¿Quién expide y quién firma la declaración de conformidad con el Reglamento (UE) 2025/40 sobre los envases y residuos de envases?
La declaración de conformidad PPWR la elabora el fabricante responsable del tipo de envase en cuestión. Sin embargo, el documento lo firma una persona que actúa en nombre de dicho fabricante. El Reglamento (UE) 2025/40 no indica que deba ser el presidente del consejo de administración, el propietario de la empresa, el director de calidad o el responsable de cumplimiento normativo. No obstante, el anexo VIII exige indicar en nombre de quién se ha firmado la declaración, el lugar y la fecha de emisión, el nombre y apellidos y el cargo de la persona firmante, así como la propia firma.
Por tanto, es fundamental distinguir dos niveles de responsabilidad. El sujeto formal que elabora la declaración es el fabricante. La persona física que firma actúa en nombre de dicho sujeto. Tampoco debe confundirse a esa persona con el «representante autorizado» del artículo 17 del PPWR, que es una función regulatoria formal independiente.
¿Quién emite la declaración de conformidad PPWR?
El sujeto responsable de elaborar la declaración UE de conformidad es el fabricante en el sentido del PPWR.
Esto resulta de la combinación de los artículos 15, 38 y 39 del Reglamento. Antes de introducir el envase en el mercado, el fabricante lleva a cabo o encarga el procedimiento de evaluación de la conformidad aplicable, elabora la documentación técnica y, tras demostrar la conformidad, elabora la declaración UE de conformidad.
Por tanto, el proceso debe ser el siguiente:
requisitos del PPWR → documentación técnica → evaluación de la conformidad → decisión de conformidad → declaración UE de conformidad → firma en nombre del fabricante.
No debe empezarse por la pregunta de quién debe firmar el PDF. Primero hay que determinar qué empresa es el fabricante adecuado del tipo de envase en cuestión.
El fabricante elabora la declaración, pero la firma la realiza una persona concreta
El fabricante es un agente económico, mientras que la firma siempre la realiza una persona física que actúa en su nombre.
Por ello, en la declaración figuran paralelamente:
| Elemento | ¿A quién o a qué se refiere? |
|---|---|
| Fabricante | Empresa responsable de la conformidad del tipo de envase en cuestión |
| «Firmado en nombre de» | Sujeto en cuyo nombre se realiza la firma |
| Nombre y apellidos | Persona física que firma el documento |
| Cargo | Función de esta persona en la organización |
| Firma | Aprobación formal de la declaración en nombre del sujeto |
¿Qué exige exactamente el anexo VIII en la parte relativa a la firma?
El anexo VIII contiene el modelo de estructura de la declaración UE de conformidad.
En la parte final del documento se prevén elementos que permiten determinar:
- en nombre de quién se ha firmado la declaración,
- el lugar y la fecha de emisión,
- el nombre y apellidos de la persona firmante,
- su cargo o función,
- la firma.
Esto significa que una declaración firmada de forma anónima o únicamente con el sello de la empresa, sin posibilidad de identificar a la persona responsable, no se ajusta a la estructura prevista en el anexo VIII.
¿Debe firmar la declaración PPWR el presidente del consejo de administración?
Esto no se desprende del PPWR.
El Reglamento no indica un cargo concreto de la persona firmante. No contiene una disposición que diga:
«la declaración la firma el presidente»
ni:
«la declaración la firma un miembro del consejo de administración».
En cambio, el anexo VIII exige indicar el nombre y los apellidos, el cargo y la firma de la persona que realiza la declaración en nombre del operador pertinente.
En la práctica, la empresa debe determinar por sí misma quién, de conformidad con sus normas de representación y su procedimiento interno, está facultado para aprobar dichas declaraciones.
¿Puede firmar la declaración PPWR el director de calidad u otro empleado?
El PPWR no limita la persona firmante a los miembros del consejo de administración.
Desde el punto de vista del propio anexo VIII, es importante que el documento se firme en nombre del fabricante pertinente y que la persona firmante esté debidamente identificada.
En la práctica, puede ser, por ejemplo:
- un miembro del consejo de administración,
- el propietario de la empresa,
- el director de calidad,
- un responsable de calidad,
- un responsable de cumplimiento normativo,
- una persona responsable de asuntos regulatorios,
- otra persona que actúe en nombre de la empresa conforme a sus normas organizativas.
No obstante, la empresa debe disponer de una base interna que permita demostrar por qué esa persona estaba facultada para aprobar el documento.
¿La persona firmante debe tener un poder escrito?
El propio anexo VIII del PPWR no establece un requisito general de adjuntar a cada declaración un poder escrito separado para el empleado que firma el documento.
Esto es importante, ya que en algunas guías puede encontrarse la afirmación de que la falta de un poder escrito implica automáticamente la invalidez de la declaración. Este requisito no debe deducirse directamente del propio anexo VIII.
No obstante, la empresa debe garantizar una norma interna clara que determine:
- quién puede aprobar las declaraciones,
- cuál es el alcance de su autorización,
- quién revisa la documentación técnica antes de la firma,
- quién es responsable de la actualización posterior del documento.
La forma de dicha autorización también puede depender de la normativa nacional, de las normas de representación de la sociedad en cuestión y de sus procedimientos internos. Esta cuestión va más allá del propio texto del PPWR.
La persona firmante y el representante autorizado del artículo 17 no son lo mismo
El «representante autorizado» en el PPWR es una función formalmente definida de un operador económico.
El artículo 17 permite al fabricante designar a un representante autorizado mediante mandato escrito y encomendarle tareas específicas.
Sin embargo, esto no significa que todo empleado que firme una declaración en nombre de su propia empresa se convierta automáticamente en un «representante autorizado» en el sentido del artículo 17.
| Situación | Carácter |
|---|---|
| El director de calidad firma la declaración de su propia sociedad | Persona que actúa en nombre del fabricante |
| Entidad externa designada conforme al artículo 17 | Representante autorizado del PPWR |
Estas dos situaciones no deben confundirse en los procedimientos de la empresa.
¿Quién es responsable del contenido de la declaración tras su firma?
El artículo 39, apartado 4, indica que, al elaborar la declaración UE de conformidad, el fabricante asume la responsabilidad de la conformidad del envase con los requisitos del PPWR.
Esta es una distinción muy importante.
La firma la realiza una persona concreta, pero la responsabilidad derivada de la declaración no pasa por ello a ser automáticamente responsabilidad personal de ese empleado respecto de todo el producto.
La declaración se realiza en nombre del fabricante.
Por tanto, la organización debe proporcionar a la persona firmante acceso al resultado aprobado de la evaluación de la conformidad, y no esperar que quien firma analice por sí mismo cientos de informes de laboratorio sin un proceso interno.
¿Cuándo se puede firmar la declaración de conformidad PPWR?
La declaración debe elaborarse después de demostrar la conformidad, y no antes de finalizar la evaluación.
El orden correcto es:
- identificación del envase,
- determinación de los requisitos aplicables,
- recopilación de datos y documentos,
- preparación de la documentación técnica,
- realización del procedimiento de evaluación de la conformidad,
- confirmación del resultado,
- elaboración de la declaración,
- firma de la persona que actúa en nombre del fabricante.
Una firma realizada cuando aún faltan informes básicos o no se ha llevado a cabo la evaluación adecuada no subsana la falta de pruebas.
¿El importador firma la declaración de conformidad PPWR?
El mero hecho de ser importador no significa automáticamente que el importador pase a ser la entidad que elabora la declaración en lugar del fabricante.
El artículo 18 impone al importador la obligación de comprobar, antes de introducir el envase en el mercado, si el fabricante ha cumplido las obligaciones pertinentes, incluidas las relacionadas con la evaluación de la conformidad y la documentación.
El importador también debe conservar una copia adecuada de la declaración de conformidad y garantizar la disponibilidad de la documentación conforme a su ámbito de obligaciones.
La situación cambia si es aplicable el artículo 21 y el importador es considerado fabricante, por ejemplo, porque introduce el envase con su propio nombre o marca comercial o realiza una modificación sustancial que afecta a la conformidad.
¿Puede el distribuidor emitir su propia declaración PPWR?
Por el mero hecho de ser distribuidor, no tiene tal obligación.
El distribuidor actúa en el marco de las obligaciones establecidas en el artículo 19 y debe comprobar con la debida diligencia los elementos pertinentes de conformidad antes de comercializar el envase.
Sin embargo, si el distribuidor:
- introduce el envase con su propio nombre o marca comercial, o
- modifica el envase de un modo que pueda afectar a la conformidad,
puede quedar sujeto a las obligaciones del fabricante conforme al artículo 21.
En ese caso, la cuestión de la firma de la declaración debe analizarse desde la perspectiva de su nueva función.
¿Quién firma la declaración para marca propia y private label?
En private label, primero debe determinarse el fabricante. Solo después, la persona firmante.
Si una empresa encarga la fabricación de un producto o envase con su propio nombre o marca comercial y, conforme a la definición del PPWR, es el fabricante, la declaración debe elaborarse en su nombre.
La fábrica contratada puede proporcionar:
- especificaciones,
- informes de laboratorio,
- documentos sobre materiales,
- resultados de ensayos,
- información necesaria para la documentación técnica.
Esto no significa automáticamente que la declaración del envase final deba firmarse en nombre de la fábrica.
También debe tenerse en cuenta la regla especial del PPWR para determinadas microempresas.
Fabricación por contrato: ¿la marca o la fábrica firma la declaración?
No se puede determinar la persona firmante únicamente en función de quién opera físicamente la línea de producción.
En la fabricación por contrato debe comprobarse:
- quién encarga el diseño,
- quién define la especificación,
- bajo qué nombre o marca se fabrica el producto,
- quién es el fabricante conforme al artículo 3.
Si el fabricante es el titular de la marca, la declaración se elabora en su nombre, aunque la mayoría de las pruebas técnicas procedan de la fábrica contratada.
¿Puede firmar la declaración una persona con sede fuera de Polonia?</h2>
El Reglamento (UE) 2025/40 sobre los envases y residuos de envases es un reglamento de la Unión y la declaración se refiere al fabricante, no a la ubicación de la persona firmante en una sucursal concreta en Polonia. </p>
Si el fabricante pertinente se encuentra en otro Estado miembro, la declaración puede elaborarse en su nombre por una persona competente que actúe para dicha entidad. </p>
No obstante, debe garantizarse que el idioma del documento cumpla los requisitos aplicables en los mercados en los que se comercializa el envase.
</p>
</section>
La firma no tiene que asignarse automáticamente a cada planta por separado.</strong>
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Lo fundamental es determinar la entidad que es el fabricante y el objeto de la declaración.
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Si una misma persona jurídica es responsable de un determinado tipo de envase producido en varias ubicaciones, el procedimiento de la empresa puede prever una aprobación centralizada de la declaración.
</p>
No obstante, la documentación técnica debe incluir la información necesaria para demostrar que la producción en las plantas incluidas sigue siendo conforme con el tipo aprobado y la documentación.
</p>
</section>
Un laboratorio no se convierte en fabricante por el mero hecho de haber realizado ensayos.</strong>
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El laboratorio puede preparar un informe de ensayo que constituya una prueba en la documentación técnica.
</p>
También puede ayudar a la empresa a interpretar los resultados.
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Sin embargo, es el fabricante quien elabora la declaración UE de conformidad y asume la responsabilidad prevista en el artículo 39, apartado 4.
</p>
</section>
Un asesor puede ayudar técnicamente a preparar un proyecto de documento, recopilar datos o verificar la integridad de la evaluación.
</p>
Sin embargo, ello no significa que la declaración pase a ser una declaración del asesor.</strong>
</p>
El fabricante pertinente sigue siendo la entidad formal.
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Si una persona o entidad externa debe actuar formalmente en un ámbito determinado en nombre del fabricante, deben considerarse las normas de representación y, cuando sea aplicable, la función formal del representante autorizado prevista en el artículo 17.
</p>
</section>
No por el mero hecho de suministrar el material.</strong>
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El artículo 16 obliga al proveedor de envases o de materiales de envase a facilitar la información y documentación que el fabricante necesita para demostrar la conformidad.
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Por tanto, el proveedor puede aportar:
</p>
Esto no significa automáticamente que deba firmar la declaración del tipo final de envase.
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</section>
El anexo VIII prevé la identificación de la persona firmante mediante sus datos y su función.
</p>
Estos datos deben corresponder a la versión del documento conservada en el sistema y que pueda presentarse a la autoridad de vigilancia.
El Reglamento (UE) 2025/40 sobre los envases y residuos de envases no contiene en el anexo VIII una regulación técnica detallada que establezca un único tipo obligatorio de firma electrónica para la declaración.
No obstante, exige una firma como elemento de la declaración.
Si la empresa utiliza un flujo digital, debe garantizar la posibilidad de determinar de forma fiable:
La elección de un mecanismo concreto de firma electrónica también debe tener en cuenta otras disposiciones aplicables relativas a los documentos y a la representación.
La firma debe ser la última etapa controlada del proceso, y no una acción realizada automáticamente tras generar el PDF.
En una organización más grande, una solución práctica es una matriz formal de aprobación.
De este modo, la persona firmante recibe el resultado aprobado del proceso en lugar de tener que reconstruir por sí misma todos los análisis técnicos.
La generación automática del documento en sí es relativamente sencilla. Más difícil es controlar si el documento está listo para su aprobación.
El sistema debe diferenciar el estado «borrador generado» del estado «evaluación finalizada y declaración aprobada».
Para cada declaración, conviene conservar:
El fabricante elabora la declaración UE de conformidad. La firma la persona que actúa en su nombre.
El PPWR no exige que sea una función concreta, como presidente, miembro del consejo de administración o director de calidad. No obstante, el anexo VIII exige identificar a la persona firmante mediante su nombre y apellidos, cargo y firma, así como indicar el lugar y la fecha de emisión y la entidad en cuyo nombre se firmó la declaración.
La responsabilidad principal sigue correspondiendo al fabricante. El artículo 39, apartado 4, indica que, al elaborar la declaración, el fabricante asume la responsabilidad de la conformidad del envase.
Por ello, el proceso correcto no es:
«Alguien tiene que firmar el PDF».
Debe ser:
fabricante → documentación técnica → evaluación de la conformidad → declaración aprobada → persona que firma en nombre del fabricante.
La declaración UE de conformidad la elabora el fabricante responsable del tipo de envase de que se trate, tras realizar el procedimiento de evaluación de la conformidad pertinente y demostrar el cumplimiento de los requisitos aplicables del PPWR.
El documento lo firma una persona que actúa en nombre del fabricante correspondiente. El PPWR no indica un cargo concreto obligatorio. El anexo VIII exige indicar, entre otros datos, el nombre y los apellidos, la función o el cargo y la firma.
Esto no se desprende del PPWR. El Reglamento no reserva la firma al presidente ni a un miembro del consejo de administración. No obstante, la organización debe garantizar que la persona firmante esté debidamente facultada para actuar en su nombre.
El anexo VIII, por sí solo, no establece una obligación general de adjuntar un poder escrito independiente a cada declaración. No obstante, las normas sobre la facultad de la persona firmante deben derivarse de las reglas de representación y los procedimientos de la organización. Una figura distinta es el representante autorizado del artículo 17 del PPWR, que actúa sobre la base de un mandato escrito.
El mero hecho de ser importador no implica automáticamente asumir la obligación de elaborar la declaración en lugar del fabricante. El importador tiene sus propias obligaciones de verificación. No obstante, puede asumir las obligaciones del fabricante en los casos establecidos en el artículo 21, por ejemplo, al introducir un envase con su propio nombre o marca comercial.
Base jurídica:
Reglamento (UE) 2025/40 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre los envases y residuos de envases – EUR-Lex
En el artículo se utilizaron en particular:¿Quién firma la declaración cuando la empresa tiene varias plantas de producción?</h2>
¿Puede un laboratorio firmar la declaración UE de conformidad PPWR?</h2>
¿Puede un asesor preparar o firmar la declaración PPWR?</h2>
¿Puede el proveedor de material emitir una declaración en nombre del fabricante?</h2>
¿Qué datos de la persona firmante deben incluirse en la declaración?</h2>
Campo
¿Qué indicar?
Firmado en nombre de
Nombre de la entidad correspondiente
Lugar de emisión
Localidad pertinente para la elaboración del documento
Fecha de emisión
Fecha de aprobación de la versión correspondiente de la declaración
Nombre y apellidos
Persona física que firma
Cargo / función
Función de la persona en la organización
Firma
Firma que aprueba la declaración
¿Puede firmarse electrónicamente la declaración PPWR?
¿Cómo debe ser el procedimiento de firma de la declaración PPWR en la empresa?
Conviene crear una matriz de personas autorizadas para firmar
Etapa
Responsabilidad interna de ejemplo
Datos de los materiales
Packaging / Procurement
Informes y ensayos
Quality
Interpretación de los requisitos
Compliance / Legal / Regulatory
Evaluación de la conformidad
Responsable del proceso técnico
Firma final
Persona que actúa en nombre del fabricante conforme a las normas adoptadas
Errores más frecuentes al firmar la declaración de conformidad PPWR
Quién firma la declaración PPWR: lista de comprobación antes de aprobarla
¿Cómo automatizar la firma de declaraciones PPWR sin perder el control?
Quién expide y quién firma la declaración PPWR: conclusiones principales
Preguntas frecuentes: ¿quién expide y firma la declaración de conformidad PPWR?
¿Quién expide la declaración de conformidad PPWR?
¿Quién firma la declaración de conformidad PPWR?
¿La declaración PPWR debe firmarla el presidente?
¿El empleado debe contar con un poder escrito para firmar la declaración PPWR?
¿Puede el importador firmar la declaración PPWR?
Fuentes
El artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico individual.
Las normas de representación de una sociedad concreta, el alcance de las facultades de los empleados y la forma
de la firma también pueden requerir una evaluación con arreglo a disposiciones distintas del PPWR y a las
normas internas aplicables en la organización de que se trate.
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