PPWR per l’e-commerce – dichiarazioni, documentazione e imballaggi per spedizione

PPWR per l’e-commerce: cosa significa per un negozio online?

Un negozio online dovrebbe considerare il PPWR non dal punto di vista di una singola scatola, ma dell’intero sistema di imballaggi utilizzati nelle vendite. Il prodotto può avere un proprio imballaggio di vendita, più unità possono essere riunite in un imballaggio multiplo e l’ordine preparato può essere consegnato al cliente in un’ulteriore scatola di spedizione.

Ciascuno di questi elementi può avere una funzione diversa, un ruolo diverso nella catena di approvvigionamento e un diverso ambito di requisiti. Pertanto, la semplice affermazione «utilizziamo scatole di cartone» non è sufficiente per determinare gli obblighi dell’azienda.

In pratica, un operatore dell’e-commerce dovrebbe saper rispondere almeno ad alcune domande: quali tipi di imballaggi utilizza, chi ne è il fabbricante ai sensi del PPWR, chi detiene la documentazione tecnica, se esiste un’adeguata dichiarazione UE di conformità, da quale fornitore proviene una determinata variante di imballaggio e per quali ordini viene utilizzata.

Che cos’è un imballaggio per il commercio elettronico secondo il PPWR?

Il PPWR definisce l’imballaggio per il commercio elettronico come un imballaggio per il trasporto utilizzato per consegnare prodotti all’utente finale nel contesto di vendite online o di altre forme di vendita a distanza. La definizione è contenuta nell’articolo 3, paragrafo 1, punto 8 del regolamento.

Un esempio tipico è la scatola in cui il negozio online spedisce l’ordine al consumatore. Tuttavia, anche un altro formato di spedizione può svolgere la funzione di tale imballaggio, se serve a consegnare all’utente finale un prodotto acquistato a distanza.

È quindi importante la funzione dello specifico imballaggio. Lo stesso tipo di scatola può essere utilizzato in diversi processi logistici; pertanto, la sua classificazione non dovrebbe essere determinata esclusivamente in base al materiale o alla denominazione commerciale attribuita dal fornitore.

Imballaggio di vendita, multiplo, per il trasporto ed e-commerce: non sono la stessa cosa

Il PPWR distingue diversi livelli di imballaggio. Per un negozio online ciò ha rilevanza pratica, poiché alcuni obblighi sono attribuiti proprio a una categoria specifica.

Nella terminologia precedente si incontrano spesso le definizioni di imballaggio primario, secondario e terziario. Il regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio utilizza principalmente le categorie di imballaggio di vendita, multiplo e per il trasporto. Nel sistema dati aziendale è opportuno utilizzare una nomenclatura coerente, poiché dalla classificazione può dipendere la portata dei requisiti successivi.

Fabbricante e produttore nel PPWR sono due ruoli diversi

Una delle distinzioni più importanti per l’e-commerce è la differenza tra «fabbricante» e «produttore». Nel PPWR non sono sinonimi.

Il fabbricante è responsabile soprattutto della conformità dell’imballaggio ai pertinenti requisiti di sostenibilità e di etichettatura. A questo ruolo sono legati, tra l’altro, la procedura di valutazione della conformità, la documentazione tecnica e la dichiarazione UE di conformità.

Il «produttore» è invece un concetto utilizzato principalmente nel contesto della responsabilità estesa del produttore. Nelle linee guida del giugno 2026, la Commissione europea ha sottolineato espressamente che il fabbricante e il produttore possono essere operatori economici diversi.

Questa distinzione è particolarmente importante nelle vendite transfrontaliere. Un’azienda può avere un ruolo specifico dal punto di vista della conformità del prodotto e, allo stesso tempo, avere obblighi del produttore connessi all’EPR nello Stato verso cui sono dirette le vendite.

Chi è responsabile della conformità del cartone di spedizione: il negozio o il fornitore?

Non si può presumere automaticamente che il negozio online diventi il fabbricante di ogni cartone solo perché vi imballa un ordine. Occorre analizzare chi fabbrica l’imballaggio, chi ne commissiona la progettazione, chi decide le specifiche e con quale nome o marchio l’imballaggio è immesso sul mercato.

Gli orientamenti della Commissione del 2026 indicano che, nel caso degli imballaggi per il trasporto, il fabbricante è di norma l’impresa che produce tale imballaggio. Tuttavia, se l’imballaggio è progettato o fabbricato con il nome o il marchio dell’utilizzatore, la situazione può cambiare.

Ad esempio, l’acquisto di una scatola standard, senza marchio, dal catalogo del produttore può portare a una valutazione diversa rispetto all’ordine di una scatola personalizzata, progettata appositamente per il negozio e contrassegnata con il suo marchio.

Il PPWR prevede inoltre una regola specifica per le microimprese che commissionano la realizzazione di un imballaggio con il proprio nome o marchio, quando il fornitore dell’imballaggio si trova nello stesso Stato membro. Pertanto, il ruolo non dovrebbe essere determinato sulla base di un unico schema semplificato per tutte le imprese.

Un negozio online deve disporre di una dichiarazione di conformità PPWR per l’imballaggio di spedizione?

Gli imballaggi soggetti ai requisiti del PPWR sono sottoposti a un sistema di valutazione della conformità, documentazione tecnica e dichiarazione UE di conformità, ma è fondamentale stabilire chi sia il fabbricante di un determinato tipo di imballaggio.

Ai sensi dell’articolo 15 del PPWR, prima di immettere un imballaggio sul mercato, il fabbricante esegue o fa eseguire l’appropriata procedura di valutazione della conformità e redige la documentazione tecnica. L’articolo 39 prevede poi la redazione della dichiarazione UE di conformità dopo la dimostrazione della conformità.

Se il negozio acquista un imballaggio pronto da un soggetto che ne è il fabbricante ai sensi del PPWR, dovrebbe anzitutto ottenere le informazioni e i documenti appropriati per confermare lo status e la conformità di tale imballaggio.

Se invece il negozio è il fabbricante ai sensi delle disposizioni, la responsabilità del processo di valutazione della conformità e della dichiarazione ricade su di esso. Il solo documento ricevuto dalla tipografia o dal produttore di cartone non trasferisce automaticamente tale responsabilità.

Occorre inoltre distinguere la dichiarazione di conformità da un file casuale denominato «certificato PPWR». Il documento formale previsto dal regolamento è la dichiarazione UE di conformità, la cui struttura è definita nell’allegato VIII.

Documentazione tecnica PPWR per gli imballaggi di spedizione: cosa dovrebbe comprendere?

La dichiarazione di conformità non dovrebbe esistere senza elementi di prova sulla base dei quali sia stata dimostrata la conformità. L’allegato VII del PPWR descrive la struttura della procedura di valutazione della conformità e della documentazione tecnica.

Nel caso di un imballaggio per e-commerce, la documentazione dovrebbe consentire di stabilire inequivocabilmente quale tipo di imballaggio sia stato valutato, di cosa sia composto, quale sia la sua struttura, quali requisiti si applichino e su quali norme, calcoli, prove o altri elementi di prova sia stata basata la valutazione.

Più formati di imballaggi per la spedizione utilizza l’azienda, più diventa importante gestire tipi e versioni. Una semplice cartella denominata «cartoni» non garantisce la tracciabilità della documentazione.

Quali documenti richiedere al fornitore di cartoni, buste e altri imballaggi?

L’articolo 16 del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio obbliga i fornitori di imballaggi o materiali di imballaggio a trasmettere al fabbricante le informazioni e la documentazione necessarie per dimostrare la conformità.

Nella pratica, per gli imballaggi per la spedizione è opportuno ottenere anzitutto un’identificazione univoca del prodotto, una specifica tecnica aggiornata, dati sulla composizione dei materiali, informazioni sulla struttura, risultati delle prove pertinenti, riferimenti alle norme o specifiche applicate e informazioni sulla versione del documento.

È inoltre utile concordare con il fornitore un meccanismo di comunicazione delle modifiche. La sostituzione del tipo di carta, della grammatura, della colla, del rivestimento, del materiale plastico o della struttura può comportare la necessità di riesaminare la valutazione precedente.

Non occorre invece richiedere automaticamente a ogni fornitore lo stesso «pacchetto di certificati PPWR». La portata delle prove dovrebbe derivare dallo specifico imballaggio e dai requisiti ad esso applicabili.

Limite del 50% di spazio vuoto negli imballaggi per l’e-commerce: quando si applica?

L’articolo 24 del regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio prevede un rapporto massimo di spazio vuoto del 50% per gli imballaggi multipli, per il trasporto e per il commercio elettronico riempiti da operatori economici.

Tuttavia, la tempistica è molto importante. La disposizione non significa che dal 12 agosto 2026 ogni pacco spedito da un negozio debba già rispettare il limite del 50%.

L’obbligo si applicherà dal 1º gennaio 2030 oppure tre anni dopo l’entrata in vigore degli atti di esecuzione adottati ai sensi dell’articolo 24, paragrafo 2, a seconda di quale data sia posteriore.

Ciò ha rilevanza pratica anche per il modo di documentare il risultato. Il regolamento prevede l’adozione di una metodologia per il calcolo del rapporto di spazio vuoto; pertanto, l’impresa dovrebbe distinguere tra la preparazione dei propri processi già ora e la dichiarazione di conformità secondo una metodologia la cui modalità definitiva di applicazione dipende dai pertinenti atti di esecuzione.

Il materiale di riempimento del pacco riduce lo spazio vuoto secondo il PPWR?

No. Ai fini dell’articolo 24, lo spazio occupato dai materiali di riempimento è considerato spazio vuoto.

La disposizione elenca, tra l’altro, ritagli di carta, cuscini d’aria, pluriball, materiali di riempimento in spugna e schiuma, lana di legno e alcuni riempimenti in polistirene. Inserire semplicemente una maggiore quantità di materiale protettivo in una scatola troppo grande non risolve quindi il problema del futuro limite.

Dal punto di vista di un negozio online, ciò significa che l’ottimizzazione dovrebbe iniziare dalla scelta del formato di imballaggio adeguato al contenuto, e non soltanto dal modo in cui viene riempito lo spazio vuoto.

La minimizzazione degli imballaggi nell’e-commerce è più del limite del 50%

L’obbligo di minimizzazione e il limite dello spazio vuoto sono collegati, ma non costituiscono lo stesso obbligo.

L’articolo 10 del PPWR riguarda la minimizzazione della massa e del volume dell’imballaggio, tenendo conto delle sue funzioni. Il requisito essenziale di cui all’articolo 10, paragrafo 1, è stato collegato alla data del 1° gennaio 2030.

Al contempo, dal 12 agosto 2026 rileva l’articolo 10, paragrafo 2, relativo agli imballaggi con caratteristiche destinate esclusivamente ad aumentare il volume percepito del prodotto, quali determinate doppie pareti, falsi fondi o strati superflui.

Per l’e-commerce, la preparazione pratica alla minimizzazione può comportare l’analisi del numero di formati di scatole utilizzati, l’adeguamento delle dimensioni ai carrelli di acquisto tipici, la valutazione della massa dell’imballaggio e l’identificazione dei casi in cui un piccolo prodotto viene regolarmente inserito in una scatola molto più grande.

È opportuno descrivere separatamente il metodo dettagliato per dimostrare la conformità all’articolo 10, poiché la minimizzazione avrà una propria serie di prove e parametri nella documentazione tecnica.

Anche la riciclabilità degli imballaggi di spedizione è soggetta al PPWR

Il PPWR stabilisce l’obbligo secondo cui gli imballaggi immessi sul mercato devono essere riciclabili, ma i criteri dettagliati, le classi e le soglie vengono introdotti gradualmente.

Per questo motivo, la valutazione di una scatola non dovrebbe ridursi all’affermazione «il cartone è riciclabile». Il risultato può essere influenzato dalla struttura, dalla combinazione dei materiali, dai rivestimenti, dagli adesivi, dalle etichette, dai laminati e da altri elementi dello specifico imballaggio.

Con l’entrata in vigore di ulteriori requisiti, la documentazione tecnica dovrà riflettere i criteri aggiornati. Per le aziende con centinaia di varianti di imballaggio, ciò comporta la necessità di gestire modifiche e versioni, anziché raccogliere documenti una sola volta.

Etichettatura degli imballaggi per e-commerce: verifica le date, non solo il numero dell’articolo

Gli imballaggi per il commercio elettronico rivestono particolare importanza anche nelle disposizioni relative alla futura etichettatura armonizzata.

L’articolo 12 prevede soluzioni graduali e subordina le tempistiche anche ai pertinenti atti di esecuzione. Pertanto, un’azienda che prepara il progetto di una scatola di spedizione non dovrebbe presumere che tutti i futuri elementi di etichettatura debbano già oggi essere presenti sull’imballaggio.

Un buon approccio consiste nel mantenere un registro separato dei requisiti, con la relativa data di applicazione. In questo modo, il team di progettazione può distinguere il quadro giuridico attualmente applicabile dai requisiti da considerare nella successiva revisione del progetto dell’imballaggio.

PPWR e vendite transfrontaliere: l’EPR è un ambito di conformità separato

Un negozio che vende in altri Stati membri dell’UE dovrebbe analizzare non solo la dichiarazione di conformità dell’imballaggio, ma anche il proprio ruolo di produttore ai fini della responsabilità estesa del produttore.

La definizione di produttore nel PPWR comprende le vendite a distanza. Nelle linee guida del 2026, la Commissione ha chiarito che, nelle vendite online, offrire un prodotto direttamente all’utilizzatore finale in un determinato Stato membro può costituire la messa a disposizione del prodotto su tale mercato ai fini della determinazione del ruolo di produttore.

Tuttavia, questo non va confuso con la dichiarazione di conformità UE. Si tratta di due flussi distinti di obblighi:

• conformità dell’imballaggio e dichiarazione: collegate principalmente al ruolo del fabbricante;
• EPR, registrazione e finanziamento della gestione dei rifiuti: collegati al ruolo del produttore nel mercato pertinente.

Un’azienda che vende in molti paesi dovrebbe pertanto effettuare un’analisi mercato per mercato, anziché ritenere che un unico status giuridico si applichi automaticamente all’intera attività.

Il fulfilment e i 3PL non esonerano automaticamente il negozio dagli obblighi PPWR

Affidare l’imballaggio degli ordini a un magazzino esterno non risponde di per sé alla domanda su chi sia il fabbricante, il produttore o il soggetto responsabile di uno specifico obbligo.

Nel modello di fulfilment vale la pena stabilire, tra l’altro, chi acquista gli imballaggi di spedizione, chi ne sceglie le specifiche, se sono contrassegnati con il marchio del negozio, chi dispone della documentazione del fornitore e chi monitora la modifica della variante utilizzata.

Se l’operatore logistico sostituisce autonomamente un tipo di cartone con un altro, l’azienda dovrebbe sapere che la modifica è avvenuta e quali documenti riguardano la nuova variante. Senza tale flusso di dati, la documentazione tecnica può descrivere un imballaggio che fisicamente non viene più utilizzato.

La modifica del cartone, del fornitore o del materiale può richiedere l’aggiornamento della valutazione

La documentazione PPWR dovrebbe corrispondere alla versione dell’imballaggio effettivamente utilizzata. Se una modifica del progetto, del materiale, delle caratteristiche o della norma applicata può incidere sulla conformità, occorre valutarne l’impatto sul risultato precedente.

Nell’e-commerce i cambiamenti sono frequenti: l’azienda aggiunge una nuova dimensione di scatola, cambia fornitore, sostituisce una busta in plastica con una in carta, riduce la grammatura del cartone oppure attiva un nuovo magazzino di fulfilment che utilizza un assortimento diverso di imballaggi.

Ogni modifica di questo tipo dovrebbe poter essere tracciata. In caso contrario, dopo alcuni mesi l’azienda può disporre di documenti corretti, ma riferiti a un prodotto non aggiornato.

Come creare un registro degli imballaggi di spedizione per il PPWR?

Con un numero elevato di ordini e formati di imballaggio, la base è un’identificazione univoca del tipo di imballaggio.

Un registro ben strutturato dovrebbe consentire di risalire da uno specifico codice di imballaggio al fornitore, al materiale, alla versione della specifica, ai documenti di origine, ai requisiti applicabili, al risultato della valutazione della conformità e alla relativa dichiarazione.

La relazione pratica tra i dati può essere la seguente:

fornitore → tipo di imballaggio → variante → materiale → documento di origine → requisito PPWR → prova → valutazione della conformità → dichiarazione.

Nell’e-commerce è opportuno aggiungere anche l’informazione sul canale e sull’uso, poiché lo stesso prodotto può essere imballato diversamente nel negozio proprio, sui marketplace, nelle vendite B2B e tramite fulfilment esterno.

PPWR per l’e-commerce – checklist pratica di attuazione

È preferibile iniziare non dall’emissione delle dichiarazioni, ma dall’organizzazione dei dati sugli imballaggi.

1. Elenca tutti i formati di imballaggio utilizzati per l’evasione degli ordini.
2. Definisci la funzione di ogni imballaggio: di vendita, multiplo, per il trasporto o per il commercio elettronico.
3. Assegna un fornitore e un codice prodotto a ciascuna variante.
4. Stabilisci chi è il fabbricante di un determinato tipo di imballaggio ai sensi del PPWR.
5. Distingui il ruolo del fabbricante da quello del produttore ai fini dell’EPR.
6. Raccogli le specifiche aggiornate, i dati sui materiali, i disegni e le relazioni pertinenti.
7. Verifica se i documenti possono essere assegnati univocamente alla variante utilizzata.
8. Definisci i requisiti PPWR applicabili attualmente e quelli che diventeranno applicabili in seguito.
9. Predisponi la documentazione tecnica conformemente all’allegato VII nei casi in cui sei responsabile in qualità di fabbricante.
10. Esegui o incarica l’appropriata valutazione della conformità.
11. Dopo aver dimostrato la conformità, prepara la dichiarazione di conformità UE conformemente all’allegato VIII.
12. Definisci una procedura per segnalare modifiche del cartone, del materiale, del fornitore o del progetto.
13. Prepara un sistema per il successivo monitoraggio della riduzione al minimo e del rapporto dello spazio vuoto.
14. In caso di vendite all’estero, analizza separatamente gli obblighi del produttore e l’EPR per i rispettivi Stati.

PPWR per l’e-commerce – le scadenze principali non iniziano tutte nello stesso giorno

Una delle maggiori fonti di errori è presentare il 12 agosto 2026 come termine per tutti i requisiti PPWR.

Pertanto, l’impresa dovrebbe tenere un calendario degli obblighi invece di applicare un’unica data universale all’intera documentazione.

Quando conviene automatizzare la documentazione PPWR nell’e-commerce?

Per pochi imballaggi, il registro può essere gestito manualmente. Il problema inizia quando il negozio utilizza molti formati, diversi fornitori, più magazzini o un sistema di fulfilment e modifica regolarmente gli imballaggi.

Il maggiore valore non deriva dalla semplice generazione automatica di un PDF, ma dal mantenimento dei collegamenti tra il tipo di imballaggio, la versione, i documenti di origine, la valutazione della conformità e la dichiarazione.

Un sistema per la gestione del PPWR può controllare i dati mancanti, conservare le prove dei fornitori, versionare gli imballaggi, assegnare i documenti ai tipi corretti e preparare la dichiarazione sulla base di dati organizzati.

Nel caso dell’e-commerce, un ulteriore vantaggio è la possibilità di distinguere l’imballaggio del prodotto da quello di spedizione e di mantenere le informazioni su quale variante è utilizzata in uno specifico canale o magazzino.

Errori più comuni dell’e-commerce nella preparazione al PPWR

• considerare il cartone di spedizione come un elemento logistico non soggetto al PPWR;
• presumere che il negozio sia sempre il fabbricante di ogni imballaggio utilizzato;
• confondere il fabbricante con il produttore responsabile dell’EPR;
• disporre di una dichiarazione senza poterla collegare a una specifica variante di imballaggio;
• conservare documenti senza controllo delle versioni;
• considerare il materiale di riempimento un mezzo per ridurre lo spazio vuoto ai sensi dell’articolo 24;
• presumere che il limite del 50% si applichi già dal 12 agosto 2026;
• mancanza di informazioni sulle modifiche agli imballaggi utilizzati dall’operatore di fulfilment;
• confondere la dichiarazione di conformità con gli obblighi EPR;
• considerare il «certificato PPWR» come sostituto della documentazione tecnica e della valutazione della conformità.

PPWR per l’e-commerce – dal cartone di spedizione alla dichiarazione di conformità

Per un negozio online, il PPWR non è soltanto una normativa relativa al materiale di cui è fatta la scatola. Richiede di combinare la classificazione dell’imballaggio, il ruolo appropriato dell’impresa, i documenti del fornitore, la documentazione tecnica, la valutazione della conformità e – laddove l’impresa sia responsabile in qualità di fabbricante – la dichiarazione di conformità UE.

L’imballaggio per il commercio elettronico è una categoria chiaramente definita nel PPWR. Per questa categoria saranno particolarmente rilevanti i requisiti successivi relativi al rapporto dello spazio vuoto, nonché i requisiti applicati gradualmente in materia di riduzione al minimo, riciclabilità ed etichettatura.

Il punto di partenza più sicuro è quindi creare un registro degli imballaggi effettivamente utilizzati, associarvi fornitori e documenti e stabilire chi è responsabile di ciascun tipo di imballaggio. Solo su questa base è possibile costruire un processo affidabile di dichiarazione di conformità.

FAQ – PPWR per l’e-commerce e gli imballaggi per la spedizione

Fonti

Base giuridica: Regolamento (UE) 2025/40 del Parlamento europeo e del Consiglio sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio – EUR-Lex

Orientamenti della Commissione europea: Comunicazione della Commissione C/2026/3084 – Orientamenti relativi al regolamento (UE) 2025/40

Nell’articolo sono stati utilizzati in particolare:

• art. 3 – definizioni di imballaggio, fabbricante e produttore,
• art. 10 – riduzione al minimo degli imballaggi,
• art. 12 – etichettatura degli imballaggi,
• art. 15 – obblighi dei fabbricanti,
• art. 16 – obblighi dei fornitori,
• art. 17 – rappresentante autorizzato del fabbricante,
• art. 18 – obblighi degli importatori,
• art. 21 – casi di applicazione degli obblighi del fabbricante agli importatori e ai distributori,
• art. 24 – rapporto di spazio vuoto,
• art. 38 – procedura di valutazione della conformità,
• art. 39 – dichiarazione UE di conformità,
• artt. 44–45 – obblighi relativi al produttore e alla responsabilità estesa del produttore,
• allegato VII – procedura di valutazione della conformità e documentazione tecnica,
• allegato VIII – struttura della dichiarazione UE di conformità.