Versand einer ergänzenden Erklärung an den Lieferanten

Der zeitaufwändigste Teil bei der Erstellung einer Konformitätserklärung ist meist das Einholen von Daten. Eine E-Mail mit der Bitte um „Unterlagen zum Nachweis der Konformität“ landet in einem allgemeinen Postfach, wandert durch drei Personen und kommt nach zwei Wochen mit etwas zurück, das die Frage nicht beantwortet.

So funktioniert es

Statt eine E-Mail zu schreiben, senden Sie aus der Anwendung ein fertiges Formular. Es enthält nur die Felder, die in Ihren Stammdaten für das Material dieses konkreten Lieferanten fehlen – nicht einen vollständigen Fragebogen zu allem.

Der Lieferant erhält einen Link. Er öffnet ihn im Browser, füllt ihn aus und kann eine Datei anhängen. Er erstellt kein Konto und installiert nichts. Die Antwort geht direkt in die Stammdaten, zum richtigen Material.

Was Sie auf Ihrer Seite sehen

Eine Liste der gesendeten Anfragen mit Status: gesendet, geöffnet, ausgefüllt. Sie sehen, wer geantwortet hat und wer die Anfrage seit zwei Wochen hat, ohne sie zu öffnen. So können Sie gezielt bei einzelnen Unternehmen nachfassen, statt Erinnerungen an alle zu senden.

Mehrere Lieferanten gleichzeitig

Anfragen können gesammelt für die gesamte Verpackung oder für mehrere Verpackungen eines Lieferanten gesendet werden. Letzteres ist meist wirksamer: Eine Nachricht mit fünf Positionen wird eher beantwortet als fünf einzelne.

Wenn der Lieferant nicht antwortet

Eine Anfrage läuft nicht ab und kann erneut gesendet werden. Wenn trotzdem nichts eingeht, können Sie die Daten anhand dessen, was Ihnen vorliegt, manuell eintragen – mit dem Hinweis, dass sie aus einer Erklärung und nicht aus einer Prüfung stammen. Die Anwendung unterscheidet diese beiden Quellen in der Konformitätserklärung.