Versand einer ergänzenden Erklärung an den Lieferanten

Der zeitaufwändigste Teil der Arbeit an der Konformitätserklärung ist meist das Anfordern von Daten. Eine E-Mail mit der Bitte um „Dokumente zum Nachweis der Konformität“ landet in einem allgemeinen Postfach, wandert durch drei Personen und kommt nach zwei Wochen mit etwas zurück, das die Frage nicht beantwortet.

So funktioniert es

Statt eine E-Mail zu schreiben, senden Sie aus der Anwendung ein fertiges Formular. Es enthält nur die Felder, die in Ihrem Materialstamm für das Material dieses konkreten Lieferanten fehlen – nicht einen vollständigen Fragebogen zu allem.

Der Lieferant erhält einen Link. Er öffnet ihn im Browser, füllt ihn aus und kann eine Datei anhängen. Er erstellt kein Konto und installiert nichts. Die Antwort geht direkt in den Materialstamm, zum richtigen Material.

Was Sie auf Ihrer Seite sehen

Eine Liste der versendeten Anfragen mit Status: gesendet, geöffnet, ausgefüllt. Sie sehen, wer geantwortet hat und wer die Anfrage seit zwei Wochen hat, ohne sie zu öffnen. So können Sie gezielt einzelne Unternehmen erinnern, statt Erinnerungen an alle zu senden.

Mehrere Lieferanten gleichzeitig

Anfragen können gesammelt für die gesamte Verpackung oder für mehrere Verpackungen eines Lieferanten versendet werden. Letzteres ist meist wirksamer: Eine Nachricht mit fünf Positionen hat eine höhere Antwortchance als fünf einzelne.

Wenn der Lieferant nicht antwortet

Die Anfrage läuft nicht ab und kann erneut gesendet werden. Wenn dennoch nichts eingeht, können die Daten anhand der Ihnen vorliegenden Unterlagen manuell eingetragen werden – mit dem Hinweis, dass sie aus einer Erklärung und nicht aus einer Prüfung stammen. Die Anwendung unterscheidet diese beiden Quellen in der Konformitätserklärung.