Usuarios y permisos

La documentación suele gestionarla varias personas y la firma una sola. Los roles se ajustan a esta división y son tres.

Lector

Ve el registro, los documentos y las declaraciones, descarga exportaciones y no modifica nada. Para contabilidad, auditoría y dirección.

Editor

Gestiona el registro: introduce envases, carga documentos y envía solicitudes a proveedores. No firma declaraciones UE de conformidad.

Propietario

Todo lo anterior y, además, dos cosas que nadie más tiene: la firma de declaraciones UE de conformidad y la configuración de la cuenta: datos de la empresa, equipo y clave de modelo.

Por qué el editor no firma

Porque son dos responsabilidades distintas. La persona que introduce los datos responde de su fiabilidad; la que firma, de evaluar si la documentación completa es suficiente. Unir estos roles en uno hace que nadie revise el documento por segunda vez.

El rol se asigna a la sociedad

La misma persona puede ser propietaria en una sociedad de la cuenta y lectora en otra. Al cambiar de entidad, cambian sus permisos; conviene recordarlo cuando alguien comunica que «el botón ha desaparecido».

Salida de un empleado

Revoca el acceso, no elimines al usuario. El historial de cambios y las firmas se refieren a personas concretas: un usuario eliminado dejaría vacíos en el archivo.