Welche Lieferantendokumente geeignet sind

Lieferanten senden sehr unterschiedliche Unterlagen, und nicht alles mit einem Stempel ist ein Nachweis.

Formate

PDF, Foto oder Scan, auch mehrseitig. Das Dokument muss nicht textbasiert sein — ein Scan mit Stempel wird ebenfalls ausgelesen, wenn auch langsamer und mit mehr zu prüfenden Stellen.

Dokumentarten, die Daten enthalten

• Prüfbescheinigungen und Prüfprotokolle — mit konkreten Werten und der Bestimmungsmethode.
• Technische Datenblätter von Materialien — Zusammensetzung, Flächengewicht, Eigenschaften.
• Materialerklärungen des Herstellers — Angaben zum Gehalt von Stoffen.
• Verpackungsspezifikationen — Abmessungen, Schichten, Aufbau.

Dokumente, die meist nichts beitragen

Allgemeine Erklärungen wie „unsere Erzeugnisse erfüllen die Anforderungen der geltenden Vorschriften“, ohne Angabe, welche Vorschriften, welche Werte und mit welcher Methode geprüft wurden. Die Anwendung nimmt eine solche Datei an, liest daraus jedoch keine Zahl aus — und zeigt sie entsprechend an.

Praktische Regel

Ein Nachweis ist ein Dokument, das den Wert und die Art seiner Ermittlung angibt. Alles andere ist eine Absichtserklärung — sie kann zutreffen, schließt aber keinen Posten in der Bilanz ab.