Odeslání doplňujícího prohlášení dodavateli

Nejdelší částí práce na prohlášení bývá obvykle získávání údajů. E-mail s žádostí o „dokumenty potvrzující shodu“ přijde do obecné schránky, putuje přes tři osoby a po dvou týdnech se vrátí s něčím, co na otázku neodpovídá.

Jak to funguje

Místo psaní e-mailu odešleš z aplikace připravený formulář. Obsahuje jen ta pole, která v Tvé evidenci chybějí pro materiál tohoto konkrétního dodavatele — ne celý dotazník na všechno.

Dodavatel dostane odkaz. Otevře ho v prohlížeči, vyplní jej a může připojit soubor. Nemusí si založit účet ani nic instalovat. Odpověď se dostane přímo do evidence ke správnému materiálu.

Co vidíš na své straně

Seznam odeslaných žádostí se stavem: odeslána, otevřena, vyplněna. Je vidět, kdo odpověděl a kdo má žádost už dva týdny a neotevřel ji. To umožňuje urgovat konkrétní firmy místo rozesílání připomínek všem.

Několik dodavatelů najednou

Žádosti lze hromadně odeslat pro celý obal nebo pro více obalů jednoho dodavatele. Druhá možnost je obvykle účinnější: jedna zpráva s pěti položkami má větší šanci na odpověď než pět samostatných.

Když dodavatel neodpovídá

Žádost nevyprší a lze ji znovu odeslat. Pokud ani přesto nic nepřijde, zbývá zadat údaje ručně na základě toho, co máš — s uvedením, že pocházejí z prohlášení, a ne ze zkoušky. Aplikace tyto dva zdroje v prohlášení rozlišuje.