Verzie vyhlásenia a archív

Vyhlásenie nie je jednorazový dokument. Zmení sa dodávateľ, zmení sa receptúra, pribudne chýbajúca skúška — a dokument treba vydať znova.

Každá verzia zostáva

Vydanie novej verzie nevymaže predchádzajúcu. Všetky sú v archíve s dátumom, autorom a podpisom. Nie je to nadmerná opatrnosť: pri kontrole otázka zvyčajne znie „čo ste deklarovali v čase uvedenia tejto šarže na trh“, a nie „čo deklarujete dnes“.

Porovnanie verzií

Aplikácia neporovnáva dve verzie vedľa seba — zobrazuje zoznam verzií s dátumami a umožňuje stiahnuť každú samostatne. Rozdiel sa určí prečítaním oboch dokumentov. Preto sa oplatí opísať dôvod vydania novej verzie v čase jej vydania, a nie ho rekonštruovať po roku.

Kedy vydať novú verziu

• Pribudol chýbajúci dôkaz a vyhlásenie prestáva byť podmienené.
• Zmenilo sa zloženie obalu alebo dodávateľ komponentu.
• Opravila sa chyba v údajoch — aj preklep v názve subjektu.

Aj drobná oprava si zaslúži verziu. Nahrádzanie súboru na pôvodnom mieste narúša účel, pre ktorý archív vôbec existuje.