Versioni della dichiarazione e archivio

La dichiarazione non è un documento una tantum. Cambia il fornitore, cambia la formulazione, arriva una prova mancante — e il documento deve essere emesso nuovamente.

Ogni versione rimane disponibile

L’emissione di una nuova versione non elimina quella precedente. Tutte rimangono nell’archivio, con data, autore e firma. Non è una cautela eccessiva: in caso di controllo, la domanda è di solito «cosa dichiaravate al momento dell’immissione di questo lotto», non «cosa dichiarate oggi».

Confronto delle versioni

L’applicazione non affianca due versioni — mostra un elenco di versioni con le date e consente di scaricarle singolarmente. La differenza si determina leggendo entrambi i documenti. Per questo vale la pena descrivere il motivo dell’emissione di una nuova versione nel momento in cui viene emessa, anziché ricostruirlo dopo un anno.

Quando emettere una nuova versione

• È stata aggiunta una prova mancante e la dichiarazione non è più condizionale.
• È cambiata la composizione dell’imballaggio o il fornitore del componente.
• È stato corretto un errore nei dati — anche un refuso nel nome del soggetto.

Anche una piccola correzione merita una versione. Sostituire il file al suo posto compromette lo scopo stesso dell’archivio.