Wer im Unternehmen Konformitätserklärungen ausstellen sollte

Diese Frage kommt in fast jedem Einführungsgespräch auf und hat keine technische, sondern eine organisatorische Antwort.

Die Anwendung erstellt, der Mensch verantwortet

Das Programm sammelt Daten, berechnet und erstellt das Dokument. Es ersetzt nicht die Entscheidung, ob die gesammelten Nachweise ausreichend sind. Diese Entscheidung trifft die unterzeichnende Person, und ihr Name steht auf der Konformitätserklärung.

Wer das üblicherweise ist

In kleineren Unternehmen: der Inhaber oder die für Qualität verantwortliche Person. In größeren: die Qualitäts- oder Compliance-Abteilung, manchmal gemeinsam mit dem Einkauf — denn der Einkauf steht mit den Lieferanten in Kontakt und fordert die fehlenden Dokumente ein.

So teilen Sie es in der Anwendung auf

Die Personen, die Daten eingeben, und die unterzeichnende Person sind in der Regel unterschiedlich. Es empfiehlt sich festzulegen, dass das Dokument erst nach Prüfung der Lücken ausgegeben wird — die Anwendung zeigt sie direkt an, sodass die unterzeichnende Person sieht, was dokumentiert und was nur auf Vertrauen angenommen wurde.