Quels documents de fournisseurs sont acceptés

Les fournisseurs envoient des documents très variés et tout ce qui porte un cachet ne constitue pas une preuve.

Formats

PDF, photo ou scan, y compris sur plusieurs pages. Le document ne doit pas nécessairement être textuel — un scan avec cachet sera également lu, mais plus lentement et avec davantage de points à vérifier.

Types de documents contenant des données

• Certificats et rapports d’essais — avec des valeurs précises et la méthode de détermination.
• Fiches techniques des matériaux — composition, grammage, propriétés.
• Déclarations de matériaux du fabricant — déclarations relatives à la teneur en substances.
• Spécifications de l’emballage — dimensions, couches, structure.

Documents qui n’apportent généralement rien

Déclarations générales du type « nos produits satisfont aux exigences de la réglementation en vigueur », sans indiquer quelle réglementation, quelles valeurs et selon quelle méthode elles ont été vérifiées. L’application acceptera ce fichier, mais n’en extraira aucun chiffre — et l’affichera comme tel.

Règle pratique

Une preuve est un document qui indique une valeur et la manière dont elle a été déterminée. Tout le reste est une déclaration de bonne volonté — elle peut être vraie, mais ne clôt pas le poste dans le bilan.