Verze prohlášení a archiv

Prohlášení není jednorázový dokument. Změní se dodavatel, změní se složení, dorazí chybějící zkouška — a dokument je třeba vystavit znovu.

Každá verze zůstává

Vystavení nové verze nemaže předchozí. Všechny jsou v archivu s datem, autorem a podpisem. Nejde o nadměrnou opatrnost: při kontrole obvykle zní otázka „co jste prohlašovali v okamžiku uvedení této šarže na trh“, a ne „co prohlašujete dnes“.

Porovnání verzí

Aplikace nezobrazuje dvě verze vedle sebe — zobrazuje seznam verzí s daty a umožňuje každou samostatně stáhnout. Rozdíl se zjišťuje přečtením obou dokumentů. Proto je vhodné popsat důvod vystavení nové verze v okamžiku jejího vystavení, a ne jej rekonstruovat po roce.

Kdy vystavit novou verzi

• Byl doplněn chybějící důkaz a prohlášení přestává být podmíněné.
• Změnilo se složení obalu nebo dodavatel součásti.
• Byla opravena chyba v údajích — včetně překlepu v názvu subjektu.

I drobná oprava si zaslouží verzi. Nahrazení souboru na jeho místě narušuje účel, pro který archiv vůbec existuje.