Envoi d’une déclaration complémentaire au fournisseur

La partie la plus longue du travail sur la déclaration consiste généralement à obtenir les données. Un e-mail demandant des « documents attestant de la conformité » arrive dans une boîte générique, passe par trois personnes et revient deux semaines plus tard avec un élément qui ne répond pas à la question.

Comment cela fonctionne

Au lieu d’écrire un e-mail, vous envoyez depuis l’application un formulaire prêt à l’emploi. Il ne contient que les champs manquants dans votre fiche pour le matériau de ce fournisseur précis — pas un questionnaire complet sur tout.

Le fournisseur reçoit un lien. Il l’ouvre dans son navigateur, le remplit et peut joindre un fichier. Il ne crée pas de compte et n’installe rien. La réponse arrive directement dans la fiche, pour le bon matériau.

Ce que vous voyez de votre côté

La liste des demandes envoyées avec leur état : envoyée, ouverte, remplie. Vous voyez qui a répondu et qui a la demande depuis deux semaines sans l’avoir ouverte. Cela permet de relancer des entreprises précises au lieu d’envoyer des rappels à tous.

Plusieurs fournisseurs à la fois

Les demandes peuvent être envoyées en masse pour l’ensemble de l’emballage ou pour plusieurs emballages d’un même fournisseur. La seconde option est généralement plus efficace : un message avec cinq éléments a plus de chances d’obtenir une réponse que cinq messages séparés.

Lorsque le fournisseur ne répond pas

La demande n’expire pas et peut être renouvelée. Si rien n’arrive malgré cela, il reste la saisie manuelle des données sur la base de ce que vous avez — en indiquant qu’elles proviennent d’une déclaration et non d’un essai. L’application distingue ces deux sources dans la déclaration.