Declaración condicional frente a declaración completa

No todos los envases pueden documentarse al cien por cien en el primer intento. La aplicación no bloquea entonces la emisión del documento; lo marca.

Completa

Todos los componentes tienen pruebas asignadas y todos los valores necesarios proceden de documentos. Nada se acepta de palabra.

Condicional

Parte de los datos procede de declaraciones de proveedores o se ha introducido manualmente sin prueba. La declaración de conformidad indica entonces expresamente qué partidas no están documentadas; no las oculta en el texto.

Por qué emitir una condicional

Porque muestra la situación real y la muestra con honestidad. Un documento que dice «estas tres partidas se basan en la declaración del proveedor» es mejor que no tenerlo y mejor que un documento que finge estar completo. En caso de inspección, la diferencia entre «no lo sabíamos» y «lo sabíamos y lo describimos» puede ser fundamental.

Cómo pasar de condicional a completa

Completa las pruebas que faltan y emite una nueva versión. La anterior permanece en el archivo: el historial del documento forma parte de la documentación, no es basura que deba eliminarse.