Envío de una declaración complementaria al proveedor

La parte que más suele prolongar el trabajo de la declaración es solicitar los datos. Un correo con la petición de «documentos que acrediten la conformidad» llega a un buzón general, pasa por tres personas y vuelve dos semanas después con algo que no responde a la pregunta.

Cómo funciona

En lugar de escribir un correo, envías desde la aplicación un formulario ya preparado. Contiene solo los campos que faltan en tu ficha para el material de ese proveedor concreto, no un cuestionario completo sobre todo.

El proveedor recibe un enlace. Lo abre en el navegador, lo rellena y puede adjuntar un archivo. No crea una cuenta ni instala nada. La respuesta llega directamente a la ficha, al material correspondiente.

Lo que ves por tu parte

Una lista de solicitudes enviadas con su estado: enviada, abierta, cumplimentada. Ves quién ha respondido y quién tiene la solicitud desde hace dos semanas sin abrirla. Esto permite insistir a empresas concretas en lugar de enviar recordatorios a todos.

Varios proveedores a la vez

Las solicitudes pueden enviarse de forma conjunta para todo el envase o para varios envases de un mismo proveedor. La segunda opción suele ser más eficaz: un mensaje con cinco elementos tiene más probabilidades de obtener respuesta que cinco mensajes separados.

Cuando el proveedor no responde

La solicitud no caduca y puedes reenviarla. Si aun así no llega nada, queda introducir los datos manualmente basándote en lo que tienes, indicando que proceden de una declaración y no de un ensayo. La aplicación distingue ambas fuentes en la declaración de conformidad.