Utenti e autorizzazioni

La documentazione è generalmente gestita da più persone, ma firmata da una sola. I ruoli riflettono questa suddivisione e sono tre.

Lettore

Visualizza l’archivio, i documenti e le dichiarazioni, scarica le esportazioni, ma non modifica nulla. Per contabilità, audit e direzione.

Editor

Gestisce l’archivio: inserisce gli imballaggi, carica i documenti, invia richieste ai fornitori. Non firma le dichiarazioni.

Proprietario

Tutto quanto sopra, più due funzioni che nessun altro ha: la firma delle dichiarazioni e le impostazioni dell’account — dati aziendali, team, chiave del modello.

Perché l’editor non firma

Perché si tratta di due responsabilità diverse. La persona che inserisce i dati è responsabile della loro accuratezza, quella che firma — della valutazione se la documentazione completa sia sufficiente. Riunire questi ruoli in uno solo fa sì che nessuno controlli i documenti una seconda volta.

Il ruolo è assegnato alla società

La stessa persona può essere proprietario in una società dell’account e lettore in un’altra. Quando si cambia soggetto, cambiano le sue autorizzazioni — è bene ricordarlo quando qualcuno segnala che «il pulsante è scomparso».

Uscita di un dipendente

Revoca l’accesso, non eliminare l’utente. La cronologia delle modifiche e le firme fanno riferimento a persone specifiche — un utente eliminato lascerebbe lacune nell’archivio.