Quién debe emitir las declaraciones en la empresa

Esta pregunta surge en casi todas las conversaciones de implantación y no tiene una respuesta técnica, sino organizativa.

La aplicación prepara, la persona responde

El programa recopila datos, calcula y compone el documento. No sustituye la decisión de si las pruebas recopiladas son suficientes. Esa decisión la toma la persona firmante y su nombre figura en la declaración.

Quién suele ser

En empresas más pequeñas: el propietario o la persona responsable de calidad. En las más grandes: el departamento de calidad o de conformidad, a veces junto con compras, porque compras tiene contacto con los proveedores y exigirá los documentos que falten.

Cómo repartirlo en la aplicación

Las personas que introducen los datos y la persona firmante suelen ser distintas. Conviene establecer que el documento solo se emita tras revisar las carencias: la aplicación las muestra claramente, por lo que la persona firmante ve qué está documentado y qué se ha aceptado de palabra.