Odeslání doplňujícího prohlášení dodavateli

Nejdéle trvající částí práce na prohlášení o shodě je obvykle získávání údajů. E-mail s žádostí o „dokumenty potvrzující shodu“ přijde do obecné schránky, putuje přes tři osoby a po dvou týdnech se vrátí s něčím, co neodpovídá na otázku.

Jak to funguje

Místo psaní e-mailu odešleš z aplikace hotový formulář. Obsahuje pouze ta pole, která chybí v Tvé evidenci pro materiál tohoto konkrétního dodavatele — ne celý dotazník o všem.

Dodavatel dostane odkaz. Otevře jej v prohlížeči, vyplní ho a může připojit soubor. Nezřizuje si účet ani nic neinstaluje. Odpověď přijde přímo do evidence, ke správnému materiálu.

Co vidíš na své straně

Seznam odeslaných žádostí se stavem: odeslaná, otevřená, vyplněná. Je vidět, kdo odpověděl a kdo má žádost dva týdny a neotevřel ji. To umožňuje urgovat konkrétní firmy namísto zasílání připomínek všem.

Několik dodavatelů najednou

Žádosti lze odeslat hromadně pro celý obal nebo pro více obalů jednoho dodavatele. Druhá možnost je obvykle účinnější: jedna zpráva s pěti položkami má větší šanci na odpověď než pět samostatných.

Když dodavatel neodpovídá

Žádost nevyprší a lze ji zopakovat. Pokud ani přesto nic nepřijde, zbývá zadat údaje ručně na základě toho, co máš — s označením, že pocházejí z prohlášení, a ne ze zkoušky. Aplikace tyto dva zdroje v prohlášení rozlišuje.