Envoi d’une déclaration complémentaire au fournisseur

La partie la plus longue du travail sur la déclaration consiste généralement à solliciter les données. Un e-mail demandant des « documents attestant la conformité » arrive dans une boîte mail générale, passe par trois personnes et revient deux semaines plus tard avec un élément qui ne répond pas à la question.

Comment cela fonctionne

Au lieu d’écrire un e-mail, vous envoyez depuis l’application un formulaire prêt à l’emploi. Il ne contient que les champs manquants dans votre fiche pour le matériau de ce fournisseur précis — pas un questionnaire complet sur tous les sujets.

Le fournisseur reçoit un lien. Il l’ouvre dans son navigateur, le remplit et peut joindre un fichier. Il ne crée pas de compte et n’installe rien. La réponse arrive directement dans la fiche, pour le bon matériau.

Ce que vous voyez de votre côté

La liste des demandes envoyées avec leur statut : envoyée, ouverte, remplie. Vous voyez qui a répondu et qui a reçu la demande depuis deux semaines sans l’ouvrir. Cela permet de relancer des entreprises précises au lieu d’envoyer des rappels à tout le monde.

Plusieurs fournisseurs à la fois

Les demandes peuvent être envoyées en lot pour l’ensemble de l’emballage ou pour plusieurs emballages d’un même fournisseur. La seconde option est généralement plus efficace : un message contenant cinq éléments a plus de chances d’obtenir une réponse que cinq messages distincts.

Lorsque le fournisseur ne répond pas

La demande n’expire pas et peut être renouvelée. Si rien n’arrive malgré cela, vous pouvez saisir les données manuellement sur la base de ce dont vous disposez — en indiquant qu’elles proviennent d’une déclaration et non d’un essai. L’application distingue ces deux sources dans la déclaration de conformité.