Qui, dans l’entreprise, doit établir les déclarations

Cette question revient dans presque chaque échange de mise en œuvre et n’a pas de réponse technique — elle est organisationnelle.

L’application prépare, la personne répond

Le programme collecte les données, calcule et compose le document. Il ne remplace pas la décision de savoir si les preuves réunies sont suffisantes. Cette décision est prise par la personne qui signe, et c’est son nom qui figure sur la déclaration.

Qui est-ce habituellement

Dans les petites entreprises : le propriétaire ou la personne responsable de la qualité. Dans les plus grandes : le service qualité ou conformité, parfois avec les achats — car ce sont les achats qui sont en contact avec les fournisseurs et qui obtiendront les documents manquants.

Comment répartir cela dans l’application

Les personnes qui saisissent les données et la personne qui signe sont généralement différentes. Il est utile de convenir que le document ne soit émis qu’après examen des éléments manquants — l’application les indique clairement, afin que le signataire voie ce qui est documenté et ce qui est accepté sur parole.