Versions de la déclaration et archive

La déclaration n’est pas un document ponctuel. Le fournisseur change, la formulation change, un essai manquant arrive — et le document doit être établi à nouveau.

Chaque version est conservée

L’établissement d’une nouvelle version n’efface pas la précédente. Toutes sont archivées, avec la date, l’auteur et la signature. Ce n’est pas une prudence excessive : lors d’un contrôle, la question est généralement « qu’avez-vous déclaré au moment de la mise sur le marché de ce lot », et non « que déclarez-vous aujourd’hui ».

Comparaison des versions

L’application ne présente pas deux versions côte à côte — elle affiche une liste des versions avec leurs dates et permet de télécharger chacune séparément. La différence est déterminée en lisant les deux documents. Il est donc utile de décrire le motif de l’établissement d’une nouvelle version au moment où elle est établie, plutôt que de le reconstituer un an plus tard.

Quand établir une nouvelle version

• Une preuve manquante a été ajoutée et la déclaration cesse d’être conditionnelle.
• La composition de l’emballage ou le fournisseur d’un composant a changé.
• Une erreur dans les données a été corrigée — y compris une faute de frappe dans le nom de l’entité.

Une correction mineure mérite aussi une version. Remplacer le fichier sur place compromet l’objectif même de l’archive.