Pflichten und sollte mit der gebotenen Sorgfalt die relevanten Konformitätsaspekte prüfen, bevor er die Verpackung auf dem Markt bereitstellt.

Wenn der Händler jedoch:

• die Verpackung unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke in Verkehr bringt oder
• die Verpackung so verändert, dass dies die Konformität beeinträchtigen kann,

kann er gemäß Artikel 21 den Pflichten des Herstellers unterliegen.

Dann ist die Frage der Unterzeichnung der Erklärung bereits aus der Perspektive seiner neuen Rolle zu betrachten.

Wer unterzeichnet die Erklärung bei Eigenmarken und Private Label?

Bei Private Label muss zunächst der Hersteller bestimmt werden. Erst danach die unterzeichnende Person.

Beauftragt ein Unternehmen die Herstellung eines Produkts oder einer Verpackung unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke und ist es gemäß der PPWR-Definition Hersteller, sollte die Erklärung in seinem Namen ausgestellt werden.

Die Auftragsfertigung kann Folgendes liefern:

• Spezifikationen,
• Laborberichte,
• Materialdokumente,
• Prüfergebnisse,
• für die technische Dokumentation erforderliche Informationen.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass die Erklärung für die endgültige Verpackung im Namen der Fabrik unterzeichnet werden sollte.

Die besondere PPWR-Regelung für bestimmte Kleinstunternehmen ist ebenfalls zu berücksichtigen.

Auftragsfertigung – unterzeichnet die Marke oder die Fabrik die Erklärung?

Die unterzeichnende Person kann nicht allein danach bestimmt werden, wer die Produktionslinie physisch betreibt.

Bei der Auftragsfertigung ist zu prüfen:

• wer die Entwicklung beauftragt,
• wer die Spezifikation festlegt,
• unter wessen Namen oder Marke das Produkt hergestellt wird,
• wer gemäß Artikel 3 Hersteller ist.

Ist der Markeninhaber Hersteller, wird die Erklärung in seinem Namen ausgestellt, auch wenn die meisten technischen Nachweise von der Auftragsfabrik stammen.

Kann die Erklärung von einer Person mit Sitz außerhalb Polens unterzeichnet werden?

Die PPWR ist eine EU-Verordnung, und die Erklärung ist ein Dokument, das sich auf den Hersteller bezieht, nicht auf den Standort der unterzeichnenden Person in einer bestimmten polnischen Niederlassung.

Befindet sich der zuständige Hersteller in einem anderen Mitgliedstaat, kann die Erklärung in seinem Namen von einer zuständigen Person erstellt werden, die für dieses Unternehmen tätig ist.

Es ist jedoch sicherzustellen, dass das Dokument den Sprachanforderungen entspricht, die auf den Märkten gelten, auf denen die Verpackung bereitgestellt wird.

Wer unterzeichnet die Erklärung, wenn ein Unternehmen mehrere Produktionsstätten hat?

Die Unterschrift muss nicht automatisch jeder Betriebsstätte einzeln zugeordnet sein.

Entscheidend ist die Bestimmung des Herstellers und des Gegenstands der Erklärung.

Ist eine juristische Person für einen bestimmten Verpackungstyp verantwortlich, der an mehreren Standorten hergestellt wird, kann das Unternehmensverfahren eine zentrale Genehmigung der Erklärung vorsehen.

Die technische Dokumentation sollte jedoch die Informationen enthalten, die erforderlich sind, um nachzuweisen, dass die Produktion in den erfassten Betriebsstätten dem genehmigten Typ und der Dokumentation entspricht.

Kann ein Labor die PPWR-Konformitätserklärung unterzeichnen?

Ein Labor wird nicht allein deshalb zum Hersteller, weil es Prüfungen durchgeführt hat.

Das Labor kann einen Prüfbericht erstellen, der einen Nachweis in der technischen Dokumentation darstellt.

Es kann das Unternehmen auch bei der Auslegung der Ergebnisse unterstützen.

Die Konformitätserklärung erstellt jedoch der Hersteller, der die in Art. 39 Abs. 4 vorgesehene Verantwortung übernimmt.

Kann ein Berater die PPWR-Erklärung erstellen oder unterzeichnen?

Ein Berater kann technisch bei der Erstellung eines Dokumentenentwurfs helfen, Daten zusammenstellen oder die Vollständigkeit der Bewertung überprüfen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Erklärung zur Erklärung des Beraters wird.

Formeller Verantwortlicher bleibt der zuständige Hersteller.

Soll eine externe Person oder Stelle in einem bestimmten Umfang formell für den Hersteller tätig werden, sind die Vertretungsregeln sowie – sofern anwendbar – die formelle Rolle des Bevollmächtigten nach Art. 17 zu prüfen.

Kann ein Materiallieferant die Erklärung für den Hersteller ausstellen?

Nicht allein aufgrund der Lieferung des Materials.

Art. 16 verpflichtet den Lieferanten von Verpackungen oder Verpackungsmaterial, dem Hersteller die Informationen und Unterlagen zu übermitteln, die dieser zum Nachweis der Konformität benötigt.

Der Lieferant kann daher Folgendes bereitstellen:

• Spezifikation,
• Materialzusammensetzung,
• Prüfbericht,
• Informationen zu Rezyklat,
• Angaben zu Stoffen,
• andere technische Nachweise.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass er die Erklärung für den endgültigen Verpackungstyp unterzeichnen muss.

Welche Angaben zur unterzeichnenden Person sollten in der Erklärung enthalten sein?

Anhang VIII sieht die Identifizierung der unterzeichnenden Person anhand ihrer Angaben und Funktion vor.

Diese Angaben sollten der im System gespeicherten Fassung des Dokuments entsprechen und der Marktüberwachungsbehörde vorgelegt werden können.

Kann die PPWR-Konformitätserklärung elektronisch unterzeichnet werden?

Die PPWR enthält in Anhang VIII keine detaillierte technische Regelung, die eine einzige verpflichtende Art der elektronischen Unterschrift für die Erklärung festlegt.

Sie verlangt jedoch eine Unterschrift als Bestandteil der Erklärung.

Wenn Ihr Unternehmen digitale Prozesse nutzt, sollte es sicherstellen, dass Folgendes zuverlässig feststellbar ist:

• wer das Dokument genehmigt hat,
• wann die Genehmigung erfolgt ist,
• auf welche Fassung der Erklärung sich die Unterschrift bezog,
• ob das Dokument nach der Genehmigung nicht unkontrolliert geändert wurde.

Bei der Auswahl eines konkreten Mechanismus für die elektronische Unterschrift sollten auch andere einschlägige Vorschriften über Dokumente und Vertretung berücksichtigt werden.

Wie sollte das Verfahren zur Unterzeichnung der PPWR-Konformitätserklärung im Unternehmen aussehen?

Die Unterschrift sollte der letzte kontrollierte Schritt des Prozesses sein und nicht automatisch nach der PDF-Erstellung erfolgen.

1. Bestimmen Sie den Hersteller für die jeweilige Verpackungsart.
2. Legen Sie Gegenstand und Umfang der Erklärung fest.
3. Prüfen Sie die Vollständigkeit der technischen Dokumentation.
4. Bestätigen Sie die Durchführung der Konformitätsbewertung.
5. Prüfen Sie, ob alle geltenden Anforderungen bewertet wurden.
6. Erstellen Sie die korrekte Fassung der Erklärung.
7. Führen Sie eine formale Prüfung nach Anhang VIII durch.
8. Leiten Sie das Dokument an die zuständige genehmigende Person weiter.
9. Speichern Sie Datum, Person und Dokumentfassung.
10. Sperren Sie die genehmigte Fassung gegen unkontrollierte Änderungen.
11. Verknüpfen Sie die Erklärung mit der technischen Dokumentation und der Verpackungsart.

Es empfiehlt sich, eine Berechtigungsmatrix für Unterschriften zu erstellen

In größeren Organisationen ist eine formale Genehmigungsmatrix eine praktische Lösung.

Dadurch erhält die unterzeichnende Person das freigegebene Prozessergebnis, anstatt alle technischen Analysen selbst nachzuvollziehen.

Häufigste Fehler bei der Unterzeichnung der PPWR-Konformitätserklärung

• Unterzeichnung des Dokuments durch den falschen Wirtschaftsakteur, weil der Hersteller zuvor nicht bestimmt wurde;
• Verwechslung des Herstellers mit dem EPR-Produzenten;
• Annahme, dass immer der Geschäftsführer unterzeichnen muss;
• Verwechslung eines zur Unterzeichnung berechtigten Mitarbeiters mit dem Bevollmächtigten nach Artikel 17;
• Unterzeichnung der Erklärung vor Abschluss der Konformitätsbewertung;
• fehlender Vor- oder Nachname oder fehlende Funktion der unterzeichnenden Person;
• fehlender Ort oder fehlendes Ausstellungsdatum;
• Unterzeichnung einer veralteten Dokumentversion;
• Änderung der Erklärung nach der Unterzeichnung ohne Versionskontrolle;
• Annahme, dass die Unterschrift eines Labors oder Lieferanten die Erklärung des Herstellers ersetzt;
• automatische Zuordnung der Erklärungspflicht zum Importeur ohne Prüfung seiner tatsächlichen Rolle.

Wer unterzeichnet die PPWR-Erklärung – Checkliste vor der Freigabe

1. Wurde der Hersteller korrekt bestimmt?
2. Wurde die Erklärung in seinem Namen ausgestellt?
3. Wurde der Gegenstand der Erklärung eindeutig identifiziert?
4. Ist die technische Dokumentation für den aktuellen Anforderungsstand vollständig?
5. Wurde die Konformitätsbewertung durchgeführt?
6. Ist die unterzeichnende Person berechtigt, im Namen der Organisation zu handeln?
7. Wurden ihr Vor- und Nachname angegeben?
8. Wurden Position oder Funktion angegeben?
9. Wurde der Ausstellungsort angegeben?
10. Wurde das Ausstellungsdatum angegeben?
11. Wurde das Dokument unterzeichnet?
12. Ist die unterzeichnete Version gesperrt und archiviert?
13. Ist die Erklärung mit der aktuellen Verpackungsversion verknüpft?

Wie lässt sich die Unterzeichnung von PPWR-Erklärungen ohne Kontrollverlust automatisieren?

Die automatische Erstellung eines Dokuments ist relativ einfach. Schwieriger ist die Kontrolle, ob das Dokument zur Freigabe bereit ist.

Das System sollte den Status „Entwurf erstellt“ vom Status „Bewertung abgeschlossen und Erklärung freigegeben“ trennen.

Für jede Erklärung sollten folgende Angaben gespeichert werden:

• Hersteller,
• Verpackungsart,
• Verpackungsversion,
• Version der technischen Dokumentation,
• Status der Konformitätsbewertung,
• freigebende Person,
• Unterzeichnungsdatum,
• Version der Erklärung.

Wer stellt die PPWR-Erklärung aus und wer unterzeichnet sie – wichtigste Erkenntnisse

Die EU-Konformitätserklärung wird vom Hersteller ausgestellt. Die Unterschrift leistet eine Person, die in seinem Namen handelt.

Die PPWR schreibt nicht vor, dass es sich um eine bestimmte Funktion handeln muss, etwa um den Geschäftsführer, ein Vorstandsmitglied oder den Qualitätsleiter. Anhang VIII verlangt jedoch die Identifizierung der unterzeichnenden Person durch Namen, Funktion oder Position und Unterschrift sowie die Angabe von Ort und Datum der Ausstellung und des Wirtschaftsteilnehmers, in dessen Namen die Erklärung unterzeichnet wurde.

Die wesentliche Verantwortung verbleibt beim Hersteller. Art. 39 Abs. 4 weist darauf hin, dass der Hersteller durch die Ausstellung der Erklärung die Verantwortung für die Konformität der Verpackung übernimmt.

Der korrekte Prozess lautet daher nicht:

„Jemand muss das PDF unterschreiben”.

Er sollte wie folgt aussehen:

Hersteller → technische Dokumentation → Konformitätsbewertung → genehmigte Erklärung → im Namen des Herstellers unterzeichnende Person.

FAQ – Wer stellt die PPWR-Konformitätserklärung aus und unterzeichnet sie?

Quellen

Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2025/40 des Europäischen Parlaments und des Rates über Verpackungen und Verpackungsabfälle – EUR-Lex

Im Artikel wurden insbesondere verwendet:

• Art. 15 – Pflichten der Hersteller,
• Art. 17 – Bevollmächtigter,
• Art. 18 – Pflichten der Importeure,
• Art. 19 – Pflichten der Händler,
• Art. 21 – Fälle der Anwendung der Herstellerpflichten auf Importeure und Händler,
• Art. 38 – Konformitätsbewertungsverfahren,
• Art. 39 – EU-Konformitätserklärung und Verantwortung des Herstellers,
• Anhang VII – Konformitätsbewertungsverfahren und technische Dokumentation,
• Anhang VIII – Aufbau der EU-Konformitätserklärung, einschließlich des Teils zur Unterschrift.